Compte-rendu de l'atelier sur l'état des archives au Burundi

Atelier  organisé par l’Association A.B.A.D.BU du Burundi

Partant des résultats de l’étude  effectuée par une mission conjointe des Nations Unies NU- MIDC au mois d’octobre en 2008 dans toutes les communes de l’intérieur et au mois de février 2009 en mairie de Bujumbura, le constat est que le système d’archivage n’existe pas dans tout le pays alors que les archives jouent un rôle important pour avoir une information sur des faits passés. Concernant les archives d’état civil, ils constituent des documents nécessaires pour accéder a d’autres documents, avoir une idée sur l’évolution démographique au niveau communal, provincial et même national afin de bien planifier pour le développement.

Dans le cadre de l’amélioration des services publics locaux, le Projet d’Appui à la redynamisation des services d’état civil pour la consolidation de la paix au  Burundi, a pris l’initiative d’appuyer le gouvernement du Burundi dans la réorganisation des archives d’état civil au niveau national. 

C’est la raison pour laquelle en date du 10 avril 2009, l’Association des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes du Burundi « A.B.A.D.BU en sigle », en collaboration avec le Bureau Intégré des Nations Unies au Burundi et le Programme des Nations Unies pour le Développement (BINUB/PNUD) à travers le projet PBF BDI/A-7 « Appui à l’amélioration de la qualité des services publics locaux » ont organisé un café de presse sur la situation de l’archivage au Burundi à l’hôtel restaurant Chez André en vue de créer un cadre d’échange d’expériences que ses membres ont sur l’archivage dans les différentes institutions en générale et dans les bureaux d’état civil en particulier pour que chacun, chacune, porte sa contribution sur l’archivage des documents au Burundi. L’objectif de la rencontre  est d’avoir une information détaillée sur les archives au Burundi pour montrer l’opinion nationale que les archives ne sont pas de vieux papiers à détruire

Etaient invités à cet atelier divers professionnels des archives, des bibliothèques et de la documentation oeuvrant dans divers services publics et quelques services privés ; les étudiants de l’Institut Supérieur de Commerce (ISCO en sigle), section : Bibliothéconomie et futurs professionnels ; des journalistes ; des médias publics et privés et quelques cadres ciblés des services publics.

De plus, l’idée d’organiser une telle rencontre est née du constat fait au sujet du système d’archivage en usage au Burundi dans les services publics en général y compris les services de l’état civil en particulier.

En effet, toutes les descentes effectuées sur terrain par différents organes impliqués dans la gestion des archives, le constat est que ces dernières sont mal tenues et mal gérées, d’où la nécessité de mener une campagne d’information et de sensibilisation à l’intention de tous les intervenants en l’occurrence les producteurs, gestionnaires, décideurs et utilisateurs des archives. Rappelons que cette action cadre bien avec les objectifs de l’A.B.A.D.BU.

Il était donc un devoir de cette dernière de créer un cadre d’échange d’expériences au cours duquel chaque participant devait apporter sa contribution à l’édification de l’archivage dans les différents services de l’administration publique burundaise.

Déroulement des travaux

Les travaux ont débuté à 9heures par un mot d’ouverture prononcé par M. NYANDWI Nicodème, Chef de Service Archives et Bibliothèque Nationales du Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Culture qui représentait le Président de l’A.B.A.D.BU qui n’a pas pu prendre part aux travaux suite à l’empêchement de dernière minute. Dans son allocution, il a rappelé notamment le cadre dans lequel cet atelier était organisé, l’état des lieux de l’archivage dans les services, les objectifs que s’est assigné l’Association ABADBU et a annoncé à l’auditoire les thèmes qui allaient être développés : à ce menu, on trouvait :

  1. « Place et rôle des archives communales dans la reconstruction du Burundi post conflits » exposé préparé et présenté par Jean Bosco NTUNGIRIMANA, Vice Président de l’Association de l’A.B.A.D.BU et Chef de Service de la Documentation et des Archives à la Cour des comptes du Burundi.
  2. « Contribution pour le développement des archives au Burundi : pistes de solution » par Emmanuel NDUWINGOMA, Chef de Service Archives et Documentation à la Société BRARUDI.

Après cette allocution, on est passé à un rapide tour de table pour les présentations d’usage à la fin duquel on a suivi directement la première communication riche en détails, elle a été présentée par M.NTUNGIRIMANA Jean Bosco. Ce dernier a commencé par expliquer à l’auditoire le choix du thème : l’état-civil est en effet un service qui est directement et de façon permanente  avec les populations pour les nombreuses sollicitations (nombreux services) de la part de celles-ci. Dans le souci donc de satisfaire à leurs attentes et demandes quasi quotidiennes, ces services doivent avoir un archivage efficace et des documents toujours précis et disponibles à servir. Il a passé à l’état des lieux de l’archivage dans les communes tant de l’intérieur du pays que de la Mairie particulièrement à l’état-civil. Il n’a pas oublié de rappeler les notions générales sur les archives en commençant par la définition même du mot Archives, catégories des documents, types de documents constitués à l’état-civil, quelques fonctions archivistiques (conservation, versement), le statut juridique des archives, le cycle de vie des documents, l’importance même des archives, etc.

Avant de terminer son exposé, il a prodigué des conseils pratiques à l’endroit des gestionnaires d’archives en général et ceux de l’état-civil en particulier. Il a proposé quelques mesures de solutions en vue de la sauvegarde des archives et des documents en général avant de donner une série de recommandations en direction de tous les intervenants dans la fonction archives : producteurs, gestionnaires, décideurs et utilisateurs.

Après ce premier exposé, on a passé à la séance d’échanges et débats. Au cours de cette séance, plusieurs questions, commentaires et observations ont fusé de partout dans la salle. Entre autres questions, on peut retenir particulièrement:

  1. Suite à l’absence de beaucoup d’associations pour faire le plaidoyer des archives, qu’est-ce que l’A.B.A.D.BU ? Quelles sont ses missions?
  2. Qu’est-ce que l’imprescriptibilité et l’inaliénabilité des archives ; ces notions ne sont-elles pas théoriques ? S’appliquent-elles sur les archives publiques ou communales uniquement?
  3. Parlant des archives qui se vendent, se détruisent, qui se volent…y a-t-il une loi pour les protéger ? Quoique quelque peu insuffisante, confuse, obsolète et lacunaire, elle existe et mérite d’être remise à jour. Y’a-t-il un ou des articles qui prévoient des sanctions pour les contrevenants ? Quoique très léger au risque d’être complaisant, l’article 32 du décret N°100/49 du 14 mars 1979 prévoit bien des sanctions par exemple une amende de 2000F.
  4. Le mot archives échappe à beaucoup de gens, ce mot reste inconnu ou alors mal perçu : qu’est-ce que les archives ? Il a été ici la vraie définition telle qu’elle est reconnue par l’UNESCO et le Conseil International des Archives (ICA en sigle).
  5. Quelle est la place que les NTIC occupe dans l’archivage au Burundi ? Quel est l’avenir du support papier dans l’environnement électronique actuel ? =L’usage des NTIC dans l’archivage reste timide et embryonnaire, pas plus qu’une seule Institution publique l’utilisent pour l’instant en l’occurrence le Ministère des Relations extérieures et de la coopération Internationale via le logiciel d’archivage JLB-GED, les moyens et les connaissances font défaut ; pour le 2ème cas ; le débat reste ouvert : d’un côté désengorger les bureaux (désencombrement) par la destruction du papier et de l’autre la notion de document original, l’authenticité du document sur support papier et manipulations et falsifications possibles grâce à l’ordinateur.

A la fin des travaux, tous les participants à la rencontre ont été informés de la situation des archives nationales y compris celles de l’état civil. Aussi, les capacités des services de l’état civil ont été renforcées à partir des échanges constructifs résultant de la rencontre.

Signalons que des recommandations ont été formulées pour le développement de l’archivage national en général  et celui d’état civil en particulier ; et tous les participants ont été convaincus que la protection des archives est l’affaire de tous et  de chacun  car l’union fait la force.

 Conclusion

La tenue de l’atelier sur l’état des archives au Burundi a été une réussite. Cela était visible par l’attention avec laquelle tous les participants suivaient les exposés avec l’assiduité, l’engouement et l’intérêt avec lesquels ils participaient aux échanges et débats. Il s’est donc avéré nécessaire d’organiser d’autres rencontres à ce sujet pour explorer et exploiter à fonds et avantageusement ce champ. En définitive, le développement des archives reste un défi pour lequel nous sommes tous appelé à lever.  

Fait à Bujumbura, le 16 avril 2009

Source : Jean Bosco NTUNGIRIMANA

C/O COUR DES COMPTES DU BURUNDI

Responsable du Service de la Documentation et des Archives

Vice Président de l’A.B.A.D.BU

Correspondant Officiel du PIAF

B.P 1982 BUJUMBURA/BURUNDI

Tél. +257 79 304 927 Portable

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