Journal de bord du STIA 2012

Bienvenue dans le journal de bord du Stage Technique International des Archives. Suivez le compte rendu de chaque journée dans cette rubrique !

Commentaires

J'ai vivement souhaiter participé à ce stage,mais j'ai pas eu la suite du service culturel de l'ambassade de france dans mon pays. Je souhaite une belle pratique à tous les stagiaires et leur adresse mes encouragements. Je voudrais si possible qu'un rapport général de leurs travaux soit publié .

 

Dommage que ce journal de bord n'existait pas en 1990, année de ma participation au stage international.

Salutations aux stagiaires de 2012 et à ceux de 1990.

Donald O'Farrell

 

La deuxième semaine du STIA 2012 a commencé par la gestion des documents en fonction d’une clientèle administrative et avant tout par la collecte. Mme Aude Roelly, chef du bureau de la gestion de la sélection et de la collecte au Service interministériel des Archives de France, en a d’abord présenté la théorie. En France, elle est basée sur le code du patrimoine, la loi du 15 juillet 2008 et la circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 (voir sous Legifrance), qui prescrivent le versement aux archives publiques de tous les documents d’une valeur historique. Les détails sont réglés par les circulaires de tri, signés par les ministères concernés et le ministère de la culture, et, au niveau local, par les tableaux de gestion, desquels les archives et les producteurs des documents conviennent. Pour réaliser ces exigences théoriques, on a, en France, comme M. Amable Sablon du Corail, chef du bureau des missions au Service interministériel des Archive de France, l’a montré, installé les missions des archives ministérielles. Ces missions assistent à la gestion des documents, ça veut dire au tri, au classement et à la description, et elles contrôlent les archives ministérielles, afin que la collecte soit effectuée d’une manière efficace. Aux archives départementales, la situation est plus difficile, comme Aude Roelly nous a dit, car les départements sont à la fois dirigés par un préfet, représentant de l’État, et par un Conseil générale élu, qui dispose des finances. Comme la collecte, le classement, la conservation et la communication dépendent du Conseil général, il y faut poser des priorités, p. ex. envisager la place, dont on dispose, et la capacité personnelle à classer. Bien que la théorie et la pratique ne marchent pas toujours ensemble, il y a, du moins, chaque fois un bordereau de versement, signé par les archives et l’administration départementales, qui assure la contrôle historique et technique du versement.

 

 

Dans l’après-midi les collègues de Côte d’Ivoire ont fait des exposés: Mme Cécile Coulibary a fait une présentation sous le titre: ”Organisation des Archives dans les Universités publiques en Côte d’Ivoire.- Problèmes, enjeux et perspectives”. Notre collègue, M. Boka N’takpé Sylvain, nous a informé sur le “Calendrier de conservation des archives de la Direction générale de la décentralisation et du développement local (DGDDL).- Enjeux et démarches d’un outil indispensable de gestion des archives”. Ensuite M. André Gareau, directeur du service des archives et de gestion des documents, université du Québec à Montréal, nous a informés sur les archives de l’université du Québec, particulièrement du système GCUweb (guide de classification des documents), du système CCDweb (calendrier de conservation des documents) et du système TRANSweb (transfert et rappel de documents). Sous la direction de M. Gareau nous avons discuté par groupes autour du nouveau module 05 du PIAF et son application. Notre résultat: Le module a une vision globale, est applicable à tous les documents, compréhensible et est très confortable pour notre travail. Sujets à ajouter sont par exemple: un glossaire, une indexation, une gestion du changement et une responsabilité de contrôle.

 

La matinée de la journée du 12 Avril, a été consacrée aux ateliers pratiques. 

Pour ce faire, les stagiaires ont répartis en trois groupes :

- Le groupe 1 pour la mise à jour d’un calendrier de conservation,

- Le groupe 2 pour l’élaboration de tableau de gestion

- Le groupe 3 pour le tri et la sélection des documents

 

Après une brève explication sur le déroulement des travaux, les stagiaires se sont retirés dans trois endroits différents pour le traitement des cas d’espèces sous la direction des conservateurs encadreurs.

Puis les trois groupes se sont retrouvés à 11h30 pour le compte – rendu présentés par les stagiaires délégués à cet effet.

 

Comme économie des comptes– rendu, nous avons noté :

1.

En ce qui concerne la mise à jour d’un calendrier de conservation, il est ressorti du rapport fait par les délégués que ce travail exige que l’on fasse une énumération des thèmes à débattre, que l’on revoit la durée d’utilité administrative et enfin que l’on examine la forme du calendrier de conservation.

2.

Les délégués du groupe ont fait ressortir que l’élaboration du tableau de gestion peut découler soit d’une instruction donné par circulaire ministérielle ou être élaboré en interne sous la supervision d’un archiviste. Pour cet atelier, les stagiaires ont travaillé sur la base d’une circulaire ministérielle avec la liste de documents produits par le ministère de l’Education Nationale. Il fallait déterminer la durée d’utilité administrative et le sort final. A l’application les stagiaires se sont rendu - compte des limites des textes réglementaires puisqu’on a rencontré des cas non prévu par le texte.

3.

Enfin par rapport au travaux sur le tri et la sélection, les stagiaires ont estimé qu’il s’agit d’une opération intellectuelle et matérielle et qu’en la matière, il faut tenir compte de l’importance des documents. Lorsqu’on se trouve dans cette étape de traitement des documents, les archivistes sont très souvent tiraillés par la tentation de ne pas trop détruire et de ne pas en garder excessivement. Ils sont également soucieux de donner satisfaction aux chercheurs qui viennent de divers domaines. Lorsque les producteurs d’archives leur proposent une liste de documents à éliminer, il est nécessaire de vérifier la liste des documents avant de donner le visa de l’élimination.

En conclusion, les stagiaires ont dans l’ensemble estimé que les travaux en atelier ont été très intéressants et  instructifs

Pour cette journée du 16 avril au STIA, allez consulter le remarquable compte-rendu de N. Bissonnette ici

Vous trouverez le début du compte-rendu des activités de la matinée et de l'après midi ci-dessous.

Le 16 avril 2012 (Matin) :

 

Archivage électronique

Mesdames Lourdes Fuentes-Hashimoto, des archives diplomatiques et Marie Laperdrix des Archives

nationales de France, Fontainebleau nous ont proposé des ateliers pratiques sur comment convaincre les

directions d'adhérer à l'idée de l'acquisition d'un système de gestion d'archivage électronique d'un part,

et d'autre part, comment convaincre de la nécessité d'associer les archivistes aux projets informatiques.

Trois sous-groupes ont été formés...

 

Le 16 avril 2012 (après midi) :

 

 

Visite des Archives du ministère des affaires étrangères

(archives diplomatiques) à La Courneuve

La seconde partie de la journée a été consacrée à une visite des Archives du ministère des affaires

étrangères (archives diplomatiques) à La Courneuve.

Nous avons été reçus par Frédéric du Laurence, directeur des Archives diplomatiques, Isabelle

Richefort, chef du département des Archives historiques, Grégoire Eldin conservateur aux Archives du

ministère des Affaires étrangères, François Falconet, conservateur du patrimoine et Isabelle Nathan,

conservatrice en chef du patrimoine à la direction des Archives...

by Sylvain Boka (non vérifié) - 03/05/2012 - 08:28

Le 16 avril (après midi) :

 

COMPTE RENDU

 

de la visite des stagiaires du Stage Technique International d’Archives aux archives diplomatiques de France.

 

  Dans le cadre des visites d’étude des institutions archivistiques, les participants au Stage Technique International d’Archives, en provenance de vingt-trois (23) pays du monde, conduits par Madame Joëlle LAMOWALTAY, ont effectué, le lundi 16 avril 2012, de 14 heures à 17 heures, une sortie aux archives des Affaires Etrangères dites Archives Diplomatiques de France situées à la Courneuve à la rue Suzanne Masson.

 

  A son arrivée, la délégation des stagiaires a eu droit, à la salle de conférences de la Direction des Archives Diplomatiques, à un exposé portant sur l’historique desdites archives et l’organisation du service.

 

  Relativement au volet historique, il convient de relever, au dire des conférenciers du jour, qu’épargnées par la première guerre mondiale, les archives des Affaires Etrangères ont été gravement atteintes par la seconde, malgré les mesures prises pour leur préservation.

 

  Les archives courantes, politiques et économiques et les dossiers des étrangers en France sont détruites le 16 mai 1940, à l’approche des Allemands, d’autres sont envoyées en Allemagne pendant l’Occupation.

 

  Au cours des combats pour la libération de Paris, c’est "l’aile des Archives" du Ministère des Affaires Etrangères qui est incendiée, entrainant la perte d’une partie des archives et des galeries à l’ancienne.

 

  Après la guerre, il a fallu passer à la phase de la reconstruction.

 

  Ainsi, le bâtiment incendié est reconstruit au début des années 1950 selon les normes de la conservation contemporaine.

 

  Parallèlement, la direction des Archives recrute de jeunes conservateurs qui mettent en place une politique cohérente de contrôle des archives courantes.

 

  La direction étend son implantation, jusqu’alors exclusivement parisienne, à Nantes (archives rapatriées des ambassades, consulats et services culturels et des Protectorats Tunisie et Maroc et du Mandat Syrie-Liban) et à Colmar (archives des services d’occupation française en Allemagne et en Autriche).

 

  A l’étroit dans les locaux du Quai d’Orsay, la direction des Archives a transféré ses collections à La Courneuve, dans un bâtiment neuf et spacieux qui a ouvert ses portes au public le 07 septembre 2009 au lendemain de son inauguration par Monsieur Bernard Kouchner, Ministre des Affaires Etrangères et Européennes, le 3 septembre.

 

  C’est dans ces nouveaux locaux, siège des archives diplomatiques  que l’équipe du STIA 2012 a été reçue.

 

  Concernant l’organisation desdites archives depuis 2009, il faut noter qu’à la faveur de son installation à La Courneuve, la Direction des Archives s’est réorganisée en trois départements : le département des Archives, le département des Publics, la Bibliothèque.

 

  Sont également rattachés à la direction, la division géographique et le Centre des Archives Diplomatiques de Nantes où sont conservées les archives rapatriées des services extérieurs : représentations diplomatiques et consulaires, représentations françaises auprès des organisations internationales, réseau culturel à l’étranger, missions d’aide et de coopération. Il détient également les archives de l’administration française en Syrie et au Liban durant la période mandataire, en Tunisie et au Maroc sous le régime de protectorat. S’y ajoutent plusieurs séries d’archives de l’administration centrale déposée à Nantes en raison de la saturation des dépôts parisiens. Ces fonds, qui représentent près de 30 kilomètres linéaires, s’accroissent régulièrement au rythme des rapatriements en provenance des postes. La salle de lecture a été ouverte en 1987.

 

  La Courneuve, quant à elle conserve les fonds émanant des services de l’administration centrale depuis les origines du ministère des Affaires étrangères et européennes. S’y ajoutent des acquisitions extraordinaires (archives personnelles de diplomates et d’hommes d’Etat), ainsi qu’une bibliothèque patrimoniale qui est accessible au public depuis début 2010.

 

  Les archives conservées à La Courneuve représentent quelques 70 km linéaires. Elles s’accroissent chaque année de plus d’un kilomètre linéaire.

 

  A l’issue de l’exposé, une visite guidée des locaux du service a été organisée.

 

  Cette visite a permis aux stagiaires de découvrir l’équipement du service et de s’imprégner de son fonctionnement effectif.

 

  C’est, dans une bonne ambiance, enrichi de cette sortie instructive dans l’un des services d’archives qui échappent toujours, au regard de la loi, au contrôle direct de la Direction des Archives Nationales, que les stagiaires du STIA ont pris congé de leurs hôtes, sans oublier d’exprimer leurs gratitudes à l’équipe directionnelle des archives diplomatiques de France.

 

 

BOKAN’TAKPE SYLVAIN,

Conservateur Documentaliste

(Côte d’Ivoire, Ministère de l’Intérieur)

by Ho thi Quynh Hoa (non vérifié) - 03/05/2012 - 10:27

 

 Les directeurs départementaux de l'Aube, de la Manche parlent de la communication et de la valorisation des archives, des publics des archives, de l'internet, des réseaux sociaux, des plates-formes collaboratives. Ils abordent des formes pour valoriser des archives. Je trouve très intéressante mais c'est dommage à cause de ma compétence. Je ne peux pas acquérir toutes ces connaissances.

 

by Nenga Mukanya Jean-paul (non vérifié) - 03/05/2012 - 12:14

Bonjour Caroline PIAF,

je vous informe que ce stage m'interesse au plus au point et que je vais capitaliser des connaissances archivistiques énormes. S'agissant du compte rendu, je vous fais savoir que j'ai été impressionné par la maitrise et le savoir faire qu'on fait montre tous les orateurs du Stia 2012.

je suis ravi d'avoir participé à cette formation de grande envergure et vous assure que je consoliderais ces acquis dès mon retour à pays.

Je souhaite garder parfaitement contact avec vous webmestre du piaf et sg adjiont du cia afin d'elever plus haut l'etandard des archives en RDC.

Merci et à bientot.

Jean-Paul  NENGA MUKANYA

archiviste professionnel et enseingant d'archivistique,bibliothèque et documentation a l'institut superieur de statistique de kinshasa et à l'université de kinshasa.

La démonstration des intervenants sur l'élaboration de calendrier de conservation et d'élimination et le tableau de gestion m' ont fort interessé.

by LucyWeng (non vérifié) - 27/07/2012 - 21:51

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