Introduction
La nature même des archives est liée à l’identification de leur producteur[1] ; elles sont toujours des documents provenant d’un producteur avant d’être des documents portant sur des sujets particuliers. L’application du principe du respect des fonds qui sous-tend le classement, confère une grande importance à la description du producteur d’archives (ou description contextuelle). L’identification du producteur permet ainsi d’atteindre deux objectifs très importants :
connaître le contexte de production des archives est essentiel pour comprendre l’organisation et le contenu informationnel de ces documents,
l’historique de la conservation des documents d’archives, de leur mode de classement et des circonstances entourant leur production et leur utilisation contribue à établir leur authenticité.
La description du producteur a donc pour but d’identifier ce producteur afin d’expliquer le contexte de production des documents.
Elle est régie par la Norme internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux famille, qu’on désigne par le sigle ISAAR(CPF)[2] de la version anglaise. Au Canada, elle se formule selon les Règles pour la description des documents d’archives (RDDA), d’abord par la règle sur l’histoire administrative et la notice biographique (1.7B), et aussi par les règles de la partie II qui traitent du choix et de la présentation des accès (personnes physiques, lieux, personnes morales).
Il ne s’agit donc pas seulement de donner le nom du producteur (famille, personne physique ou morale) mais aussi de décrire ses attributions, d’indiquer ses dates d’existence, de mentionner les zones géographiques où il a exercé ses activités…
Mais quelquefois, la description du producteur est insuffisante pour restituer tout le contexte production des archives, d’où deux développements récents d’ISAAR : ISDF ou la Norme internationale pour la description des fonctions et ISDIAH ou la Norme internationale pour la description des institutions de conservation.
Avec les variations de compétences et les évolutions administratives, il est en effet parfois difficile de reconstituer le contexte de production d’une série organique à partir de plusieurs notices d’autorité décrivant les entités ayant exercé une même fonction.
Par ailleurs, les informations sur les institutions de conservation et les services offerts sont essentielles pour l’accès des usagers aux documents (ces informations figuraient déjà dans les guides des sources traditionnels).
