Module 11, section 4 : L'accueil du public

La recherche dans les fonds d’archives est presque toujours une démarche complexe qui demande à être accompagnée. Le lecteur apprendra que patience, plaisir et parfois déception font partie de la démarche de recherche. Pour le personnel qui l’accompagne, il existe toutefois des règles et des moyens qui permettent d’apporter à tous un service de qualité sans se substituer au demandeur. Il convient d'avoir une disponibilité constructive.

Font directement partie des missions du personnel en charge de l’orientation du public les tâches suivantes :

• expliquer le règlement de la salle de lecture et le circuit de consultation des documents,

• expliquer le maniement des appareils mis à sa disposition pour accéder à certains types de documents (informatique, microfilms, son et image, etc.),

• rappeler les précautions à prendre lors de la consultation de documents originaux, notamment en fonction de la fragilité de leur support.

Mais aussi :

• expliquer l’organisation des fonds et le maniement des instruments de recherche,

• expliquer le vocabulaire archivistique de base (fonds, inventaire, etc.),

• rappeler l’existence de certaines collections associées (ouvrages imprimés, périodiques, etc.) qui peuvent compléter les informations fournies par les fonds d’archives.

Et enfin :

• guider le lecteur dans sa recherche en l’orientant vers les documents susceptibles de répondre à son attente; cette dernière tâche est absolument essentielle et exige notamment du président de salle une parfaite connaissance des fonds conservés.

Des moyens annexes peuvent être mis en œuvre pour soulager les agents en charge de l’orientation du public :

• des supports imprimés ou dactylographiés

  sur les questions les plus répétitives (généalogie, histoire familiale, histoire contemporaine, etc.) des plaquettes ou des notices peuvent avoir été élaborées : servant ensuite de support à une première explication verbale, puis à une poursuite individuelle plus facile de la recherche ;

• des supports électroniques

  sur un site Internet ou sur un réseau interne au service, une recherche assistée peut conduire le lecteur vers les documents intéressants ou thématiques, sans qu’il ait à assimiler la logique de classement ni à manipuler les instruments de recherche ;

•  l’appel à des personnels spécialisés

  si la recherche est décidément complexe et présente une difficulté qui ne peut être résolue que par un agent spécialisé, le personnel présent en salle de lecture peut relayer la demande auprès de lui ; selon le cas :

  • soit une intervention immédiate sera possible, directement en salle de lecture ou en retrait dans un bureau,

  • soit un rendez-vous sera proposé ultérieurement,

  • soit on conseillera de formuler la demande par écrit, la réponse étant ensuite acheminée par courrier.