2.2 Identification des outils à prioriser en fonction des problématiques identifiées
Différents outils sont utilisés pour gérer la masse documentaire d'une institution; ceux-ci peuvent prendre diverses appellations. Deux outils majeurs constituent toutefois les fondements de la plupart des interventions :
Le cadre de classement établit la manière de classer les documents (pour les retrouver rapidement),
L'échéancier de conservation détermine combien de temps et à quel endroit « physique » ou « virtuel » les documents doivent être conservés. Il désigne aussi quels documents peuvent être éliminés à quel moment.
Information
Les termes « cadre de classement » et « échéancier de conservation » sont des vocables génériques. Comme l'indique le glossaire, le cadre de classement peut être désigné par des expressions comme plan de classement, guide de classement, plan de classification, etc.
Selon le pays et la culture archivistique, l'échéancier de conservation sera appelé calendrier de conservation, tableau de tri, tableau des éliminables, etc.
Remarque :
Lors des rencontres, vous remarquerez que les mêmes éléments ou problématiques reviennent. En général, deux situations sont à l'origine des préoccupations relatives à la gestion des documents et devraient orienter le type d'outil à prioriser :
Problèmes liés au repérage de l'information : par exemple, les employés éprouvent de la difficulté à trouver leurs documents, qui sont mal classés ou disponibles en multiples copies dans les bureaux ou sur les serveurs. Il est difficile, voire impossible de repérer la bonne version d'un document. Les documents ont été classés par chaque employé selon sa logique personnelle, qui peut être difficile à comprendre lorsque la personne est absente. Dans cette situation, les interventions au niveau de la gestion des documents devraient se concentrer d'abord sur l'élaboration et l'application d'un cadre de classement (voir la section Organisation et classement des documents).
Problèmes liés à l'espace : par exemple, les classeurs des employés débordent; l'unité informatique indique que l'espace d'entreposage des serveurs de fichiers ou de courriels est rempli au maximum de sa capacité et qu'il faut réduire la quantité de documents (ou de Mo utilisés). Dans cette situation, les interventions au niveau de la gestion des documents devraient se concentrer d'abord sur l'élaboration et l'application de délais de conservation des documents et au besoin sur l'aménagement de locaux de conservation des documents (voir la section Détermination des durées de conservation des documents).
Une fois les rencontres complétées, il sera important de faire une synthèse des informations recueillies et de présenter les résultats et recommandations aux gestionnaires de l'institution. Avant d'entamer les propositions suivantes, il est essentiel qu'ils comprennent bien la situation et vous accordent leur appui.