2.2.3. Les principaux outils
Conseil :
Lors de la planification des activités de gestion des documents numériques, l’archiviste doit prévoir les actions nécessaires pour accompagner le changement. Il doit, dans un premier temps, identifier la nature des changements et les personnes visées par ceux-ci. En second lieu, il doit prévoir la réalisation d'actions de communication, de formation et d’accompagnement. À titre d'exemple, il peut être utile d’expliquer la pertinence des changements, les bénéfices attendus, la portée de ceux-ci, l’échéancier prévu, etc. Finalement, il doit vérifier si les actions ont porté leurs fruits en mesurant l’atteinte de celles-ci.
Parmi les principaux outils pouvant être utilisés pour mieux accompagner le changement, mentionnons :
• les outils pour accroître la visibilité des activités, comme un nom, un slogan, une identité visuelle pour les projets d’envergure;
• les outils de communication, tel un plan de communication ;
• les outils pour l’accompagnement des usagers, tels un plan d’accompagnement, des groupes de discussion, des démonstrations, des réunions;
• les outils de formation qui s’appuient sur une bonne connaissance des besoins (Qui? À quoi? Combien? Pourquoi?) et l’élaboration de plans de formation.
En somme, il est impératif pour l’archiviste de considérer les changements engendrés par les solutions de gestion des documents numériques et l’impact que ceux-ci peuvent avoir sur les divers acteurs de l’organisation. Il doit répondre aux préoccupations énoncées et s’assurer d’offrir un accompagnement adéquat pour faciliter la transition vers de nouvelles méthodes de travail.