Module 6 - section 6 : Description contextuelle

Une notice d’autorité pour les archives comprend des éléments commun à la notice d’autorité pour les bibliothèques :

• l’entrée d’autorité, c’est-à-dire un point d’accès normalisé, établi par un service d’archives, et qui identifie la personne physique ou morale, ou la famille associée d’une manière ou d’une autre à la production des unités archivistiques à décrire ;

• l’information descriptive concernant l’entité nommée dans l’entrée d’autorité ;

• des renvois à des noms associés et à des variantes de noms ;

• de la documentation sur la façon dont la notice d’autorité a été établie et maintenue à jour.

Les notices d’autorité pour les archives comportent, cependant, un plus grand nombre d’exigences que les notices d’autorité des bibliothèques. Ces exigences supplémentaires découlent de l’importance de définir l’ensemble du contexte de production des documents dans la description et les systèmes de contrôle archivistiques. En effet :

• une notice d’autorité pour les archives, contrairement à une notice d’autorité pour les bibliothèques, se limite aux noms des entités associées d’une manière ou d’une autre à la production des documents d’archives ; elle ne contient pas de sujet, de forme ou genre, de fonction ou de titre uniforme ;

• une notice d’autorité pour les archives permet de définir les relations existantes entre les entités associées d’une manière ou d’une autre à la production des unités archivistiques à décrire ; elle établit aussi le lien entre ces entités et les documents produits par celles-ci et d’autres ressources émanant de ces mêmes entités ou qui leur sont relatives.

Plusieurs services d’archives conservant des documents de même provenance pourront partager et échanger plus facilement l’information contextuelle relative au producteur, si cette information a été consignée et tenue à jour de façon normalisée. ISAAR(CPF) encourage l’échange de notices d’autorité qui permet de naviguer entre différents systèmes d’information.