Introduction
La première étape de toute intervention en gestion des documents est l'analyse des besoins.
En quoi consiste-elle ? Avant tout, elle est une collecte[1] d'information par divers modes (observation et constats, entrevues, analyse de la documentation) en vue d'identifier les besoins spécifiques en gestion des documents. Elle peut être très formelle et prendre la forme d'entrevues, avec questionnaire détaillé, complété à partir des informations recueillies auprès des employés. Elle peut également être réalisée de façon plus informelle, au moyen de rencontres non-structurées. L'important est d'écouter les employés et de traduire les informations recueillies en besoins au niveau de la gestion des documents.
Il faut concevoir cette étape comme un diagnostic de la situation existante. De la même façon qu'un médecin ne peut pas prévoir un traitement sans d'abord examiner le patient, vous devez au préalable connaître les problèmes pour pouvoir ensuite proposer des solutions pertinentes.
Par où commencer?
Identification des outils à prioriser en fonction des problématiques identifiées.