Journal de bord du STIA 2016

Lundi 30 mai 2016 : Ouverture du STIA 2016 (compte rendu par Monsieur Mustapha BOURABIA, Algérie)

Aujourd'hui le 30 juin 2016 à la salle des stages des Archives nationales de France 9h30 :  La session 2016 du STIA  en été acculer par  M. Jean-Pierre DEFRANCE et Mme Sonia Salazar.

et ensuite M. Hervé LEMOINE  le Directeur des Archives France qui a prononcé un discours de bienvenue et des explications sur le stages et les buts du ce stage

Chaque stagiaire a fait une petite présentation (Nom, pays,et leur mission).

11h30 : départ au ministère de la culture pour avoir un badge qui nous permet de rentrer au foyer de ministère et aussi au différent  musée de paris

13h00 : M. Jean-Pierre DEFRANCE a fait une présentation sur le réseau des archives en France. Et L’ouverture de STIA 2016 et un repas de bienvenue.

14h00 : Mme Caroline BECKER, et Mme Anne-Marie Bruleaux font une présentation sur le portail international archiviste francophone (PIAF) des explications, exercices pratiques.

17h00 fin de la journée.

 

Mardi 31 mai 2016 : Présentation de l’Espace professionnel du PIAF (compte rendu par Monsieur Ahmed YESSAAD , Algérie)

Malgré je faisais un retard d’une heure ce matin là grâce à une interruption de trafic, je suis vraiment heureux et je suis sur que voue êtes aussi heureux de ce que nous avons réalisé aujourd’hui, n’est ce pas ?

Alors, on commença la journée par le portfolio Comment pouvons-nous créer notre propre profile, ajouter des curriculum vitae, joindre des fichiers, comment créer une page et choisir de la partager ou non ...etc.

Apres la pose de 11h, nous avons faits l’exercice 2 guide et répondre au questionnaire.

De 12 :30 à 14h un petit repas au restaurant universitaire puis le retour à la salle d’informatique pour composer des groupe, moi personnellement je faisais membre de groupe 08 dont je suis élu comme administrateur et bien sur c’est un grand honneur pour moi. Le sujet de débat était sur la problématique de stockage dans les magasins d’archives, quelles avenir et quelles solutions ?

Les interventions des collègues étaient tes intéressantes et bénéfiques.

 

Mercredi 1er juin 2016 :     (compte rendu par Madame Sabrina BADER, Allemagne)

Le jour commençait par deux conférences intéressantesde Messieurs Bedaugue et Ricard.
M. Jean-Charles BEDAUGUE  nous a tout d’abord expliqué l’organisation, les tâches et compétences de l'administration des archives françaises.
Celle-ci est divisée comme suit : les Archives nationales, les Archives régionales, les Archives  départementales et les Archives communales. Le Ministère de la Défense et le Ministère des Affaires étrangères entretiennent leurs propres Archives de façon indépendantes et autonomes.

A côté de cela, il y a en France les Archives Nationales du monde du travail et les Archives d´outre-mer. L´administration centrale des archives françaises est le Service interministériel des Archives de France (SIAF), qui est sous la gouvernance technique et scientifique du Ministère de la culture et de la communication.
Le SIAF réalise les directives pour le travail dans les Archives Nationales et dans les Archives territoriales. Le SIAF s'occupe aussi des normes homogènes et professionnelles dans les archives.

Ensuite, M. Bruno RICARD nous a présenté les lois importantes sur les Archives françaises à partir de son développement historique qui date d’avant la révolution de 1789. Selon lui, en France, il y avait donc la première loi des Archives, "Droit des Archives" depuis 1794.
D’autres lois importantes existent:
la Loi "Transparence" (17. juillet 1978)
le Loi "Informatique et Libertés" (6 janvier 1978).
Le "Code du patrimoine" (depuis 2004) contient les règlements sur les Archives concrètes. Il prend en considération non seulement des fonds de l'Etat, mais encore les fonds privés.

En général, les dossiers sont ouverts et accessibles au public. Cependant, il y a des exceptions pour les dossiers spéciaux, par exemple les dossiers individuels, dossiers militaires, secrets nucléaires.

Après la pause de midi dans la cantine du Ministère de la culture et de la communication, Mme Odile WELFELE nous a présenté les activités de  l’administration dans le domaine des coopérations internationales archivistiques.
Elle a présenté par exemple des projets et groupes:
EAG (European Archivists Group), EBNA (European Board of National Archivists), Archivistes sans frontières.
Il faut dire que le Stage technique international d´archives existe depuis 1951.

La fin de la journée a été couronnée par la visite des magasins des Archives Nationales de Paris. Une visite conduite par Mme BRUNEL.
Sur le site de Paris, les fonds d´archives du Moyen âge et de l´Ancien Régime sont conservés.
Des documents comme par exemple le testament de Napoléon et les enregistrements de Marie Antoinette y sont conservés.
A côté de l'impressionnant architecture du bâtiment d'archives, ce qui m'a surpris positivement, ce sont des magasins qui sont très modernes. Il y a des jalousies aux fenêtres contre l'action négative de la lumière, des hygromètres et un plan en cas d'urgence dans chaque salle. Très bien!

 

Jeudi 2 juin : la formation professionnelle (compte rendu par Monsieur Christian Reinhardt, Allemagne).

Le programme du jour avait deux thèmes centraux : rôle et missions du Conseil international des archives (ICA) et la formation initiale et continue pour les archivistes français.

L‘ICA  a son siège au Service interministeriel des archives des France et  travaille pour les intérêts des archives et des archivistes dans le monde. Le sécretaire général de l‘ICA, David Leitch, a présenté au groupe l’histoire, l’oraganisation et les missions du conseil. De plus, il  a abordé les enjeux actuels de l‘ICA (p.e. suites de la mondialisation, le besoin d’une nouvelle mission) et les solutions possibles.

 

Le deuxième point du jour était la présentation de la formation des archivistes francais  à l‘Institut national du Patrimoine (INP). La formation initiale se compose de deux parties : les études dans une université avec une  spécialité archivistique ou à l‘École nationale des Chartes. Après avoir passé un concours spécial, les futurs conservateurs du patrimoine spécialité archives font des études à l‘INP. Dans le cadre d’un table ronde, des représentants de l‘Université Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines, de l‘École nationale des Chartes et de l‘INP ont présenté les contenus des études de chaque institution. Il a été décrit que les institutions du „premier cycle“ enseignent les fondamentaux, en particulier les connaissances historiques, et l’INP les outils de la conservation du patrimoines et de l‘ archivistique. La formation continue est proposée par plusieurs  institutions : L’École nationale des Chartes, l’INP, mais aussi l’association des archivistes français et la direction générale des patrimoines.

 

Lundi 6 juin 2016: Archives diplomatiques

Matin (compte-rendu par Madame Maria Eiisa Pereira, São Paulo, Brésil)

Ce matin a commencé  le module «COLLECTE ET GESTION DE L’ARCHIVAGE» - Collecter et organiser les archives traditionnelles et numériques, coordonné par Mmes Chantal MENARD (Canada, Québec) et Véronique PISANI (Archives Départementales de la Gironde), à la salle des stages et informatique de la Direction des Archives Diplomatiques - Ministere des Affaires Etrangeres.

À la première apresentation (Mme Véronique PISANI, « Qu'est-ce que la Collecte? »), après avoir clarifié les points théoriques et méthodologiques qui soutiennent cette activité, elle à expliqué comment la Collecte d'archives se déroule en France, à la fois pour les documents électroniques comme aux traditionnels. Avant de faire les Versements d'archives est nécessaire de faire la gestion de cette masse de documents a l'aide d'outils tels que les reglementaires, les textes tableaux de Gestion de documents, le bordereaux d'élimination et le bordereaux de bersements d ' archives.

Dans cette présentation, très riche et détaillé, nous avons également vu que généralement la gestion de documents en France commence dès le début de la collecte, et pas nécessairement dans sa phase courrante.

La seconde apresentation, de Mme Chantal MENARD Véronique PISANI, « L’exemple de la gestion des documents d’activités, le cas Hydro-Québec » , nous avait présenté l'application des règles de gestion des documents dans une GED qui contrôle toutes les opérations liées aux documents électroniques d'une entreprise publique canadienne énorme, l’Hydro-Québec. Dans cette institution, il n'y a plus de documents aux papier. Pour les documents électroniques, il est nécessaire d'avoir un plan de classification et d'un tableau de gestion (calandier de conservation) dés de la «naissance» du document. Le GED contrôle tout, même les courriers, dans leur phase courrante, intermédiaires et permanent.

Les deux présentations ont été extrêmement intéressants, les deux professeurs sont très professionnels et engageant.

Après midi (compte-rendu par Madame Rosita Markova, Bulgarie)

Cet après-midi nous avions entendu encore une lecture trés interessante: “Les outils de gestion des documents diplomatiques”, présentées par Mme Françoise Watel. C’était une trés interessante et enrichissante présentation. Bref, nous avons reçu beaucoup des nouvelles connaissances sur le systhème d’archivage du Ministère des Affaires étrangeres et le Réseau des Archives en France.

Nous avons obtenu des clarifications sur:

-          Le Centre d’archives et de documentation (CAD) – ses fonctions générales, les outils de gestion des documents d’institution (enregistrement, plan d’urgence de préservation, le plan de classement des documents, le tableau de gestion et le bordereau d’élimination des documents, le process-verbal de déstruction des documents etc.).  

-          On a profité d’apprendre comment les Archives des Affaires étrangères se débrouillent avec la production numérique et la question de gestion papier – électronique: on va trouver la solution entre les principes de complémentairité et de concurrence entre les deux types d’archivage.

-          Parmi les points fortes de présentation c’était “Le portail “Diplomatie”- c’est un projet du portail interministèriel de la correspondence diplomatique.

Les stagiaires ont posé beaucoup des questions sur la politique d’archivage du Ministère, la structure des Archives et les rélations entre les sérvices d’archivists et d’autres directions du Ministère. Il y avait des questions des stagiaires des pays d’Allemagne, Cap Vert, Guinée, Cameroun etc.

              Les surprises de la journée ont continué avec des visites aux depôts des Archives, des salles des lectures pour les chercheurs et la bibliothèque. On a vu aussi les archives diplomatiques anciennes (depuis 1680).

 

 

 La journée du 07 juin 2016 a été consacrée au sous thème de « la collecte et la gestion des archives : stratégies, processus et outils »

Compte rendu de Mme Alizata KOUDA, Juriste/Conservateur d’archives, Directrice d’archives et de la documentation du Ministère de jeunesse de la formation et de l’insertion professionnelles du Burkina Faso.

Cette journée de partages professionnels a débutée aux environs de 9h30 au sein de la tour Pascal B dans la salle TPB26P20.

A l’issue de la phase d’accueil des stagiaires, Mme Chantal MENARD a édifié l’assistance sur les processus de création de documents, calendrier de conservation et plan de classification au sein d’Hydro-Québec. Sa présentation a été ponctuée par celles d’autres professionnels de la gestion des archives. En effet, il a été décliné les étapes de la gestion commune des archives du Ministère de l’environnement, de l’énergie et de la mer et du Ministère du logement et de l’habitat durable. Ces deux ministères ayant le secrétariat général bénéficie du même système de collecte et de gestion des archives ministérielles tant papier que numérique. Il était question d’un système d’information unique incluant un plan de classement avec environ 4000 typologies de documents.

Cet exposé enrichissant a été complété par monsieur Wilfrid PRIEUR qui a présenté le SIAM qui est un outil de gestion de l’archivage commun aux deux ministères précédemment cités. Ce système est dédié à l’archivage intermédiaire des dossiers « papier » qui crée une chaine continue de production des documents.

A la fin de la présentation du SIAM, est intervenue la suite du partage d’expérience  de Mme Chantal MENARD. Elle a fait état de la numérisation à Hydro-Québec et de la gestion des courriels en vue de la protection de l’intégrité et de l’authenticité.

En sus, Mme Véronique PISANI  a développé la thématique des « archives courantes et intermédiaires papier : les clés d’une bonne gestion ». Il a été question de stratégie pour manager la gestion des archives à travers la mise en place d’une politique d’archivage. Elle a relevé la nécessité de faire porter cette politique par une autorité administrative, faire reposer  sur des acteurs clés que sont les gestionnaires des archives intermédiaires de qualité et des correspondants archives. Cependant, il ne faudrait pas occulter des outils de gestion tels le plan de classement et le tableau de gestion.

Cette journée s’est achevée par des retours d’expérience de trois(03) stagiaires : Mme Alizata KOUDA du Ministère de jeunesse de la formation et de l’insertion professionnelles du Burkina Faso, M. Moussa MOHAMED MOUSSA de la Caisse nationale de la sécurité sociale de Djibouti et M. Abou Sina FOFANA de la Direction générale du trésor et de la comptabilité publique de Côte d’Ivoire.

 

Mercredi 8 juin 2016

Matin : compte –rendu par Monsieur Jean-Baptiste BEBISSEMEGNIE, Cameroun

Les stagiaires et les encadreurs se sont retrouvés dans la salle des stages aux Archives nationales. Les travaux du jour ont commencé vers 9h 30 par la suite de l'exposé de Véronique PISANI sur les clés d'une bonne gestion des archives courantes et intermédiaires papier.
A la suite de Véronique PISANI, Chantal MENARD a pris le relai après une pause de 10 minutes. Elle a organisé 6 groupes de travail pour un exercice pratique qui consistait à donner 2 avantages et deux inconvénients de la mise en place d'un système de gestion électronique des documents dans une Organisation au niveau des dirigeants, des archivistes et des employés. Cet exercice a permis ainsi à madame Ménard d'introduire son exposé sur le montage, la mise en place ou l'implémentation et le suivi d'un projet de gestion électronique des documents (GED/GID).
La pause déjeuner a eu lieu entre 12h et 13h 30.
A 14h passé de quelques minutes, l'équipe du STIA s'est retrouvée au service des archives du groupe La Poste, 44 boulevard de Vaugirard Paris 15éme. De 14h 30 à 17h, Mme Anne BURNEL a tenu un exposé qu'elle a intitulé: « De la pratique à la théorie: l'archivage physique, hybride et électronique au sein du groupe La Poste ».

 

Après midi : compte rendu par Madame Rosa MELO ANDRADE, Cap Vert.

                                                  Rapport journalier du 08 juin

 

Activité Réalisée

Présentation du thème « De la pratique à la théorie : l’archivage physique, hybride et électronique au sein du groupe La Poste ».

 

Animatrice de l’atelier

Mme Anne BRUNEL,

 

Local et période de réalisation 

La Poste, salle Bangkok, 44 boulevard de Vaugirard Paris 15 ème  – 08 juin 2016,  14h30-17h

 

Participants

Archivistes, Bibliothécaires et Documentalistes

 

Sous-thèmes abordés

1-      Présentation du Groupe La Poste, société anonyme sous la tutelle du Ministère de la Finance.

2-      Présentation de la Direction des Archives du groupe

2.1.Missions

2.2.L’organisation par processus

2.3. Le plan stratégique  2014-2016

2.4.L’évolution du stock des archives

2.5.Tendances et constat

2.6.L’évolution des communications

2.7.Enjeux actuels

2.8.Evolution de la demande

2.9.Évolution des pratiques archivistique

2.10.       Dématérialisation des processus et archivages électroniques

2.11.       Gestion des dossiers hybrides

2.12.        Démonstration du Système d’Archives Electronique (SAE)

 

 

Évaluations

L’exposé a été très riche et fructueux, il nous a permis de connaître l’organisation et le fonctionnement du Groupe  la Poste, le processus de gestion documentaire et d’archivage électronique.

Nous avons eu l’opportunité de voir le fonctionnement  du système d’archivage électronique utilisé para la Poste, le SAE, notamment sa structure et ses fonctionnalités.

Concernant le SAE deux points ont a attiré notre attention :

- le fait que  les documents rentrent dans le  système dès qu’ils sont validés par l’autorité compétente,

 

- les archives électroniques ne sont pas côtés,  bien qu'il y ait un cadre de classification. Toute recherche est faite  à partir de métadonnées.

Autre aspect  importante abordé a était la gestion des dossiers hybrides, c’est-à-dire les dossiers mi physique et mi électronique.

En conclusion nous pouvons dire que les sujets traités ont étaient très importants et qu’ils ont contribués énormément  pour enrichir notre connaissance en matière d’archivage électronique et hybride.

 

 

 

 

 

Vendredi 10 juin 2016 : Archives départementales des Hauts de Seine

Matin (compte rendu par Monsieur Moussa MOHAMED MOUSSA, Djibouti)

 

Nous avons passé la journée du 10 aux Archives départementale des Hauts de Seine. Il y eut tout d’abord l’intervention du Directeur de ce département qui nous a parlé des projets scientifiques, culturels, éducatifs de la direction des archives départementale entre 2014 et 2017 (les archives départementales ont pour mission de formaliser l’action culturelle). Il a également parlé du traitement des archives, de la collecte, de l’inventaire papier et en ligne. le versement est obligatoire dans le département que ce soit au nivaux des écoles, les notaires ...etc. Il a également abordé le thème de l’archivage électronique et enfin celui de la conservation . Après cette présentation, nous nous sommes séparés en deux groupes et avons visité les magasins d'archives et la salle du musée .

Dans l’après midi nous avons fait des travaux pratiques. Nous avons découvert le « kit de classement » ! Ce kit contient gants, masque, chiffon, brosse souple, gomme, chiffon microfibre. Munis de notre kit nous avons fait des exercices de conservation préventive.

Nous avons ensuite observé le processus de versement dans un service d’archives départementales en France : la préparation directe du versement, la préparations de bordereaux par le service d' origine des documents, la vérification du bordereaux de versement et de la pertinence des documents proposes etc.

 

 

Vendredi 10 juin après-midi (compte rendu par Madame Marie-Thérèse DESOUCHE, France)

 

Lieu  

Archives départementales des Hauts de Seine

137, avenue Joliot-Curie, 92023, Nanterre Cedex

Animateurs de l’après-midi

 

Monsieur Frédéric DOUAT, adjoint au directeur et responsable du service des fonds.

Madame Juliette GALLOIS, responsable de la conservation préventive, avec son équipe.

Activités réalisées

 

L’après-midi a commencé par un atelier sur la conservation préventive des documents, avec pratique et apport. Ensuite, un apport a été donné sur les étapes du traitement des archives.

Participants

 

Stagiaires du STIA, archivistes, bibliothécaires, documentalistes et historiens.

 

Thème 1 : La conservation préventive.

Mme J. Gallois

Madame Juliette Gallois a fait la différence entre conservation préventive et curative, puis a présenté les différents types d’altération et leurs causes. L’atelier, avec l’aide de son équipe, a pris comme angle de travail le dépoussiérage et a fait expérimenter aux stagiaires, par groupe de 6, les différents types de gomme et leur manipulation.

 

 

 

Thème 2 : Les étapes du traitement des archives

Mr F. Douat

 

 

 

 

 

1 – La prise en charge des versements

1.1 La préparation directe du versement

1.2 La vérification du bordereau de versement

1.3 La vérification matérielle du versement

1.4 Le versement et sa prise en charge

2 - La priorisation des traitements : quels traitements pour quels publics ?

2.1 Le traitement priorisé des nouvelles entrées

2.2 La reprise de fonds contenant des documents à forte valeur probante

2.3 La définition d’axes complémentaires de traitement

3 – Les étapes du traitement : du classement à la production de l’inventaire, l’exemple d’un service d’archives

3.1 Méthodologie générale

3.2 Le déroulé du traitement

 

 

 

 

 

Des points d’attention

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mr Douat, durant son intervention, a donné plusieurs points d’attention intéressants à reprendre.

1 – Pourquoi le lien entre conservation et traitement, théorie et pratique ? Dans une petite structure, il bon d’avoir une approche globale du traitement, de ne pas séparer les tâches matérielles et intellectuelles. Tout le monde participe à toutes les étapes à sa manière. Cela permet de sensibiliser toute l’équipe à l’importance du traitement.

2 – Qui donc est l’archiviste ? Un pont entre les documents qui ne sont pas des documents d’archives et les documents patrimoniaux ; une veille attentive aux dynamiques de l’histoire.

3 – La préparation du versement fait déjà partie du traitement des documents concernés.

4 – Quand on commence le traitement d’un fonds, il est sage, dans le cadre de l’état des lieux, de vérifier en interne ou en externe, si quelqu’un n’a pas déjà traité ce fonds et de lui demander son aide ?

5 – A propos du service versant, il est important de systématiser les comptes-rendus de visites, de chercher à repérer l’histoire du service, son contexte de travail, etc., en vue de faire une bonne identification de la collecte.

6 – Il est nécessaire d’identifier la finalité que poursuit le producteur du document.

7 – Divers tableaux ou documents ont été proposés, dont certains sont le fruit d’une expérience :

  • Fiche de suivi des versements (contacts, visites, contextes règlementaire, date du bordereau, etc.)
  • Bordereau de versement
  • Bordereau de recolement (recolement des documents à l’entrée dans les magasins)
  • Registre des entrées
  • Fiche de traitement du versement (un accusé de réception du versement)
  • Journal de bord du traitement (quand le personnel travaille sur un fonds sur plusieurs années, il est nécessaire de garder mémoire de ce qui se fait, qui, comment, pourquoi, etc.)
  • Plan de classement

 

 

Evaluation

 

 

Le personnel des archives du département de Hauts de Seine s’est mis en quatre pour nous présenter un centre départemental et nous faire expérimenter un peu leur manière de travailler. 

La sagesse de l’expérience mêlée au savoir, permet l’écoute d’une autre manière, et cela était vraiment intéressant.

 

Mardi 14 juin 2016 (compte rendu par Monsieur Gabriel GUILAVOGUI, Guinée)

 

Le traitement des archives : pratique.

La journée de stage de ce mardi a essentiellement portée sur la pratique du traitement archivistique.

Sous la coordination de M. Danis Habib, les stagiaires ont été repartis en trois (3) groupes pour suivre successivement trois (3) différents ateliers.

L’atelier 1 : a porté sur les règles d’analyse des unités de description et indexation des instruments de recherche. L’atelier a été animé par M. Alexis.

Dans cet atelier, nous avons appris la rédaction des analyses archivistiques suivant la norme ISAD/G.

La rédaction d’une analyse archivistique nécessite d’étudier rapidement le dossier en se posant plusieurs questions pour formuler :

- l’objet ;

- l’action administrative ;

- la typologie documentaire.

Cinq (5) exercices pratiques sur des cas concrets nous ont permis d’assimiler le contenu théorique présenté.

 

En second lieu, nous avons appris à faire l'indexation de l'instrument de recherche. En guise d'exercice nous avons corrigés l’indexe du répertoire numérique détaillé du fonds Bernard Schreiner.

L’atelier 2 : a porté sur l’encodage en EAC des notices de producteurs et l’utilisation d’ATOM et de l’éditeur Oxygen. Il a été animé par M. Jean-François MOUFFLET.

Selon M. MOUFFLET, EAC-CPF est un schéma XML permettant de structurer informatiquement les informations relatives aux producteurs afin de publier les notices dans une interface web.

EAC est la version informatique de la norme ISAAR (CPF). Elle s’occupe de la structuration formelle des informations conformément à la norme qui se charge de la structuration intellectuelle des informations.

Nous avons également un survol sur comment télécharger, installer et configurer le logiciel ATOM.

ATOM est un logiciel libre de description archivistique. La première version de ce logiciel a été sponsorisée par le Conseil International des Archives de 2007 à 2012. Une version 2 du logiciel existe en version payante, celle qui est utilisée actuellement.

Pour finir, notre groupe a été soumis à un exercice de saisie de notice  ISSAR (CPF) dans le logiciel ATOM. Cet exercice fut concluant.

L’atelier 3 : a porté sur l’encodage en EAD des instruments de recherche et l’utilisation du logiciel Xmetal. Il a été animé par M. Pascal TANESIE.

Selon M. TANESIE, EAD est une ddt conçue par les archivistes américains. Il a pour vocation d’être utilisé par les archives du monde. XML  est un langage de balisage Pérenne.  XML évite la redondance des informations, aussi il permet d'utiliser les bases de données pour une meilleure qualité des informations.

Quant à Xmetal, c’est un éditeur  XML qui permet de structurer et d’automatiser la création de contenu. Il permet d’indexer, de créer des liens vers les instruments de recherche ou les archives numérisées.

 

Compte-rendu de cette journée par Monsieur Mamoudou SOW, Mali

 Introduction

L’an deux mil seize et le quatorze juin  a eu lieu dans les salles de stage et informatique, au CARAN, la 11ème  journée du stage technique international d’archive sur le traitement des archives, la pratique, organisé par la Direction Générale du Patrimoine aux archives nationales.

Déroulement 

Après les mots de bienvenue des administrateurs des modules à l’endroit des participants, les travaux pour les différents ateliers ont commencé par l’adoption du projet d’ordre du jour libellé comme suit :

-       règles d’analyse des unités de description et indexation des instruments de recherche par M. Alexis DOUCHIN

-       L’encodage en EAC des notices de producteurs et utilisation d’ATOM et de l’éditeur Oxygen, par M. Jean-François MOUFFLET

-       encodage en EAD des instruments de recherche et utilisation de l’éditeur Xmetal,  et Pleade, par M. Pascal TANESIE (salle informatique)

Ces différents points  ont été exposés, des exercices pratiques et restitution en plénière ont eu lieu. Il s’en est suivi des questions de clarification et d’information à la satisfaction générale des stagiaires.

Conclusion

La journée a pris fin à seize heures trente mn par les acclamations des stagiaires à l’endroit des facilitateurs.

 

Mercredi 15 juin  2016 (compte rendu par Madame Houda LAAROUSSI, Maroc)

Dans le cadre du deuxième module de traitement des archives, le 16 juin a été consacré à des présentations des exposés des stagiaires des différents pays qui ont exposé leurs expériences et leurs pratiques dans le domaine de l’archivistique.

L’après midi, on a eu le privilège de faire un voyage d’études à Tours. Après l’installation  à l’hôtel, on a eu une visite commentée du vieux Tours pour connaitre son histoire.

Cette journée s'est terminée par la visite du conseil départemental de Tours ou nous avons été accueillis par la directrice Mme Lydiane Gueit Montchal.

 

Jeudi 16 juin 2016 (compte-rendu par Madame Hasmae MAHER, Maroc)

 

Le 16 juin a été consacré à la visite des Archives Contemporaines d’Indre et Loire à Chambray où on a eu l’occasion d’assister à une présentation de cet organisme, de ses missions et de son personnel très qualifié et de voir de près ses dépôts d’archives et ses services administratifs : service de tri, service de numérisation et de photographie, service d’archéologie …

L’après midi, on a eu deux présentations : l’une relative à la conservation et la restauration des archives et l’autre concernant la collecte et l’archivage électronique.

Cette journée s'est terminée par la visite de la demeure du poète français Ronsard.

Vendredi 17 juin 2016

 

Lundi 20 juin 2016 (compte-rendu par Monsieur Karol SZEJGIEC, Pologne)

 

Lundi le 20 juin, nous avons revisité le site de Pierrefitte pour commencer le troisième module du stage, c'est-à-dire « Communication-restauration, numérisation ». La première session de ce module portait sur les problèmes de numérisation. Jessica Huyghe et Jean-Baptiste Vaisman ont présenté les stratégies de numérisation des Archives Nationales et de la Bibliothèque Nationale de France. On a discuté les questions importantes concernant chaque projet de numérisation comme : comment trouver les moyens financiers, comment réaliser le projet et quel étapes on doit suivre pour réaliser ce projet sans dégâts pour les documents. Pour finir la session du matin, Christian Reinhardt nous a raconté sur les projets de numérisation réalisés par les Archives d’État de la Hesse. Il a présenté les principes du choix de documents,  résultats des projets et les possibilités de coopération avec institutions partenaires (avec le cas particulièrement interposant de commercialisation des documents disponible gratuitement en ligne).

Pendant la session d’après-midi, nous avons eu l'occasion de visiter le bâtiment des Archives Nationales. Nous nous sommes divisés en deux groupes. Le premier groupe, guidé par Bruno Bonandrini, est parcouru les magasins des archives et pouvait connaître l'histoire de construction du site, son architecture et  les systemes moderne de climatisation et de sécurité incendie. En même temps, la reste des stagiaires a visité le département de conservation avec Marie Courselaud et Patricia Coste où ils ont pu observer les travaux des ateliers de photographie, de reliure et voir la production semi-industrielle des boites atypiques.

 

Mardi 21 juin 2016 'compte rendu par Madame Brigitte IMBASSA, République Centrafricaine)

Module conservation préventive, régie des fonds présentées par Mesdames COURSELAUD et COSTE á 9 h 30 minutes.

Les thèmes abordés étaient.

  • Matériaux et facteurs de dégradations ;

  • Dépoussiérage et conditionnement ;

  • Climat tropical.

L’objectif de ce module étaient d’identifier les causes de dégradations observées, savoir gérer les infestations et mettre en place un chantier, et aussi les adapter aux normes et à la réalité du terrain.

Il en résulte que dans les dépôts d’archives la conservation préventive renferme beaucoup de mesure s du fait que les conservateurs doivent mettre des barrières par des techniques de matériaux pour empêcher la propagation des moisissures sur Les documents , aussi en les isolants des lots suspects.

Les oratrices ont donné des explications nécessaires aux dépoussiérages sur la base de la démonstration des différents techniques de ces matériels et sur la gestion des infestation á base de support pédagogique, et fonction des informations concrètes au tour d’un bâtiment d’archives les conservateurs doivent prévoir les normes de la réalité du terrain.

 

 

 

Mercredi 22 juin 2016 (compte-rendu par Madame Hana SEICHTEROVA, République Tchèque)

 

Le 22 juin au matin nous avons entendu la présentation du thème : “Plan de Sauvegarde d´Urgence sur le site de Paris”, par M Hugo Pommier, chef de la sécurité du site de Paris. Nous avons reçu beaucoup d‘informations sur le plan de sauvegarde d'urgence, sur les procédures d´urgence et les fiches d´intervention.

La présentation était divisée en trois parties :

1. Présentation de la procédure d'urgence/procédure d'appels

2. Présentation des fiches d'intervention

3. Présentation des espaces de repli

 

Chaque partie a été bien expliquée par M Pommier qui a cité beaucoup d‘exemples. Évidemment les risques pour les fonds et collections lors de l'inondation à Paris. M. Pommier nous a expliqué les avantages et les désavantages du bâtiment historique pour les collections et pour le plan de sauvegarde d'urgence. Il a dit que le bâtiment est divisé en secteur pour faciliter le déplacement des fonds et des collections en cas d‘urgence. Le service de sécurité collabore avec les pompiers et réalise le programme de prévention. M. Pommier a dit que 80% des feux sont d‘origine électrique. Nous avons discuté des différentes sortes d‘extincteurs – eau, CO2 et à poudre et de leur utilité pour quel type de feu.

 

Les stagiaires ont posé beaucoup de questions sur le thème de la sécurité du site de Paris mais aussi/également du site de Pierrefitte-sur-Seine. Ils se sont intéressés aux problèmes de la protection des fonds et collections.

 

Jeudi 23 juin 2016 (compte-rendu par Madame Elena BRONNIKOVA, Russie)

Le jour de soleil (enfin !).

M. Jean-Pierre DEFRANCE a fait en bref le bilan du module « Conservation-restauration, numérisation ».

Soudain et impétueusement M. Christophe JACOBS est entré dans la salle par la fenêtre. Son apparition au milieu de nous a été très artistique tout comme sa présentation sur le thème « Coopération et partenariats internationaux ». Il a parlé de l’activité des organisations internationales (ICA / FIDA, AFD, UNESCO, BAD, AECID, AsF, BsF, CCAAA, ICOM, IFLA, ICOMOS ect), de la coopération, des partenariats et financements internationaux en matière de conservation et restauration des documents. Il a discuté les projets concrets de la coopération internationale et régionale avec nos collègues du Burkina Faso, Mali, Vietnam, Suisse. Sa présentation sur l’histoire, le rôle et les missions du Bouclier bleu était très interessante et importante. M. Christophe JACOBS nous a raconté l’histoire du sauvetage internationale des document des Archives de Cologne (Allemagne, 2009–2011) qui ont été endommagés par plusieurs catastrophes.

Après-midi : temps libre.

 

 

Vendredi 24 juin 2016 (compte-rendu par Madame Khatidiatou DIALLO, Sénégal)

 

Ce vendredi 24 juin 2016 dans la salle des stages, Archives nationales, Paris les différentes communications ont débuté  partir de 9h30.

L’introduction est présentée par Madame Brigitte Guigueno, SIAF ; elle a présenté le module et l’état des lieux des publics et des activités culturelles dans les archives. Histoire et mémoire, « La fabrique de l’histoire 2.0 : subir ou anticiper ? » : Table -ronde

Elle nous a expliqué  l’évolution du public en quelques décennies, la fréquentation des publics en archives.

Elle a parlé des différents types d’usagers qui peuvent être directs ou indirects, du visiteur fidèle au primo visiteur (classification des visiteurs d’exposition de la BPI).

Elle a aussi fait l’analyse de la carte des services d’archives ayant participé à l’enquête sur les publics durant la période  2013-2014.

On a aussi discuter sur les trois profils à savoir les marathoniens, les explorateurs et les traqueurs, sur les enjeux du publics de lecteurs et le public des activités culturelles ainsi que celui des internaute, de la politique des publics afin de mieux connaitre son public. L’introduction s’est achevée par les principaux défis à relever sur la communication, les TICs ainsi que les activités culturelles.

La présentation de Monsieur Jean-Pierre Bat, docteur en histoire, Archives nationales s’articule autour de : « Afrique : Les enjeux de mémoire partagée ».

Intervention illustrée par des exemples : Programme « mémoire partagée » autour des Archives de l’AOF et ses développements ; extension du programme du programme aux Archives de l’AEF avec le site « archives coloniales  Brazzaville» ; archives de la monarchie Merina et du projet British, cas des archives de ‘l’après’, c’est-à-dire le virage que représentent les archives (politiques) des Etats indépendants à la lumière de l’enjeu patrimonial (exemple du procès Habré).

Durant sa présentation Monsieur Bat nous a montré le site des Archives équatoriales Françaises (Brazzaville), Archives Africaines : Enjeux et expériences 2.0, la carte d’identité numérique, le projet EE. Les Archives de l’AOF sont à Dakar  avec la commande de Léopold Sédar Senghor d’où l’installation de  l’Ecole de Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes (EBAD) qui fut un prolongement de l’Ecole des Chartres.

Il a aussi parlé des procédures sur le procès de Habré avec de nouveaux paradigmes en nous montrant une vidéo des archives de Human rights et les archives de Habré qui se trouvaient au niveau de l’ancienne piscine des français dans le bâtiment de la DDS à Ndjaména en 2001.

La présentation de Madame Sophie Coeuré, professeur d’histoire contemporaine à l’Université paris-Diderot s’articule autour de « Les archives post-communistes : Destructions, conservation et valorisation face à la demande sociale (concurrencée par le web du point de vue mémoire) » ; intervention illustrée par un exemple : L’accès numérique aux archives des répressions staliniennes en Russie suivie d’un débat.

La communication a débuté par l’héritage par rapport à une archivistique communiste/socialiste avec trois phases ; violence et politisation ; public/privé ; un contre archivage. La théorie du maxisme-léninisme a comme principe professionnel et scientifique à travers une organisation d’une administration.

Les archives de la répression et des appareils de sécurité avec celles Stalinienne en Russie et URSS, une société brisée et recomposée ; la grande terreur 1937-1938 avec 800 000 morts mémoires officielles scolaires du Stalinisme répressions et grandes guerres patriotique.

On note aussi l’ouverture des archives, enjeux mémorial et ère 2.0 par la mobilisation citoyenne et savante, l’exemple de l’ONG Mémorial (1989). Les hésitations de la politique officielle Russe et la politisation du débat, site officiel Russe publiant des archives numérisées, mobilisation et pétition internationales pour l’ouverture des archives.

Il faut noter aussi qu’on n’avait pas de temps pour la présentation de Monsieur Ion Varta, Directeur des archives de Russie, Ukraine et Moldavie concernant l’histoire française, dans ce cas il sera reprogrammé au cours du module.

L’après midi on eu deux communications sur les archives orales au sein de l’Institut National de l’Audiovisuel (INA).

La présentation de Madame Eléonore Alquier, chargée de mission, s’articule autour de «  La chaine de traitement des archives audiovisuelles » ; Focus sur les plateformes de consultations déclinées par usage ; focus autour d’actions de valorisation dédiées aux fonds audiovisuels avec « Indépendances’, relatif au processus de décolonisation, notamment en Afrique du Nord et en Afrique noire suivie d’un débat.

Elle a commencé par un rappel historique de la création des archives de l’INA ainsi que quelques dates montrant l’évolution des activités au sein des archives. C’est entre 1996-2005 que l’INA s’est lancé un plan de sauvegarde et de numérisation de masse visant à assurer la pérennité de ses fonds et en 2016 son entrée dans l’ère du Linked data.

On a aussi visualisé l’organigramme de l’INA et qu’il existe deus fonds ; radio et télévision, mais aussi avec les nouveaux phénomènes de communication avec les radios filmées. La cartographie de la collectivité télé avec les chaines hertziennes (1947 à nos jours), public et privés depuis1995 et les câbles et satellites.

Le fonds des archives contient aussi les volumes du dépôt légal radio et TV avec 3 270 000 notices programmes pour 21 chaines Radio, ainsi que le traitement technique TV avec 2 856Heures. La chaine de traitement du dépôt légal est de la collecte à la diffusion, ainsi que le traitement documentaire du flux des programmes.

La présentation de Madame Agnès de Lens, responsable du service des archives écrites s’articule autour de  « La collecte des archives orales », objet, méthodes, outils, définition de l’entretien patrimonial, aspects juridiques ; etc. suivie d’un débat.

Elle nous a visualisé des vidéos sur différents entretiens au niveau de certaines personnes, elle a aussi expliqué la façon dont se déroulent les entretiens avec certaines personnalités. Cette séance est aminée par des vidéos ainsi les détails pour un montage de vidéo entretien. Il faut aussi noter la durée de communicabilité des archives audiovisuelles ainsi que leur diffusion au niveau de l’internet.

Les séances de communications ont pris fin à 17h00 avec une journée riche en débat.

Lundi 27 juin 2016 : Visite du Service historique de la Défense à Vincennes (compte

rendu par Farmata FAYE de la direction des archives du Sénégal)

 

Avec le module « communiquer et valoriser les archives » les stagiaires du STIA 2016 ont eu le privilège d’être reçus au Service Historique de la Défense, pour une visite officielle, dans ses locaux au Château de Vincennes, dans la matinée du 27 juin 2016.

A 9H les stagiaires ont été accueillis dans le hall

A 9H15 à la salle des cartes, Pavillon du Roi par Monsieur Henri ZUBER, conservateur en chef du patrimoine, adjoint du chef de service du SHD, Hélène SERVANT chef du centre historique des archives, Jean-François DUBOIS chef du département de la bibliothèque et le commandant Romain CHORON chef de la division archives orales nous ont souhaité la bienvenue. La présentation a commencé par Monsieur Henri ZUBER, et Madame Hélène SERVANT, Conservateur en chef du patrimoine, chef du centre historique des archives. Il nous a expliqué l’historique du service et des fonds conservés et organisés depuis le XVII éme siècle

Le SHD

- Créé le 17 janvier 1905 par décret entérinant la fusion des services historiques.

- Comprend 10 sites sur le territoire national

- Mémoire de la Nation en armes, depuis le XVII ème siècle à nos jours

- Des publications (catalogue 2014-2015 disponible)

- Politique de numérisation des archives

- Logiciel utilisé pour les archives: THOT

• Deux ateliers, répartis en deux groupes

Atelier 1 : « bibliothèque » par Jean-François DUBOIS chef du département, visite du service bibliothèque et archive

Atelier 2 : « archives orales » par le commandant Romain CHORON chef de la division a expliqué sur en diapo la procédure de la collecte:

- Les collections d’archives orales

- 2005 : une division pour toutes les armée

- Les témoignages oraux pallient les lacunes des fonds d’archives « classiques »

- La conduite des entretiens

- Les moyens d’enregistrements

- La lettre d’intention de donation

- Inventaire de l’entretien avec le Général Henri Bentégeat

On a terminé la visite par l’exposition « La mer en guerre » par la division Marine et a pris fin à 12H15, conformément au programme établi.

 

 

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Lundi 30 juin 2016 : Ouverture du STIA 2016 (compte rendu par Monsieur Mustapha BOURABIA, Algérie)

Aujourd'hui le 30 juin 2016 à la salle des stages des Archives nationales de France 9h30 :  La session 2016 du STIA  en été acculer par  M. Jean-Pierre DEFRANCE et Mme Sonia Salazar.

et ensuite M. Hervé LEMOINE  le Directeur des Archives France qui a prononcé un discours de bienvenue et des explications sur le stages et les buts du ce stage

Chaque stagiaire a fait une petite présentation (Nom, pays,et leur mission).

11h30 : départ au ministère de la culture pour avoir un badge qui nous permet de rentrer au foyer de ministère et aussi au différent  musée de paris

13h00 : M. Jean-Pierre DEFRANCE a fait une présentation sur le réseau des archives en France. Et L’ouverture de STIA 2016 et un repas de bienvenue.

14h00 : Mme Caroline BECKER, et Mme Anne-Marie Bruleaux font une présentation sur le portail international archiviste francophone (PIAF) des explications, exercices pratiques.

17h00 fin de la journée.

 

Mardi 31 mai 2016 : Présentation de l’Espace professionnel du PIAF (compte rendu par Monsieur Ahmed YESSAAD , Algérie)

Malgré je faisais un retard d’une heure ce matin là grâce à une interruption de trafic, je suis vraiment heureux et je suis sur que voue êtes aussi heureux de ce que nous avons réalisé aujourd’hui, n’est ce pas ?

Alors, on commença la journée par le portfolio Comment pouvons-nous créer notre propre profile, ajouter des curriculum vitae, joindre des fichiers, comment créer une page et choisir de la partager ou non ...etc.

Apres la pose de 11h, nous avons faits l’exercice 2 guide et répondre au questionnaire.

De 12 :30 à 14h un petit repas au restaurant universitaire puis le retour à la salle d’informatique pour composer des groupe, moi personnellement je faisais membre de groupe 08 dont je suis élu comme administrateur et bien sur c’est un grand honneur pour moi. Le sujet de débat était sur la problématique de stockage dans les magasins d’archives, quelles avenir et quelles solutions ?

Les interventions des collègues étaient tes intéressantes et bénéfiques.

 

Lundi 6 juin 2016

Après midi (compte-rendu par Madame Rosita Markova, Bulgarie)

Cet après-midi nous avions entendu encore une lecture trés interessante: “Les outils de gestion des documents diplomatiques”, présentées par Mme Françoise Watel. C’était une trés interessante et enrichissante présentation. Bref, nous avons reçu beaucoup des nouvelles connaissances sur le systhème d’archivage du Ministère des Affaires étrangeres et le Réseau des Archives en France.

Nous avons obtenu des clarifications sur:

-          Le Centre d’archives et de documentation (CAD) – ses fonctions générales, les outils de gestion des documents d’institution (enregistrement, plan d’urgence de préservation, le plan de classement des documents, le tableau de gestion et le bordereau d’élimination des documents, le process-verbal de déstruction des documents etc.).  

-          On a profité d’apprendre comment les Archives des Affaires étrangères se débrouillent avec la production numérique et la question de gestion papier – électronique: on va trouver la solution entre les principes de complémentairité et de concurrence entre les deux types d’archivage.

-          Parmi les points fortes de présentation c’était “Le portail “Diplomatie”- c’est un projet du portail interministèriel de la correspondence diplomatique.

Les stagiaires ont posé beaucoup des questions sur la politique d’archivage du Ministère, la structure des Archives et les rélations entre les sérvices d’archivists et d’autres directions du Ministère. Il y avait des questions des stagiaires des pays d’Allemagne, Cap Vert, Guinée, Cameroun etc.

              Les surprises de la journée ont continué avec des visites aux depôts des Archives, des salles des lectures pour les chercheurs et la bibliothèque. On a vu aussi les archives diplomatiques anciennes (depuis 1680).

 

 

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