2.1.1. Reconnaître le niveau du fonds
Il est facile de définir le fonds d'archives d'une abbaye, d'un hôpital, d'un tribunal, qui sont des organismes bien définis, possédant une personnalité juridique précise et stable.
Mais la complexité de l'organisation fonctionnelle et des liens de subordination entre les différents organismes producteurs d’archives peuvent rendre difficile la définition du fonds. À quel niveau situer le producteur ?
Il convient d’éviter un trop grand émiettement. Michel Duchein, dans un article sur le respect des fonds publié en 1977[1], identifie cinq critères permettent de définir un producteur d’archives publiques et de délimiter son fonds :
le producteur a une entité juridique propre
le producteur a une compétence précise reconnue et résulte d’un acte précis et adapté
le producteur est clairement identifié dans un organigramme
le producteur a un certain pouvoir de décision
le producteur a une organisation interne
Exemple :
Un ministère est divisé en directions et les directions en bureaux.
Peut-on, dans ce cas, parler du “fonds d'archives du ministère”, ou des “ fonds des directions ” ou des “fonds des bureaux” ?
Le fonds de ce ministère ne pourrait-il pas lui-même être considéré comme un sous-fonds d’un ensemble plus vaste qui est celui du gouvernement auquel il appartient ?
Les établissements ou organismes dépendant d'une administration supérieure forment-ils des fonds d'archives propres, ou leurs archives font-elles partie du fonds de l'administration supérieure ?
Par exemple, les archives d’un institut de recherche dépendant d'une université sont-elles une simple partie du fonds de cette université, ou doivent-elles être considérées comme distinctes ?
À situer trop bas le niveau de compétence fonctionnelle auquel correspond le fonds d'archives, on risque de priver la notion de fonds de toute véritable signification.
Un bureau d'un ministère produit des archives qui sont, au stade de la production, distinctes de celles des autres bureaux du même ministère; mais ces archives ne peuvent pas plus être considérées comme autonomes que le bureau lui-même n'est autonome dans son fonctionnement.
Il apparaît dès lors inévitable d’introduire la notion d'une hiérarchie des fonds correspondant à la hiérarchie des organismes producteurs, entraînant la subordination de certains fonds par rapport à d'autres.
Dans le premier cas, on aura le fonds d’un ministère, composé des sous-fonds des directions.
Dans le deuxième cas, on aura le fonds de l’université avec les sous-fonds des instituts de recherche, des facultés, des départements et autres unités administratives appartenant à cette université.
Pour les archives privées, les mêmes problèmes peuvent se poser.
Ainsi, le classement d’un fonds contenant les papiers de plusieurs membres d’une même famille (le fils, son père, leurs aïeux, la mère et ses ascendants) respectera l’individualité de chacune de ces personnes mais fera apparaître la hiérarchie de leurs fonds : dans ce cas, on aura un fonds familial composé de sous-fonds individuels.
