7.1. Pourquoi décrire les fonctions des producteurs d'archives ?
Il arrive souvent que les fonctions soient plus stables que des structures administratives.
Un organisme peut subir de multiples réorganisations ou cesser d’exister. Ses fonctions peuvent également être transférées à un autre organisme, elles peuvent être réparties entre différents organismes ou fusionnées avec une autre fonction. De multiples producteurs peuvent être ainsi à l’origine d’une série organique.
Dès lors, il sera beaucoup plus difficile pour l’utilisateur de reconstituer le contexte de production des documents d’archives si l’on met seulement à sa disposition plusieurs notices d’autorité décrivant des collectivités ayant exercé une même fonction. Cela peut aussi conduire à la répétition de mêmes informations, notamment dans l’élément « Fonctions et activités » (5.2.5) de la norme ISAAR(CPF).
D’où la nouvelle norme internationale qui donne des recommandations pour la création de descriptions de fonctions, descriptions séparées mais liées aux descriptions des archives et des producteurs d’archives.
La connaissance des fonctions offre de multiples avantages.
Elle permet d’évaluer, de classer et de décrire les archives, rejoignant en cela l’approche des records managers, qui utilisent les fonctions pour analyser et classer les archives, de préférence à une structure organisationnelle. Ainsi, parmi les huit étapes identifiées par la norme ISO 15489 pour la mise en œuvre d’un programme de records management [ISO 15489 - Information et documentation - Records management, parties 1 et 2, Genève, Organisation internationale de normalisation, 2001.], l’une d’elles consiste à mener une analyse approfondie des structures, fonctions, procédures et activités d’un organisme, afin de permettre une meilleure compréhension des documents d’archives et de la manière dont ils sont produits et utilisés.
L’approche fonctionnelle permet également aux utilisateurs de retrouver et d’analyser les archives.
Si elle est particulièrement pertinente pour restituer le contexte de production des archives administratives contemporaines, cette méthodologie peut s’appliquer aussi à des documents plus anciens.
Exemple :
Par exemple, en France, les séries modernes du cadre de classement des Archives départementales correspondent aux grandes fonctions exercées par l’administration préfectorale entre 1800 et 1940. De même, les subdivisions de la série F des Archives nationales correspondent aux domaines d’intervention des ministères et des administrations centrales au XIXe siècle.
Les descriptions des fonctions pourraient également présenter un intérêt pour les fichiers d’autorité des bibliothèques : les notices d’autorité décrivant des collectivités, en particulier des collectivités publiques, gagneraient à être enrichies de liens vers les descriptions des fonctions et des activités administratives qu’elles exercent ou ont exercées. Cela permettrait de caractériser leur activité et de répondre ainsi à un besoin des utilisateurs des fichiers d’autorité des bibliothèques.
Comme on le voit, le champ d'application de la norme ISDF est beaucoup plus vaste que la seule description archivistique, et la norme est susceptible d'intéresser d'autres professionnels que les archivistes.
