Module 6 - section 3 : Tri archivistique

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Objectifs
1. Définir le tri archivistique
2. Préparer le tri
- Introduction
- 2.1. Analyser l'ensemble des documents
- 2.2. Déterminer les valeurs
- 2.3. Établir des critères de tri
  - Introduction
  - 2.3.1. Quels types de documents garder ? Quels types de documents éliminer ?
  - 2.3.2. Définition de critères selon les contenus des documents
- 2.4. Choisir les méthodes de tri
- 2.5. Tri périodique
Conclusion

2.3.1. Quels types de documents garder ? Quels types de documents éliminer ?

Comme le font plusieurs manuels, il est suggéré de déterminer à l’avance quels types de documents devraient être retenus et donc de conserver a priori les types de documents suivants :

les archives de décision ou de politique générale, les archives relatives à la conduite politique des affaires ;
les documents statistiques et récapitulatifs ;
les documents qui établissent des droits, utiles en cas de contestation de ces droits ;

et d'éliminer a priori les documents suivants, quand ils font double emploi :

les documents dont les données essentielles se retrouvent dans des documents récapitulatifs ;
les documents sériels (dossiers individuels, etc).

Attention :

Ces critères sont très généraux et doivent être bien compris.

Ainsi :

avant d’éliminer des dossiers individuels, il faut faire toutes les vérifications utiles pour s’assurer qu’il s’agit de dossiers qui reproduisent des données disponibles dans d’autres fonds ou séries organiques ;
il faut surtout reconnaître les dossiers réunissant les exemplaires principaux des documents.

On conserve d’abord les dossiers des employés produits par le Service du personnel, plutôt que ceux qui se retrouvent dans les autres services.

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