2.1 Par où commencer?
Dans un premier temps, il est essentiel de recueillir et consulter tous les documents qui vous permettront de comprendre le fonctionnement de votre institution et le déroulement de ses activités. On consultera les organigrammes, rapports annuels, plans quinquennaux et plans stratégiques, sites web, lois, règlementations et normes applicables selon l'institution, politiques, directives et procédures, descriptions de tâches de même que tout autre document qui vous permettra de cerner les activités, la culture et le fonctionnement de l'institution.
Il faut aussi rencontrer les employés pour valider votre compréhension de la situation actuelle. Cette étape est essentielle. Il faut bien cibler les personnes ressources à rencontrer parce que les informations qu'elles vous transmettront seront de la plus haute importance pour la suite du projet d'implantation; elles confirmeront ou infirmeront votre compréhension de l'institution, de son fonctionnement et de ses besoins. Ces employés deviendront également vos alliés dans le développement des activités de gestion des documents. Privilégiez ceux qui ont une bonne connaissance des activités de l'institution et qui ont une attitude positive face aux activités de gestion des documents.
Plus vous connaîtrez la culture institutionnelle, chacune des unités et même (si possible) chacun des employés, meilleure sera votre capacité à choisir les bonnes ressources et à développer les bons outils.