2.2.1. Objectifs et défis de la gestion du changement dans un univers numérique
Rappel :
Il faut se rappeler que le changement marque une rupture avec la situation présente pour tendre plutôt vers une situation souhaitée. Ainsi, l’accompagnement du changement vise à faciliter cette transition en offrant un soutien aux personnes concernées au moyen d'un large éventail d’activités.
La gestion du changement vise notamment les objectifs suivants :
Adhésion des principaux acteurs : informer les personnes visées par les activités en gestion des documents numériques des modifications à venir et de quelle manière les nouveaux outils pourront soutenir les pratiques de travail.
Transformation : offrir des mesures de soutien pour le perfectionnement des compétences et l’acquisition de nouveaux comportements nécessaires à la mise en place de nouvelles pratiques de gestion des documents numériques.
Évolution : effectuer des retours auprès des personnes de façon à assurer la pérennité des changements souhaités (Autissier et Moutot, 2016, chapitre 1)
Plusieurs raisons peuvent expliquer les difficultés rencontrées lors de la mise en place d’activités de gestion des documents numériques :
• Mauvaise communication entre les différentes parties prenantes;
• Manque d’informations sur l’opérationnalisation des activités;
• Analyse insuffisante de la culture organisationnelle et de la culture informationnelle;
• Prise en considération insuffisante des préoccupations des parties prenantes et absence de réponse adéquate.
• Absence de formation adéquate des personnes concernées.
Ainsi, certaines activités de gestion des documents numériques requièrent la mise en place d’initiatives de gestion du changement telles que la création dʼun nouveau produit ou service de gestion des documents numériques (ex. : politique ou procédure), la mise en place dʼun nouveau système dʼarchivage électronique gérant des documents dʼarchives numériques avant application du sort final ou encore la modification de fonctionnalités.