1.1. La description du producteur par la notice d'autorité archivistique
Dans les instruments de recherche traditionnels, la description du producteur est intégrée à la description des unités archivistiques.
La norme ISAD(G)[1] laisse également cette possibilité, mais propose une alternative : l’information concernant les producteurs des documents peut être placée et maintenue à jour dans un système distinct de notices d’autorité archivistiques, reliées aux descriptions des documents. Ce mode de gestion séparée de l’information contextuelle comporte plusieurs avantages :
la possibilité de relier la notice descriptive d’une même entité productrice à plusieurs descriptions de documents évite de devoir répéter l’histoire administrative ou la notice biographique dans chaque notice ;
il est dès lors possible de relier les notices descriptives d’entités productrices aux notices de documents du même producteur, conservés par plus d’un service d’archives, ainsi qu’à des descriptions de documents de bibliothèque et de musée, à des sites web, etc. ;
inversement, il est possible, en cas de producteurs multiples, de créer autant de liens que nécessaires entre la description des archives et celles des différents producteurs ;
les relations entre les entités productrices peuvent également être documentées dans des notices d’autorité ;
enfin, la mise à jour de variantes et de formes apparentées, qui se fait facilement dans les notices d’autorité, ne peut se faire adéquatement (ou pas du tout) par les descriptions archivistiques.
À l’instar des notices d’autorité des bibliothèques, les notices d’autorité utilisées pour les archives permettent de créer des points d’accès normalisés permettant de rechercher, d’identifier et de retrouver des descriptions archivistiques.
