1.4.2. Les principales étapes du traitement
La présentation qui suit vise d’abord à circonscrire les principales étapes du traitement des archives définitives pour qui veut s’initier aux bases de l’archivistique moderne ; elle n’a pas la prétention d’être exhaustive. Plusieurs manuels d’archivistique sont disponibles (voir la bibliographie) qui peuvent présenter des approches différentes des étapes nécessaires au traitement des archives définitives. Souvent l’ordre et la nature des étapes varient d’un manuel à l’autre. Vous pourrez donc compléter la matière présentée ici par la lecture de l’un ou l’autre de ces manuels.
L’évaluation, la collecte, le tri, le classement et la description sont présentés ici de façon distincte, mais, en réalité, toutes ces étapes sont complémentaires et liées les unes aux autres. Chacune nécessite et dépend d’informations qui sont obtenues ou utilisées dans les autres étapes. On peut donc concevoir ces étapes comme les volets d’un ensemble d’interventions visant à préparer le matériel archivistique avant son utilisation par des chercheurs.
Ces versements d’archives doivent d’abord être constitués et reconnus dans leur ensemble à titre d’archives définitives ; au terme d’une évaluation menée en première étape que nous abordons dans la section 2, l’archiviste décide si la prise en charge d’un versement ou d’un fonds complet est justifiée et établit un plan de traitement des documents.
Pour les fonds[1] à conserver dans des locaux ou des bâtiments d’archives, la section 2 décrit les méthodes suivies par les archivistes pour assurer un transfert ordonné de masses de documents ; c’est l’étape que l’on désigne par le terme collecte.
Le tri[2] constitue la dernière étape de la sélection[3] des documents d’archives qui doivent être conservés indéfiniment ; la section 3 explique les rudiments et les problématiques de cette étape très importante du traitement des archives.
Les documents de tous supports doivent être entreposés de façon à pouvoir les retrouver rapidement, ce qui implique nécessairement leur intégration dans des ensembles déjà reçus d’une même provenance ; la section 4 sur le classement et la cotation[4] archivistiques couvre à la fois le rangement physique des divers types de documents et les modes de désignation et d’organisation des ensembles d’archives selon les principes fondamentaux de l’archivistique.
L’utilisation éventuelle des archives par une diversité de chercheurs suppose la création d’un système de repérage fondé sur les diverses caractéristiques des documents conservés ; c’est pourquoi la description des archives, traitée en section 5, doit se réaliser selon les pratiques et les normes archivistiques qui régissent la rédaction de notices descriptives ; la préparation d’instruments de recherche et d’outils de repérage à la fois sur papier et sur format numérique en assurent une éventuelle diffusion.
Les documents d’archives sont toujours produits dans des contextes particuliers qui contribuent à leur donner un sens et à guider leur utilisation ultérieure. La description contextuelle, abordée en section 6, fournit des méthodes pour bien définir ces liens et assurer qu’ils puissent être reliés à tous les contextes qui en illustrent les significations.
La production d’instruments de recherche crée une grande diversité de données sur les contenus des documents, noms de personnes, noms de familles, noms géographiques etc, qui servent de clés au chercheur pour identifier (et repérer) les documents qui l’intéressent. La préparation d’index, quand elle est possible, facilite la recherche à condition qu’elle soit menée selon certaines règles. La section 7 fournit un ensemble de règles et de méthodes qui en assurent la cohérence et la pertinence.
L’archiviste contemporain travaille de plus en plus avec l’informatique qui lui permet de produire plus facilement des instruments de recherche électroniques, soit pour usage interne, soit pour permettre une publication sur papier plus efficace, soit pour en assurer la diffusion sur un site Internet.
La publication électronique des instruments de recherche est traitée dans la section 8. Trop difficile pour les débutants, elle a néanmoins été maintenue dans ce module de formation de base pour répondre, à titre d'information, aux nombreuses interrogations à ce sujet. Elle sera également utile aux archivistes plus expérimentés qui veulent commencer à réfléchir sur la mise en œuvre de ces méthodes au sein de leur institution.