3.2.3 Identification et cotation/numérotation des fichiers numériques
Dans la mesure où le cadre de classement est utilisé dans un environnement électronique (de type explorateur Windows), l'identification d'un fichier doit être limitée à 256 caractères. Les suites de caractères utilisées pour identifier les classes principales et secondaires, ainsi que les titres de dossiers et de documents doivent être aussi brefs que possible; tout en les abrégeant, il est préférable qu'ils demeurent significatifs pour les employés. Il faut proscrire les systèmes de cotation trop longs qui limiteraient le nombre de caractères utilisés pour identifier un dossier.
Pour rendre la chose plus concrète, nous vous proposons quelques exemples de cotation à privilégier et à proscrire :
Exemple : Exemples de systèmes de cotation à privilégier :
U:\GDA\1203_planinfra/123456.pdf
Où U : = Nom du serveur
GDA = Nom de l'unité administrative
1203_planinfra = Cote de classification (titre abrégé pour 1203 Plan des infrastructures)
123456.pdf = Nom du fichier. Le numéro unique du plan a ici été utilisé comme nom de fichier.
Exemple : Exemple de systèmes de cotation à proscrire :
U:\GDA\1200_gestion des infrastructures/1203_plan des infrastructures/123456.pdf
Remarque :
Pour terminer, il faut se rappeler que la cotation n'est pas toujours obligatoire à tous les niveaux. Elle doit plutôt servir à faciliter l'utilisation du cadre de classement. Si elle est généralement appréciée aux premier et deuxième niveaux de la structure de classement, il sera peut-être avantageux de l'omettre aux troisième et quatrième niveaux, ce qui entraînera automatiquement un classement des répertoires et des fichiers par ordre alphabétique. Il sera alors pertinent de transposer ceci aux documents sur support papier dans un objectif d'uniformité.
Une fois les classes principales établies, il sera important de les faire valider auprès des employés afin de s'assurer qu'elles représentent bien leurs activités et qu'elles demeurent faciles à comprendre
