Rapport annuel 2018 du PIAF

Introduction

 

L’année écoulée a été marquée par :

  • Les travaux de révision et de rédaction de nombreux modules du volet « Se Former ».
  • Les échanges avec le Conseil International des Archives (ICA) en vue d’un partenariat relatif à la formation à distance.
  • Les travaux en lien avec le volet dédié à la recherche archivistique
  • et ceux en lien avec la mise en place d’un système d’attestation.

 

1 - Suivi et fonctionnement du PIAF

  • Composition du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage n’a subi aucun changement cette année.

  • Réunions du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage s’est réuni en janvier 2018 à la Haute Ecole de Genève, à la Filière information documentaire (Suisse).

En outre, il a tenu deux réunions virtuelles par Skype (15 mai, 27 juin).

  • Webmestre

Mme Caroline Becker a poursuivi sa collaboration avec le PIAF en tant que webmestre. Elle a contribué fortement aux corrections de la nouvelle version du Portail. Parmi les nombreux travaux qu’elle effectue pour le Portail, elle a préparé les numéros17 et 18 du bulletin, le Cri du PIAF. Elle a suivi une partie de l’édition 2018 du STIA et elle a activement participé à la vie de l’espace E-Pro. Sans oublier, le suivi quotidien qu’elle fait du site, l’enrichissement des nouvelles et de nos pages Facebook, les réponses aux questions qui sont posées et la maintenance habituelle des contenus du Portail. Elle a été pleinement formée à l’utilisation de la chaîne éditoriale Scenari. Elle a travaillé en étroite collaboration avec Elisabeth Gautier-Desvaux pour la publication et la mise en ligne des modules 2,10, Introduction au cours 5, 11, 12. Elle a également travaillé avec Marcel Caya pour la mise en ligne du module 2 actualisé.

Elle a animé et participé aux travaux du groupe Attestations tout au long de l’année.

 

2 – Fusion des sites de l’AIAF et du PIAF

Le comité de direction de l’AIAF a émis le souhait lors de sa réunion annuelle en novembre 2017 que le site de l’AIAF soit désormais abrité sur le site du PIAF.

Des réflexions ont été menées au sein du comité de pilotage du PIAF sur la faisabilité technique et ergonomique d’un tel rapprochement. Eric Ferrante a soumis à l’AIAF une simulation.

Une réunion Skype a eu lieu le 19 juin 2018 (Christine Otis et Jonas Billy pour l’AIAF, Caroline Becker pour le PIAF). Ces propositions ont été discutées et il a été établi que l’AIAF devait mener des réflexions de son côté et en faire part au comité de pilotage du PIAF.

 

3 - Evolution du contenu

  • Se former

Un groupe de travail composé de Jean-Daniel Zeller et Marcel Caya a été mis en place pour travailler à la création d’un nouveau module de cours sur la gestion des documents numériques. L’auteure pressentie de ce module, Natasha Zwarich, de l’Université de Québec à Montréal, a soumis un plan qui est en cours d’examen.  Un document d’orientation sur la mise à jour de ce module a été soumis lors de la séance du comité de pilotage en janvier 2018. Jean-Daniel Zeller assure le suivi et pilotera aussi les adaptations nécessaires du module 7 : « Gestion et archivage des documents numériques ». Natasha Zwarich a commencé la rédaction dans le courant de l’été 2018 et les différents chapitres rédigés seront soumis à un comité de lecture retreint au fur et à mesure de leur rédaction.

Grâce au travail d’Elisabeth Gautier-Desvaux, de Marcel Caya et de Caroline Becker, sur le volet « Se former », les travaux ont grandement progressé. avec :

  • la mise en ligne d’un nouveau module dans le cours 5 (Introduction aux modules 11 et 12 portant sur « les publics »),
  • la mise en ligne prochaine de deux modules profondément remaniés et enrichis (modules 11 et 12),
  • l’actualisation et la mise en ligne de deux modules (modules 2 et 10).

L’élaboration d’un parcours d’initiation pour les internautes suit son cours. Il établit des liens précis entre les compétences métiers listées dans le référentiel métier de l’AAF et les passages du PIAF permettant d’acquérir ces compétences.

Le travail sur le glossaire se poursuit. Tous les termes à intégrer ont été listés. Aïda Chebbi va établir des liens entre les cours et le glossaire. Elle a en outre été dotée du logiciel Scenari et a été formée par Eric Castex afin de pouvoir effectuer les modifications mentionnées ci-dessus.

  • Se documenter

L’enrichissement de ce volet s’est poursuivi tout au long de l’année 2018. Un effort particulier a été fait cette année sur la bibliographie sous la direction de Madame Sabine Mas.

  • La bibliographie

En septembre 2017, un appel au bénévolat a été diffusé parmi les étudiants de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal pour participer à la mise à jour de la bibliographie sur une période de trois mois. Huit personnes ont constitué l’équipe de bénévoles dont la tâche était d’identifier, d’indexer et de traiter en format XML les nouvelles notices bibliographiques francophones en archivistique[1]. Étant donné l’ampleur de la tâche pour cette année encore, notons que les bénévoles n’ont en général pas eu le temps de compléter l’indexation de l’ensemble des sources leur étant attribuées. Il reste donc des sources qui seront à traiter à l’automne 2018. Au final, 733 nouvelles références ont été ajoutées, dont plus de 300 articles de la Gazette des archives. Plus de 400 documents PDF, soit des copies en libre accès ou des impressions de pages web, ont été joints. Cette équipe de bénévoles sera renouvelée à l’automne 2018.

Les désagréments et problèmes de fonctionnement, de recherche et d’accès comme administrateur dans la base de données liés au module Wikindx sont toujours présents. La bibliographie disponible en ligne sur le site web du PIAF ne reflète pas les mises à jour réalisées depuis les deux dernières années puisque des problèmes de connectivités ne permettent plus l’importation. Par conséquent, avec la contribution accordée par l’AIAF, il est prévu de procéder au transfert de l’ensemble des notices bibliographiques vers Zotero dès la fin de l’automne. Suite au transfert, la bibliographie du PIAF sera hébergée sur un des serveurs de l’EBSI.

Afin d’offrir un vocabulaire contrôlé pour l’indexation des notices bibliographiques du PIAF par l’équipe d’indexeurs bénévoles, nous avons mis à jour le thésaurus conçu en 2005 par Michèle Hudon, Jacques Grimard et Martine Cardin. Sept étudiants (dont deux non-archivistes) du cours SCI6133 Indexation et condensation ont réalisé à l’automne 2017, sous la supervision de Lyne Da Sylva, linguiste et professeure à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal, un travail pratique en lien avec cette mise à jour. Soixante termes ont été ajoutés ou corrigés au thésaurus dont la version PDF a été remise à l’hiver 2018 aux membres du comité de pilotage pour relecture.

Le travail de réflexion continue sur la question de savoir s’il faut se diriger vers un thésaurus (collection de mots-clés) ou établir une ontologie (réseau de mots-clés conceptuellement liés).

  • La webographie

La webographie est mise à jour régulièrement.

  • La rubrique « textes législatifs »

Une version préliminaire d'un premier travail présentant l'inventaire des textes légaux et réglementaires des pays francophones a été finalisée et soumise au Comité de pilotage (CP). Cette dernière sera complétée et mise à jour par les étudiants de la HEG - la filière  Information- sous la supervision de Basma Makhlouf-Shabou. Une nouvelle version plus aboutie sera envoyée au CP vers la fin juin 2019.

Le travail d’actualisation et de perfectionnement des autres rubriques de « se documenter » s’est poursuivi.

  • Le blogue des actualités

David Rajotte y fait un compte rendu hebdomadaire de toutes les actualités qui touchent le monde des archives francophones.

  • L’annuaire

L’Annuaire est toujours l’objet de révisions systématiques par notre webmestre Caroline Becker, qui continue à en assurer la mise à jour à partir de toutes les données disponibles.

Sur les recommandations du groupe de travail responsable des réflexions sur l’annuaire, le comité de pilotage a décidé, en janvier 2018, d’attendre une année de plus avant de statuer sur le sort de l’annuaire.

  • Les textes fondamentaux

Depuis quelques années, le comité de pilotage du PIAF souhaite rendre disponibles, pour les professeurs, étudiants et praticiens, des textes de base en archivistique. Malgré la mise en ligne d’un nombre croissant d’articles et de textes, le besoin d’identifier des incontournables pour acquérir ou revoir les notions de base demeure. C’est dans ce contexte que les travaux se poursuivent, avec les responsables de la bibliographie, afin de vérifier la faisabilité de lier les objectifs des deux projets, en marquant dans la bibliographie, les textes jugés fondamentaux.

  • Espace professionnel

L’espace professionnel du PIAF a gagné cette année 125 membres. La communauté comprend 1’430 membres actifs au 17 septembre 2018.

  • Le volet « Recherche »

En plus d’un document de présentation et d’orientation remis au CP en janvier 2017, un projet proposant une structuration de cette nouvelle rubrique a été remis au CP cette année. Cette proposition a permis d’esquisser, avec des exemples de contenus à l’appui, la présentation des éléments suivants :

  • Listes des programmes  et groupes académiques francophones offrant des opportunités de mener des recherches en archivistiques dans des universités, écoles, unités, centres et laboratoires de recherche ;
  • Ressources méthodologiques : liste des ressources méthodologiques en sciences de l’information et en archivistique ;
  • Financements et soutien à la recherche : liste alphabétique des organismes de financement et de soutien de pays francophones ;
  • Liste des études & recherches réalisées dans le domaine archivistique ;
  • News : Appel à contribution, conférences, bourses (sous forme d’icone News ou agenda).

Cette proposition a été discutée lors de la séance du CP de janvier 2018 et une maquette sera développée afin de saisir concrètement la portée et la pertinence de cette proposition et sa structure. Ceci devrait aider à la mise en place ultérieure de cette nouvelle rubrique.

 

4 – La mise en place d’un système de validation par attestations sur le PIAF

Le groupe chargé du projet de mise en place des attestations (Anne-Marie Bruleaux, Caroline Becker, Mor Dieye, Eric Castex, Eric Ferrante) à l’intention des internautes du PIAF a tenu trois réunions via Skype qui se résument aux éléments suivants :

  • la réunion du 9 avril 2018 a été consacrée :
    • au public du PIAF auquel les attestations sont destinées ;
    • aux conditions de validation des attestations ;
    • à la forme que prendront les attestations ;
    • aux modalités d’examen et au nombre d’heures nécessaires pour l’obtention d’une attestation.
  • la réunion du 23 mai 2018 concernait les points suivants :
    • l’application informatique et logicielle à utiliser pour la mise en œuvre du questionnaire des attestations. Les deux Erics avaient estimé que E-Pro du PIAF est compatible avec Moodle pour l’élaboration du questionnaire ; E Pro sera utilisé pour la création de compte et l’inscription des candidats aux tests. Une plateforme Moodle dédiée à l’évaluation des connaissances et aux attestations sera intégrée au PIAF et reliée aux comptes E Pro.
    • les contenus des attestations ont été discutés et il a été confié à Anne Marie Bruleaux, Mor Dieye et Caroline Becker de réfléchir aux thèmes sur lesquels porteront les questions et de faire des propositions ;
    • les modalités de délivrance des attestations ont été abordées avec tout ce que cela comporte de contrôles des internautes, etc.
    • il a été décidé que le groupe de travail se divisait en deux groupes travaillant en parallèle : un groupe qui se consacre au contenu des évaluations (Anne-Marie Bruleaux, Mor Dieye, Caroline Becker) ; un groupe qui se consacre à la faisabilité technique (Eric Castex, Eric Ferrante, Caroline Becker)
  • la dernière réunion du 2 juillet 2018 était relative :
    • à la structuration des formulaires des tests (probablement une quarantaine de questions pour chaque évaluation) ;
    • aux grands thèmes qui seront concernés par les tests (4 thème de la chaîne archivistique qui sont les 4 parties du référentiel métier de l’AAF) ;
    • au calendrier de réalisation des tests.
  • au cours de la dernière réunion, il a été demandé à chacun des trois membres du groupe chargés du contenu des tests d’envoyer une trentaine de questions sur le thème « tri et le classement ».

Le programme de l’apprentissage sur le PIAF correspondra aux compétences listées dans le référentiel métier de l’AAF. L’évaluation des connaissances sur le PIAF se déroulera en quatre étapes d’une heure (à priori). Chaque teste comprendra une série de questions portant sur une des étapes de la chaine archivistique. Les tests seront corrigés automatiquement par la machine qui se chargera d’envoyer ou non l’attestation finale.

 

5 – Promotion

La croissance des consultations de la page Facebook du PIAF se poursuit. La page est toujours couplée à Twitter ce qui permet de publier simultanément les actualités sur les deux réseaux sociaux.

Le système de promotion payante des publications sur Facebook a été utilisé deux fois en 2018.

La page a dépassé les 1’221 « likes » en septembre 2018. Elle est suivie par 1'250 personnes.

Le PIAF n’a pas fait l’objet de communications spécifiques cette année. Mais une brève présentation du PIAF sera faite par Basma Makhlouf-Shabou aux participants francophones de la formation organisée conjointement par le Programme pour l’Afrique et le Programme de formation du CIA novembre prochain lors du Congrès de Yaoundé.

Le Portail a été par contre été l’objet de deux publications :

- Didier GRANGE, « Des nouvelles du Portail International Archivistique Francophone (PIAF) », Info AAFB, n. 24, avril 2018, pp.34-35.

https://docs.wixstatic.com/ugd/0f8d31_31ade5a3ea1f46b6a7a98256a0eeb78f.pdf

- Caroline BECKER et Didier GRANGE, « Quand une communauté professionnelle se mobilise et coopère : le Portail International Archivistique Francophone (PIAF) », Anuario Escuela de Archivología [Cordoba], n.9, 2017, pp.23-42.

 

6 - Réponse du public – statistiques

Du 1er janvier au 21 novembre 2018, 103’709 visiteurs ont fréquenté le PIAF.

On a comptabilisé presque 4,5 millions d’accès au site sur la même période de temps.

L'origine géographique des Piafnautes reste sensiblement la même que les années précédentes: France, Canada, Côte d'Ivoire, Maroc, Algérie, Cameroun, Belgique, Tunisie, Sénégal et Suisse.

Le temps passé par chaque internaute sur le portail est conséquent : 25,1 % des visiteurs passent plus de 3 minutes sur le portail et 10,8 % plus d’1 heure désormais.

 

7 – Le PIAF au STIA

Le PIAF a été intégré dans le programme du STIA 2018. Une journée et une matinée (animées par Anne-Marie Bruleaux et Caroline Becker) ont été consacrées à la présentation du PIAF et de son espace professionnel E Pro.

Nous avons bénéficié d’une salle informatique très bien équipée cette année pour présenter le portail.

En dépit de l’accord signé entre l’AIAF et le département de la formation du Ministère de la Culture français, le PIAF ne joue plus qu’un rôle marginal dans l’organisation et le déroulement du STIA.

 

8 – Futur

Le projet de partenariat entre l’Association Internationale des Archives Francophones (AIAF) et le Conseil International des Archives (ICA) concernant le PIAF, initié il y a une année, est à bout touchant. L’AIAF et l’ICA devraient signer un accord dans les mois qui viennent. Ce partenariat permettra aux deux entités de progresser dans leurs efforts visant à mettre à disposition des archivistes et des personnes intéressées par l’archivistique des outils de formation performants ainsi que des informations de qualité. C’est aussi pour toutes les personnes engagées envers le PIAF au fil du temps un signe fort de reconnaissance et d’encouragement pour l’avenir.

Le volet consacré à la recherche, mentionné plus haut, se dessine lentement. Il devrait apporter de la nouveauté au site, en offrant un espace bienvenu aux chercheuses et chercheurs en archivistique.

Finalement, espérons que l’année prochaine, le système d’attestation tant attendu par la communauté sera opérationnel, ce qui représenterait un grand changement et répondrait à une demande insistante de la communauté des utilisateurs du Portail.

 

9 – Remerciements

Il y a déjà treize ans que le PIAF a été lancé officiellement. Pour un projet de ce type, c’est un sacré bail. Depuis lors, il ne cesse d’évoluer, de se transformer, d’ajouter de nouveaux services au noyau initialement mis à disposition. Comme je l’indiquais l’année dernière, la vie et le développement du PIAF reposent sur un réseau international de bonnes volontés et sur une somme considérable de travail. Aussi je réitère mes sincères remerciements aux membres du Comité de pilotage et à ceux du Comité de direction de l’AIAF, ainsi qu’aux institutions dont ils dépendent. Année après année, le PIAF est soutenu financièrement par les Archives de l’Etat en Belgique, le Service Interministériel des Archives de France, la Bibliothèque et Archives Canada, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les Archives fédérales suisses. Qu’elles en soient vivement remerciées. Notre gratitude va également à Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante, qui accompagnent le PIAF et font constamment évoluer le projet. Finalement, un merci tout spécial aux auteurs des modules et à toutes les personnes qui font que le PIAF va de l’avant en rendant de précieux services à la communauté archivistique internationale et à toutes les personnes intéressées par l’archivistique.

 

Pour le Comité de pilotage du PIAF, Didier Grange, Président.

Genève, le 22 novembre 2018

 


[1] Il s’agit de : Simon Laure Guitard, Marilou Campeau, Anne Herbreteau, Godefroy Clément, Côté-Lapointe, Soumia El Jilali, Lisandra Cortina, et Linda Popik. Que tous et toutes soient vivement remerciés pour leur aide.