Chapitre 2. Premiers éléments
Définir quelques termes essentiels afin d'éviter toute ambiguïté, identifier les acteurs et bien délimiter l'Archive numérique dans son environnement sont indispensable avant d'aller plus loin dans l'analyse. C'est le rôle de ce chapitre.
2.1. Vocabulaire
Nous avons, dans la section 3 de ce cours, proposé les définitions des termes « information » et « donnée ».
Il s'agissait de définitions proposées par le modèle OAIS.
Ajoutons deux définitions nouvelles :
Définition : Archive
Organisation chargée de conserver l'information pour permettre à une communauté d'utilisateurs cible d'y accéder et de l'utiliser.
Ce terme, équivalent à « service d'archives » ou « service d'archivage », couvre l'ensemble des activités allant de la prise en charge pour archivage jusqu'à la conservation et l'accès aux documents archivés.
L'Archive[1] assure donc la pérennité des données, l'accès pérenne aux données, mais aussi la préservation, avec les données, de toutes les informations nécessaires à leur compréhension et utilisation.
Le modèle de référence s'applique à toutes les disciplines et institutions qui conservent des documents sous forme numérique. Les termes définis dans le modèle peuvent ne pas correspondre au vocabulaire d'une discipline particulière (par exemple : les archives traditionnelles, les bibliothèques numériques, les centres de données scientifiques).
Ce vocabulaire défini dans le modèle OAIS n'a pas vocation à remplacer les terminologies existantes. Il sera nécessaire, pour les disciplines et les institutions concernées, de trouver la correspondance entre certains de leurs termes propres les plus courants et les termes du modèle de référence OAIS. Par exemple : le terme souvent employé dans la littérature archivistique de « records » n'est pas utilisé dans le modèle de référence OAIS, mais peut être rattaché globalement à « Contenu d'information » à l'intérieur d'un « Paquet d'informations archivé ». Nous verrons ces concepts un peu plus loin
Définition : Long terme (spécifique à ce module)
Période suffisamment longue pour qu'il soit nécessaire de prendre en compte les changements technologiques et, notamment, la gestion des nouveaux supports et formats de données ainsi que l'évolution de la communauté d'utilisateurs. Cette période n'est pas limitée dans le temps.
Cette définition fait apparaître une question nouvelle :
La distinction entre archives courantes[2], archives intermédiaires[3] et archives définitives[4] conférait un statut différent entre ces différentes catégories et permettait éventuellement une gestion différenciée des actions.
Avec le numérique pour lequel le long terme peut, dans certains cas, être plus court que la durée de vie des archives courantes (par exemple : c'est le cas de dossiers de personnels qui sont ouverts tant que l'agent n'a pas quitté ses fonctions), il apparaît qu'un ensemble de dispositions communes doit impérativement être mis en œuvre dès lors qu'il s'agit de conserver des documents sur une durée supérieure à 10 ans, voire moins.
2.2. L'Archive dans son environnement
Cette première approche est simple. Elle permet d'identifier les acteurs principaux du problème et vise à délimiter clairement ce qui est de la responsabilité de l'Archive et ce qui ne l'est pas :
• Le producteur crée des objets numériques qui sont transférés à l'Archive. Le producteur tel qu'il est défini ici n'est pas nécessairement le créateur de l'information. Dans le domaine des Archives institutionnelles, on parle de « services versants » et une distinction est faite entre le service créateur – et donc propriétaire – de l'information et le service versant. Le producteur fournit les informations (sous forme de données numériques) à l'Archive dans le cadre d'un accord intitulé « Protocole de versement » qui définit les modalités de dépôt, le modèle de données à utiliser et les différents composants logiques à fournir.
• L'utilisateur recherche, sélectionne, commande et récupère les objets numériques qui l'intéressent.
• La direction/l'entité responsable (le « management ») représente les décideurs qui définissent la charte ou le mandat, le domaine de compétence, les priorités et les orientations générales de l'Archive, en cohérence avec la politique globale de l'institution ou de l'entreprise et en conformité avec les réglementations en vigueur. La direction est souvent à l'origine des sources de financement. Il peut fournir des directives d'utilisation des ressources (humaines et matérielles), arbitre les conflits entre les acteurs et évalue les performances de l'Archive sous la forme d'audits.
Dans cette approche, le modèle OAIS positionne l'Archive comme une entité dotée d'une certaine indépendance et de responsabilités propres bien identifiées. C'est un point de vue qui différencie ce modèle de la norme ISO 15489 consacrée au « Records Management ». En effet, dans la norme ISO 15489, on analyse le cycle de vie du document (numérique ou non-numérique) depuis le moment où il est fixé, stabilisé jusqu'à son archivage. La fonction d'archivage n'étant alors qu'une fonction parmi d'autres au sein du système d'information de l'entreprise.
Définition : Management (au sens de l'OAIS)
Décideurs de la politique globale de l’OAIS en cohérence avec la politique générale de l’organisme ou de l’entreprise.
Il faut bien comprendre, dans la logique propre au modèle OAIS :
- que c'est l'entité fonctionnelle "Administration" qui assure le pilotage du service au quotidienet qui prend toutes les décisions opérationnelles,
- que c'est le "management" qui définit le mandat, la politique d'ensemble et qui, dans la plupart du temps, fournit également les ressources.
