Module 7B - section 8 : La mise en oeuvre de la gestion des documents numériques au stade courant

L’archiviste doit donc porter une attention particulière aux parties prenantes impliquées dans les activités de gestion des documents numériques et ce, durant toute la mise en place de celles-ci. L’archiviste doit :

• Identifier les parties prenantes : documenter leurs intérêts, leur participation, leurs interdépendances, et leur impact potentiel sur la réussite des activités.

•   Planifier l’engagement des parties prenantes : identifier des moyens pour impliquer les parties prenantes dans les activités, en fonction de leurs besoins, de leurs attentes et de leurs intérêts.

• Gérer et maintenir l’engagement des parties prenantes : communiquer avec les parties prenantes afin de satisfaire leurs besoins et leurs attentes. Toute contribution, positive ou négative, peut faire avancer les activités de gestion des documents numériques et permettre à l’archiviste de bien comprendre le contexte d’intervention. (Project Management Institute, 2017, p. 502).

Par ailleurs, pour les personnes impliquées dans la réalisation des activités de gestion des documents numériques, il faut aussi définir les rôles et responsabilités de ces personnes, tout en respectant le niveau d’implication et les champs d’expertise de chaque personne.