Rapport annuel du PIAF-2016

 

PIAF

PORTAIL INTERNATIONAL ARCHIVISTIQUE FRANCOPHONE

RAPPORT ANNUEL 2016

 

Introduction

 

L’année écoulée a été marquée par :

 

1 - Le lancement de la nouvelle version du PIAF, le 27 avril.

 

2 - Les nombreux travaux de révision en cours dans les modules du volet « Se Former ».

 

3 - L’utilisation du PIAF, comme les trois années précédentes, dans le cadre du Stage Technique International des Archives (STIA).

 

4 - Les efforts particuliers consentis en matière de promotion par le biais de présentations et de publications dédiées au PIAF.

 

 

1 - Suivi et fonctionnement du PIAF

 

• Composition du Comité de pilotage

 

Le Comité de pilotage n’a pas subi de changement au cours de l’année. Plusieurs membres ont confirmé leur intention de passer la main dans un avenir assez proche. Différentes personnes ont été approchées afin de compenser leur départ.

 

 

• Réunions du Comité de pilotage

 

Comme de coutume, le Comité de pilotage s’est réuni en janvier 2016 aux Archives nationales, à Paris.

 

En outre, il a tenu deux réunions virtuelles par Skype.

 

 

• Webmestre

 

Mme Caroline Becker a poursuivi sa collaboration avec le PIAF. Elle a contribué fortement à l’élaboration, au lancement et aux corrections de la nouvelle version du Portail. Parmi les nombreux travaux qu’elle effectue pour le Portail, elle a préparé les numéros 12 et 13 du bulletin, le Cri du PIAF. Elle a suivi une partie de l’édition 2016 du STIA et elle a activement participé à la vie de l’espace E-Pro. Elle a aussi assuré le suivi quotidien du site, l’enrichissement des nouvelles et de nos pages Facebook, les réponses aux questions qui sont posées et la maintenance habituelle des contenus du Portail.

 

2 – Nouvelle version du PIAF

 

Cette année a été marquée par le lancement de la nouvelle version du PIAF le 27 avril 2016.

Cette transformation était devenue indispensable sur le plan technologique. En effet, le logiciel que nous utilisions depuis 2009 pour diffuser le PIAF était devenu obsolète. Le système était très lent et la demande de consultation trop importante. Plusieurs fois au cours de l’année 2015, l’accès au PIAF a été rendu impossible du fait de cette fragilité technologique. Eric Castex et Eric Ferrante ont donc proposé l’installation d’un nouveau logiciel, plus en adéquation avec nos besoins : le logiciel Drupal. Il est utilisé pour les rubriques « Présentation », « Se former » et « Se documenter ». Pour la rubrique « E Pro », le logiciel Mahara a été conservé. La version la plus récente a été installée.

 

Cette transformation répond aussi à un besoin : faciliter la navigation en proposant une configuration plus intuitive, plus aérée. Une partie de nos réflexions a donc porté sur l’ergonomie du Portail et en particulier sur l’ergonomie de la page d’accueil.

 

Enfin, cette refonte a eu pour objectif de transformer, sans le pervertir, l’esprit du PIAF.

La philosophie qui a présidé à toutes nos réflexions, a un peu évolué par rapport aux premiers temps du PIAF, il s’est agi pour nous de placer le métier de l’archiviste au cœur du nouveau PIAF. Le Portail est aujourd’hui devenu un outil pédagogique et un outil professionnel.

 

Les commentaires au sujet de la nouvelle version sont positifs. Nous devons encore de temps en temps effectuer quelques ajustements ou modifications. C’est là le lot de tout produit de ce type. Il faudra encore attendre quelques mois pour faire un vrai bilan de l’opération avec le recul nécessaire.

 

A noter que ce projet a mobilisé le PIAF et ses acteurs pendant trois ans au moins. Nos plus vifs remerciements vont au groupe de travail qui a mené à bien ce projet, placé sous la responsabilité d’Hélène Cadieux, ainsi qu’Eric Castex, Eric Ferrante et Caroline Becker. Leur travail a permis de transformer un souhait en un véritable produit.  

 

3 - Evolution du contenu

 

• Présentation

 

Les textes de la rubrique Présentation du Portail ont été élagués et remaniés en profondeur. Certaines sous-rubriques ont été fusionnées afin d’afficher une version plus synthétique et plus actuelle de ce que sont les contenus et les acteurs du PIAF.

 

 

• Se former

 

L’intégralité des contenus pédagogiques de cette rubrique ont été basculés (formats html et PDF) de l’ancienne à la nouvelle version du Portail en février-mars 2016. La transformation principale réside dans la présentation de la page d’accueil des modules de cours et dans la présentation des différents modules de cours en eux-mêmes.

 

L’élaboration d’un parcours d’initiation pour les internautes débutants suit son cours. Un espace dédié aux questions-réponses types -organisé par profil d’utilisateurs du PIAF (enseignant, chercheur, étudiant, professionnel aguerri, professionnel débutant, particulier etc.)- est également en cours de réalisation.

 

Un texte révisé pour le module 2 (Notions générales d’archivistique) a été préparé par Bruno Delmas ; il sera mis en ligne dès que la révision en sera terminée.

 

La nouvelle mouture de la partie numérisation du module 9 (Reproduction par microfilmage et numérisation), remaniée par son auteur Patrick Perrot, est maintenant en ligne. Cet enrichissement vient combler une des plus grandes lacunes de l’offre pédagogique du Portail. Il vient également répondre à une demande forte des internautes en la matière, internautes qui se disent très satisfaits résultat. Nous sommes à la recherche d’une personne qui pourrait réviser en profondeur  la partie consacrée au microfilmage. 

 

Plusieurs modules sont en cours de révision, soit par leur auteur original, soit par de nouveaux auteurs. Le module 3 sur la législation et la règlementation est en cours de révision majeure les travaux été ralentis en cours d’année en raison de l’adoption prochaine de nouveaux textes législatifs et réglementaires en France. Le module 8 sur «Préservation et Restauration» est toujours l’objet de révisions par l’auteure originale, Anne-Marie Bruleaux. 

 

Grâce au travail d’Elisabeth Gautier-Desvaux, la remise à jour de plusieurs modules a grandement progressé. Les révisions du module 10 (Bâtiments) par Rosine Cleyet-Michaud sont déjà très avancées; elles seront complétées à l’automne par l’intégration de contenus sur la situation dans les climats tropicaux. Les modules 11 et 12, précédés d’une introduction générale du cours 5 sur les publics par Brigitte Guigueno, sont aussi révisés; le module 11 est en cours de réécriture exhaustive par Jeanne Malle, qui prévoit aussi l’intégration de deux développements essentiels : la communication en ligne des documents et leurs conditions de réutilisation.  Le module 12 sur la valorisation est révisé et augmenté par Jacqueline Ursch pour tenir compte des nouvelles pratiques d’intervention éducative et culturelle.

 

Tous les autres modules seront systématiquement relus afin de désigner ceux qui devront être remis à jour prioritairement, soit par des modifications mineures, soit par des remaniements en profondeur.

 

 

• Se documenter

 

Tous nos efforts d’enrichissement de contenus en 2016 se sont concentrés sur le volet « Se documenter ». Longtemps resté « en attente », il offre maintenant une véritable boîte à outils à l’intention des professionnels des archives et des chercheurs en archivistique. Trois nouveautés majeures sont à noter : la bibliographie d’archivistique francophone, la galerie multimédia et le blogue des nouvelles qui agitent chaque semaine le monde des archives francophones.

 

La bibliographie

La nouvelle bibliographie d’archivistique francophone du PIAF est en ligne ! Les modifications ont porté sur le fond et sur la forme.

Sur le fond tout d’abord : le volume de notices en ligne a considérablement augmenté. Cette opération s’est accompagnée d’une remise à jour des notices déjà disponibles quand cela était nécessaire.

Le logiciel open source que nous utilisons pour stocker et organiser ces données est Wikindx. Il permet de créer un outil de recherche bibliographique très performant. Deux niveaux de consultation sont aujourd’hui à la disposition des internautes, un niveau simple pour les internautes qui ne souhaitent pas s’inscrire, un niveau plus sophistiqué pour les inscrits. Ce dernier permet de paramétrer ses recherches très finement.

Pour ce qui est du fonctionnement, ce nouvel outil offre, comme Zotero, la possibilité de constituer et de sauver des listes de notices dans un panier exportable, d’opérer des croisements de thèmes ou d’auteurs. Vous pouvez également créer votre propre bibliographie ou votre propre groupe d'utilisateur, soumettre de nouvelles références, ajouter des notes et commentaires aux références, et bien plus!

La galerie multimédia

L’accent a été mis aussi sur les galeries multimédia. L’objectif est de proposer, à terme, une banque d’images complète sur le métier de l’archiviste et ses pratiques. Nous nous sommes dotés du nouvel outil dédié aux galeries multimédia que propose Drupal. Cela nous a permis de construire des galeries d’image sur les étapes de la chaîne archivistique par exemple. Nous avons également mis en ligne, grâce au soutien des Archives nationales (France), une série d’interventions filmées sur le thème de l’évolution des publics.

Ces galeries restent toutefois incomplètes et très franco-québécoises.

Le blogue des actualités

David Rajotte y fait un compte rendu hebdomadaire de toutes les actualités qui touchent le monde des archives francophones.

L’annuaire

L’Annuaire est toujours l’objet de révisions systématiques par notre webmestre Caroline Becker, qui continue à en assurer la mise à jour à partir de toutes les données disponibles.

 

 

 

Espace professionnel

 

 

L’espace professionnel du PIAF a gagné cette année 135 nouveaux membres (90 en 2015). La communauté comprend 1115 membres actifs au 26 juillet 2016.

 

Aucune modification profonde n’a été apportée en 2016 au fonctionnement de cet espace si ce n’est la mise à jour de la version de Mahara. Le basculement sur la nouvelle version des contenus de E Pro, des comptes et des profils des membres, s’est opéré sans problème.

 

 

 

4 – Promotion

 

Le Comité de pilotage a décidé de mettre l’accent sur la promotion du Portail. Il lui est apparu que celui-ci jusqu’alors avait fait l’objet de peu de publications et d’un nombre assez restreint de présentations.

 

Le PIAF a été présenté lors de conférences associatives à différentes reprises lors de l’exercice écoulé :

 

-  à Rabat, aux Archives nationales du Maroc, lors de la Journée nationale des Archives :

 « Le Portail International Archivistique Francophone (PIAF). Une brève introduction » [2015]

[Didier Grange]

 

- à Troyes, lors du Forum des Archivistes français organisé par l’Association des Archivistes Français :

« Créer une communauté apprenante entre archivistes via internet: le PIAF et ses nouveaux outils »

[Françoise Lemaire, Simon Côté-Lapointe et Didier Grange]

 

- à Montréal, lors du congrès annuel de l’Association of Canadian Archivists (ACA) :

« Portail International Archivistique Francophone and its New Features »

[Sabine Mas, Marcel Caya, Simon Côté-Lapointe et Didier Grange]

 

- à Québec, lors du congrès annuel de l’Association des Archivistes du Québec (AAQ) :

« Refonte du Portail International Archivistique Francophone (PIAF) : de nouveaux outils pour une communauté apprenante en archivistique sur le web »

[Sabine Mas, Marcel Caya, Simon Côté-Lapointe et Didier Grange]

 

- à Seoul, lors du congrès quadriennal du Conseil International des Archives (ICA) :

« Le Portail International Archivistique Francophone (PIAF) : un projet, ou outil, une communauté »

[Françoise Lemaire, Basma Makhlouf-Shabou et Didier Grange]

 

Il a été aussi l’objet de différentes publications :

 

Didier GRANGE, « Le Portail International Archivistique Francophone (PIAF) fait peau neuve », Archivistes !, 118, juillet-septembre 2016, p.18.

 

Didier GRANGE, « Un portail archivistique à découvrir : le PIAF (Portail International Archivistique Francophone ?) », Flash, 32, p.15 (en français et en anglais)

 

Didier GRANGE, « Une nouvelle version du Portail International Archivistique Francophone (PIAF) est disponible », Bulletin de l’AAFB (à paraître).

 

D’autres publications sont en cours d’écriture et devraient paraître en seconde partie d’année ou en 2017.

 

Quant à la croissance des consultations de la page Facebook du PIAF, elle se poursuit. La page est maintenant couplée à Twitter, ce qui permet de publier simultanément les actualités sur les deux réseaux sociaux. Le système de promotion payante des publications a été utilisé une fois au premier semestre 2016, pour l’annonce du lancement du nouveau Portail. Cette actualité a été vue/lue par plus de 5’000 personnes.

 

5 - Réponse du public - statistiques

 

Il est difficile de donner des résultats pour ce qui concerne les statistiques en 2016. Le changement de version qui a eu lieu au mois d’avril a eu des conséquences inattendues sur les résultats de la fréquentation du site : ils ont baissé de manière suspecte. Certainement que l’introduction de la nouvelle version a créé des perturbations au niveau des instruments qui nous permettent de décompter les visiteurs. Nos collègues techniciens sont en train de chercher l’origine du problème. Toutefois, entre le 1^er janvier et le 23 août de cette année, le nombre d’utilisateurs du PIAF s’est élevé à 102'000. Pour rappel, en 2015, plus de 170'000 personnes différentes avaient visité le PIAF et utilisé les ressources que le Portail met à disposition. La durée moyenne des sessions a été de 3,25 minutes. Les utilisateurs proviennent dans l’ordre de : France, Côte d’Ivoire, Canada, Algérie, Maroc, Cameroun, Tunisie, Sénégal, Belgique et Suisse. A noter que la fréquentation d’Angleterre, des Etats-Unis, du Soudan et d’Haïti a notablement progressée. Il en va de même pour les utilisateurs de Russie et de certains pays de l’est de l’Europe.

 

L’usage sur  mobile est plus soutenu que par le passé. Ainsi, 12,3% des consultations ont été effectuées par le biais de téléphones et 4,5% par le biais des tablettes.

 

6 – Le PIAF au STIA

 

Le PIAF a été, pour la quatrième année consécutive, un élément central dans l’organisation et le déroulement du STIA 2016. Une journée et une matinée (animées par Anne-Marie Bruleaux et Caroline Becker) ont été consacrées à la présentation du PIAF et de son espace professionnel E Pro.

 

La mise à disposition de l’Espace professionnel avant le début effectif du stage permet aux collègues stagiaires de se préparer et de travailler avant leur arrivée à Paris. E Pro permet également aux différents formateurs de prendre contact avec leur future audience et d’en mesurer les forces, les faiblesses et les attentes. Les contenus pédagogiques du PIAF sont utilisés tout au long de la formation pour servir de base et d’enrichissement aux formations dispensées.

 

Cette année, l’espace professionnel a beaucoup été utilisé par les collègues stagiaires et les formateurs avant et pendant le stage. La totalité des présentations powerpoint a été enregistrée sur E Pro ce qui représente une amélioration très remarquable par rapport aux années précédentes.

 

Les collègues stagiaires se sont beaucoup servis des contenus pédagogiques du PIAF et en particulier de la nouvelle section 2 du module 9 sur la numérisation, pour compléter la formation dispensée. Leurs retours sur cette nouvelle section sont extrêmement élogieux.

 

7 – Futur

 

Bien que l’année 2016 soit marquée par le lancement de la nouvelle version du Portail, il est déjà temps de penser à l’avenir. Aussi, nous avons entamé des réflexions et établi des contacts dans le cadre du Plan stratégique de l’AIAF pour les années 2016-2020. Un certain nombre d’objectifs dans ce document concerne le PIAF. Ils sont relatifs au fonctionnement même du portail, à des modules à créer pour compléter l’offre du volet « Se former », à la mise à jour de la bibliographie francophone, à la création d’un MOOC et à la certification. A cela s’ajoute encore la possibilité de développer un nouveau volet consacré à la recherche archivistique dans la Francophonie, dont les contours sont encore à préciser.

 

8 – Remerciements

 

Le PIAF n’existerait pas sans la mobilisation et le travail de différentes personnes et institutions. J’adresse donc mes très sincères remerciements aux membres du Comité de pilotage du PIAF et à ceux du Comité directeur de l’AIAF, ainsi qu’aux institutions dont ils dépendent. Mes pensées et remerciements vont aussi aux institutions qui soutiennent financièrement le PIAF, tout particulièrement les Archives de l’Etat en Belgique, le Service Interministériel des Archives de France, la Bibliothèque et Archives Canada, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les Archives fédérales suisses. Sans oublier Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante, nos fidèles et efficaces partenaires dans cette aventure, ainsi que les auteurs des modules et des textes. Les efforts conjugués de toutes ces institutions et personnes font que le PIAF est une réussite qui perdure et évolue.

 

Pour le Comité de pilotage du PIAF,

Didier Grange

Président

Genève, 19 septembre 2016