Module 6 - section 1 : Particularités des archives définitives

Dans le cas de versement^[1] dans le cadre d’un système bien organisé disposant des outils de la gestion des documents^[2], l’application des procédures de tri (ou d’élagage) des documents permet que les documents inutiles qui ne correspondent pas à la définition d’«archives définitives» soient éliminés avant d'atteindre le centre d'archives ; la plupart du temps, le contexte de leur utilisation étant déjà connu, il est plus facile d’élaborer rapidement des instruments de recherche adéquats.

Quand l’organisme ne dispose pas de système de gestion des documents, l’archiviste responsable des archives définitives doit alors recourir aux méthodes de traitement de vrac ; c’est aussi souvent le cas pour les fonds d’archives privées qui, très rarement, ont été l’objet d’un traitement préliminaire avant le transport aux archives.

Les besoins de consultation et les exigences de préservation^[3] de ces documents requièrent dans tous les cas qu’elles soient gardées dans des locaux ou bâtiments spécialisés. C’est aussi dans ces lieux que les archivistes et les personnels spécialisés y réalisent toutes les étapes nécessaires à leur préparation et à leur conditionnement selon les pratiques et les normes archivistiques.