Introduction
Le principal objectif du classement et de la description archivistique est de préserver le contexte originel de production des documents, en sauvegardant leur valeur de preuve et leur authenticité. Ce principe a été réaffirmé avec force par la Norme générale et internationale de description archivistique ISAD(G), qui définit la provenance comme « les relations entre les archives et les organismes ou les individus qui les ont créées, rassemblées et/ou gérées et utilisées dans la conduite d’une activité individuelle ou collective ». Il est donc fondamental de documenter les archives dans leur contexte et de restituer leur provenance.
Les notices d’autorité conformes à ISAAR(CPF) permettent de recueillir toute information importante sur les producteurs d’archives, collectivités, personnes physiques ou familles (dates d’existence, histoire, lieux d’existence ou d’activité, attributions, relations avec d’autres entités intervenant d’une manière ou d’une autre dans la constitution du fonds et sa gestion, etc.). De plus, des descriptions séparées mais liées des archives et de leurs producteurs permettent d’élaborer des systèmes descriptifs dynamiques et multidimensionnels. Les archives peuvent ainsi être reliées à plusieurs organismes producteurs, ce qui évite de rattacher artificiellement à un seul producteur une suite de documents. Toutefois, les notices d’autorité peuvent ne pas donner toute l’information contextuelle nécessaire.
