STIA 2015 : journal de bord

STIA 2015 musée Carnavalet
STIA 2015 au Musée Carnavalet

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Lundi 30 mars 2015 : Ouverture du STIA 2015 (compte rendu de MonsieurLakhdar BELABIDI, Algérie)

Aujourd'hui le 30 mars 2015 à la salle des stages des Archives nationales de France 9h30 :  La session 2015 du STIA  a été ouverte par Mme Karine ROBERT et M. Jean-Pierre DEFRANCE et Mme Caroline BECKER

 M. Hervé LEMOINE  le Directeur des Archives France qui a prononcé un discours de bienvenue puis a donné des réponses aux questions des stagiaires.

Après le départ de Monsieur le Directeur de la salle chacun des stagiaires a fait une brève introduction sur lui-même et sur son poste de travail et son institution. Monsieur Jean-Pierre Defrance a ensuite présenté les formateurs, leurs expériences professionnelles et scientifiques.

A 12h00 : nous avons eu un repas de bienvenue

à 14h30 : Mme Karin ROBERT a fait une présentation sur le réseau des archives en France.

Puis nous avons visité le siège des archives nationales de France : très belle exposition, trésor riche, visite bien organisée.

17h00 : fin la visite.

Mardi 31 mars 2015 : Présentation du Portail International Archivistique Francophone-PIAF- Compte rendu de Madame Alima THARI, Algérie.

Aujourd’hui, à la salle des stages au Archives nationales, 87 rue vieille du temple 75003 paris (France), le PIAF a été présenté devant nous, les 31 stagiaires venant de 22 pays, avec Madame Caroline  BECKER et madame Anne Marie BRULEAUX.

Ce cours est programmé le 2ème  jour du stage technique internationale des archives 2015 sous le titre « utilisation du PIAF (portail international d’archivistique francophone).

Ce cours est en deux parties : une partie théorique et une partie pratique.

1- Partie théorique :

les chefs du module nous ont expliqué ce qu’est le PIAF, ses objectifs et l’équipe pluridisciplinaire et internationale gère le PIAF. On nous a ensuite présenté comment se fait l’accès au le site  et comment naviguer entre les différentes rubriques de formation, de documentation et de communication.

2- Partie pratique :

Nous avons fait des exercices pour pratiquer et explorer les offres du site PIAF. Chaque stagiaire a écrit un commentaire.

A la fin de cours nous comprenons que le PIAF est une réseau social très important pour prendre et partager les informations et les expériences dans le domaine archivistique et que c’est une outil d’aide et de recherche.

Mercredi 1er avril 2015 : Présentation d’Epro 

Compte rendu de Madame Malika CHEKLAT, Algérie.

La journée du mercredi 1er avril été consacrée à l’utilisation du Piaf et faire connaître les différentes options de cet outil, en intégrant des textes, des images... afin d’échanger et de communiquer avec la communauté du PIAF. Des exercices pratiques ont été réalisés pour nous familiariser avec cet outil de professionnel que je trouve très utile et intéressant.

Jeudi 2 avril 2015: législation et coopération internationale (compte rendu de Madame Anke STRASSENBURG, Allemagne)

Le matin de ce quatrième jour du stage était consacré aux questions de la communication, diffusion et réutilisation des archives qui se posent surtout sur l’internet et la numérisation. Monsieur Bruno Ricard (conservateur général du patrimoine et chargé de mission pour les affaires juridiques auprès du directeur des Archives de France, SIAF) nous a expliqué les lois et les règlements en France. La loi du 15 juillet 2008, qui était élaborée depuis 1990, permet de nouveau l’accès gratuit, traite pour la première fois les archives électroniques et définit les archives publiques. Très intéressant est le fait qu’elle règle les archives des hommes politiques de l’État qui étaient avant souvent détruites – un problème dans beaucoup de pays comme la discussion avec les stagiaires le montrait. Aujourd’hui les ministres en France déposent leurs dossiers très sensibles aux Archives de France. Mais avant l’expiration des délais, l’accès dépend de leur accord. Avec ce règlement, les archivistes français sont satisfaits et ils souhaitent seulement l’application par les hommes politiques locaux.

Madame Marie Ranquet (conservateur du patrimoine au bureau de l’accès aux archives et de la diffusion numérique, SIAF) a continué l’exposé sur le problème de l’accès aux archives, une matière très complexe surtout à cause des délais différents et la protection des données sur la vie privée.

Dans l’après midi Madame Odile Welfele (conservatrice générale du Patrimoine, chargée de mission pour les affaires internationales et le développement, SIAF) nous a informé sur la coopération archivistique internationale. Elle s’inscrit dans la politique internationale du Ministère de la Culture et de la Communication et s’adresse à une grande partie au monde francophone. Depuis 1951 le stage technique international constitue un élément majeur de la politique internationale des Archives de France.

Dans l’exposé suivant Monsieur David Leitch (Secrétaire Général, ICA) a présenté le Conseil international des Archives face aux défis contemporains. Il était très intéressant pour les stagiaires de savoir comment devenir membre de l’ICA. En plus une discussion sur la différence entre les professions archivistiques et les bibliothécaires a eu lieu.

Vendredi 3 avril 2015 : Visite à l’École nationale des chartes (ENC), compte rendu de Mr Jörg PAWELLETZ, Allemagne (archives de Rhenanie-Palatinat à Coblence)

Toute la journée était consacrée aux formations archivistiques. Elle avait lieu à la nouvelle location de l’ENC (65, rue de Richelieu) parce que l’ENC a déménagé en octobre dernier, quittant sa location traditionnelle à la Sorbonne. Les stagiaires ont été accompagnés par Mr Jean-Pierre DEFRANCE et ont été accueilli par Mr Jean-Michel LENIAUD, directeur de l’ENC.

Après, Mme Elisabeth GAUTIER-DESVAUX (conservateur générale du patrimoine), qui avait organisé cette journée, a donné une introduction à partir du référentiel-métiers (composé et mis en vigueur par l’association des archivistes français (AAF)) et elle a présenté le panorama des formations universitaires en France. En ce moment, 16 de 73 universitaires en France offrent une formation archivistique généralisée ou spécialisée. Mme Christine MARTINEZ (directrice des archives départementales de Saint Quentin -en-Yvelines) et Mr Pierre CHASTANG (professeur et directeur du master 2 de l’université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines) ont dans la suite expliqué les objectifs et les contenus du master 2 « master de la culture-archives » pour approfondir l’exposé de Mme GAUTIER-DESVAUX.

Mme Christine NOUGARET, professeur à l’ENC, a présenté l’École nationale des Chartes et ses formations archivistiques (diplôme paléographe, master et doctorat). Avant l’heure du repas, les stagiaires visitaient avec Mme NOUGARET et Mme GAUTIER-DESVAUX les locaux de l’ENC qui sont fonctionnaires et assez grands pour les étudiants et les enseignants. Au 8ème étage on a une très belle vue sur les toits de Paris parce que le bâtiment est placé au milieu de la ville, notamment entre Sacre-Cœur et la Tour Montparnasse.

L’Après-midi a commencé avec la présentation sur l’institut national du patrimoine (Inp) par Mme Annaïg CHASTAIN (adjointe au directeur des études, chargée de la formation initiale). Elle a expliqué les possibilités de la formation et l’organisation de l’enseignement.

En suite, Mme Chloé MOSER (présidente de la commission formation, emploi métiers de l’AAF) a présenté l’association et ses activités différentes. Le point le plus intéressant est l’organisation de la formation continue par l’AAF. Le but est d’approfondir les connaissances des archivistes pour améliorer le niveau général des archivistes français. En moment, on prépare aussi une formation en distance, notamment intéressant pour les archivistes sans domicile en France.

À la fin de la journée, trois collègues stagiaires ont présenté la formation dans leur pays d’origine. Mr Ghislain MOUNANGA AMATEBA parlait de Gabon, Mr Mermoz LIDEHOU de Bénin et Nigeria et Mme Jacquette Fleur BELLA ASSEN de Cameroun.

Après la clôture de Mme GAUTIER-DESVAUX les stagiaires sont libérés pour passer les jours des Pâques à Paris.

Commentaire de Madame Ericka ORTIZ, Mexique

Le sujet d’aujourd'hui est vraiment intéressant parce que je n’avais pas une idée claire sur les programmes d’études en France aussi sur la formation continua et programmes de coopération. Le master qui offre l’université de Versailles ma plait beaucoup parce que je trouve qui essaye de former pour les nouvelles besoin des archives.

Dans Mexique le Conseil National d’Archives ont en train de faire un projet nome « Diagnostique aux universités » ce projet fera plusieurs consultations, enquêtes sur la demande d’archivistes aussi sur le profil de l’étudiante. La question fondamentale : Quel est l’archiviste parfait pour travailler dans les entreprises privées même dans les archives du secteur public ? Apres elles seront réalisés des révisions des programmes d’études avec l’intention de s’adapter aux nouvelles besoins. 

Mardi 7 avril 2015 : Introduction et vue d’ensemble

Compte rendu de Monsieur Demilson VIGIANO, Brésil

Mercredi 8 avril : Calendrier de conservation et sélection, cadre, modèles et pratiques

Intervenants : Mme Agnès LUMINET, MM. Niklaus BUTIKOFER, Alain DUBOIS et Sébastien SOYEZ

Compte rendu de Madame Félicité OUEDRAOGO NANEMA,  Burkina Faso

La journée du 8 avril 2015 a commencé par quelques informations d’ordre administratif données par M. Defrance et Mme Karine ; suivra l’intervention de M. Niklaus qui nous a présenté le calendrier de conservation, la sélection et le rôle des services d’archives dans le cycle de vie des documents ; il a fait cas des différents modèles qui sont :

  • Modèle classique (archivage des documents quand le producteur n’en a plus besoin ;
  • Modèle moderne (archivage dans le cycle de vie des documents.
  • Modèle post-custodial (il s’agit des normes, standards, conseils et contrôle).
  • Et modèle services (archivage des documents avant qu’ils deviennent techniquement obsolètes, après 5 ou 10 ans au maximun).

Il a aussi abordé les éléments d’un calendrier de conservation, en soulignant que chaque institution doit avoir un texte réglementaire de base qui propose le temps de conservation des archives ; dans son exposé il est ressorti que les producteurs restent souverains en ce qui concerne la conservation et les archivistes peuvent orienter et conseiller.

En ce qui concerne l’environnement réglementaire nous avons vu l’exemple Suisse dans le paysage des lois à respecter.

Après la pause de 10h, ce fut Mme Agnès LUMINET qui nous a présenté le projet Cycle de Vie des Données (CYVIDO) qui est un archivage électronique démarré en 2014 ; l’objectif de ce projet est de maîtriser l’organisation et la gestion des données numériques produites ou reçues par la collectivité dans le cadre des activités pendant tout leur cycle de vie.

L’après midi nous avons suivi la présentation de nos collègues de l’Italie et du Canada ; Monsieur Flavio CARBONE (Italie) nous a parlé de son expérience sur les archives militaires de son pays tandis que Madame Rebecca GIESBRECHT (Canada) a parlé des outils génériques d’évaluation au Canada.

A l’issu de ce partage d’expérience M. Soyez nous a parlé de la gestion et de l’archivage des courriels. Il a  présenté l’exemple de l’administration fédérale belge en matière des règles d’utilisation des emails. L’exemple des USA a été aussi présenté.

La journée a prit fin avec un exercice qui a nous a permis de mieux cerner l’archivage des courriels.

Jeudi 9 avril : Gestion électronique de l’information et archivage

Compte rendu de Monsieur Jean Bosco NTUNGIRIMANA, Burundi

La journée du Jeudi 9 avril 2015 a été consacrée au thème « Gestion électronique de l’information et archivage animé par Messieurs Niklaus BUTIKOFER, Alain DUBOIS et Edouard VASSEUR et caractérisée par de nombreuses activités pratiques.

Toutefois, la matinée a commencé avec la présentation d’une communication axée sur « Gestion électronique de l’information et archivage : l’exemple des Administrations centrales de l’Etat Français » de Monsieur Edouard VASSEUR. 

C’est à travers de cette présentation qu’on a eu connaissance du programme VITAM qui est un programme de modernisation de l’Administration publique Française. C’est un programme lancé par les ministères des Affaires Etrangères, de la Culture et de la Défense pour développer un socle d’archivage électronique réutilisable par les administrations. C’est un programme qui vise la gestion électronique commun des documents 

Dans l’après-midi de la journée du 9 Avril 2015, à partir de 13h36, les stagiaires ont suivi la présentation de deux exposés (les Retours d’expériences) de nos collègues respectivement du Cameroun et de la Côte d’Ivoire. Le premier thème était porté sur le thème : « Gestion des archives au Ministère des Relations Extérieures : cas du Cameroun » tandis que l’autre était centré sur « L’organisation et Gestion du service d’archives à la BCEAO ».

Après les exposés de nos collègues, les Stagiaires ont continué les activités consacrées à la journée en suivant attentivement la suite du thème « Gestion électronique de l’information et archivage ». Au cours des exposés interactifs, il a été abordé les éléments suivants :

  • cadre, modèles et pratiques
  • systèmes de fichiers, systèmes GED, applications métier (banques de données) : quoi archiver et comment
  • exigences de la part des archivistes et possibilités d’intervention de l’archiviste auprès des
  • services producteurs de données ;
  • exemple de cas : Conseil d’état du Canton de Valais (Suisse), par M. Alain DUBOIS

Pour joindre l’utile à l’agréable, les stagiaires  ont procédé à effectuer des travaux en groupes sur le module Collecte suivis par la présentation et discussion des résultats des ateliers.
En définitive, la journée a été terminée dans un climat d’ambiance totale accompagné d’une prise de photos avec les orateurs. 

Vendredi 10 avril 2015 : Journée aux Archives départementales du Val de Marne

Le matin : Compte rendu de Madame Ange Lydwine NDAYIKENGURUKYE, Burundi

Le jour de Vendredi était consacré à la visite des Archives départementales de Val -de-Marne.

La Val -de-Marne est né le 1/01/1968 en application de la loi. Le fonds d'archives publiques anciennes arrivent progressivement par dévolution des archives de Paris.

Les archives départementales mettent l'accent sur :

  • La constitution des dossiers documentaires et des fichiers de dépouillement historique sur le niveau départemental.
  • La collecte complémentaire d'archives privées, photographiques, audiovisuels, communales anciennes et aussi des archives comptemporaines.

La Val-de-Marne a toutes les salles nécessaires et suffisantes pour toutes les opérations archivistiques avec une bonne protection contre les agents de détériolation des documents. Nous avons bien appris comment les services fonctionnent par exemple le service de récolement, le service d'archivage électronique avec leurs rôles et leurs réalisations.On a posé des questions et on nous a répondu. Nous avons été très satisfaits.

L’après midi : Compte rendu de Madame Fleur Jacquette BELLA ASSEN, Cameroun.

La journée du vendredi 10 Avril 2015 était consacrée à « la politique de collecte d’un service d’Archives départementales. Commencé depuis la matinée, la visite aux archives départementales du Val de Marne s’est prolongée encore tout l’après midi, de 14h à 17h30.

Nous avons eu un exposé sur la collecte des documents dans un service d’archive, avec pour exemple concret, le cas du service des archives départementales du Val de Marne. Nous avons ainsi pu :

Voir le  bordereau de versement  utilisé dans ce service d’archives,  (la côte de la boîte d’archive, la description du ou des dossiers contenus dans la boîte, les dates extrêmes, les éléments qui y figurent en prime) ; 
voir les différentes étapes de la réception d’un nouveau transfert de document aux archives départementales ;

Nous avons aussi eu un partage sur la procédure de « récolement dans le Val de Marne, avec pour cas d’étude la ville de Maison Alfort, qui est une commune urbaine du département.

Les exposés étaient très interactifs et aussi pratiques. À la fin de la journée, tous les stagiaires étaient satisfaits.

Lundi 13 avril 2015 : Journée aux Archives de Paris

Le matin : Compte rendu de Madame Rebecca GIESBRECHT, Canada

Le La matinée était consacrée à la visite des Archives de Paris.  Nous étions accueillis par M. Nicholas Buat, qui nous avons expliqué brièvement l'histoire des Archives et leur contexte particulier par rapport aux archives nationales et départementales. 

Quelques points intéressants:  Les Archives de Paris ont seulement quelques fonds qui datent d'avant 1870, puisque la plupart des anciens documents sont aux archives nationales.  Pendant la Commune de 1870, les communards ont incendié beaucoup de lieux de pouvoir à Paris, et en particulier beaucoup d'archives importantes, par exemple la Préfecture de police.  Pourtant ils n'ont pas incendié les archives nationales, alors nous sommes en fait chanceux que les anciens archives n'étaient pas aux Archives de Paris.

On a aussi assisté a 3 ateliers.

1- Traitement de fonds d'archives

M. Jean-Charles Virmaux nous a expliqué le système de classement d'archives en France et aux archives de Paris, ce dernier suit le cadre de classement national mais qui utilise aussi un système unique.  Pour moi c'était très intéressant d'apprendre qu'il-y-a un cadre national ulilisé par tous les archives départmentales et communales dans le pays.

2- Informatique documentaire et logicial Cindoc

Thibaud Bouard et Gael Donneger nous a montré les deux logiciels utilisés aux archives de Paris : Thot et Cindoc.  Il nous a montré l'interface ulilisée par les lecteurs ainsi que celle utilisée par les archivistes.  On a discuté les avantages et les problèmes avec les logiciels.

3- Relations avec la public dans la salle de lecture 

Laurence Benoist nous a montré la salle de lecture et nous a expliqué comment les lecteurs peuvent faire leurs recherches.  Elle nous a aussi montré les inventaires dans la salle.  J'étais un peu étonnée d'apprendre que, pour le moment,  aucun inventaire est disponible en ligne.  Les lecteurs doivent venir sur place pour commencer leurs recherches.  Pourtant, il-y-a 10-12 personnes qui travaillent dans la salle de lecture chaque jour, alors les lecteurs ont beaucoup d'aides.  En plus, les inventaires me semblent assez complets.

L’après midi : Compte rendu de Monsieur Brice OWABIRA, Congo

La journée du 13/04/2015 consacrée au module « traitement des archives » s’est déroulée aux archives de Paris sous la coordination de Danis Habib, chargé d’études documentaires principal, minutier central des notaires de Paris, en compagnie de Xavier HAUBIE, directeur de l’antenne de Brest, service historique de la défense.

La matinée a démarré avec la réception des stagiaires par le directeur adjoint des archives de Paris, Monsieur Nicolas BUAT, assisté de ses collaborateurs. Ce dernier après son mot de bienvenu a retracé les épopées de la création des archives de Paris en partant de l’ancien régime jusqu’à la révolution.

Apres ce moment protocolaire, les stagiaires sur orientation de Danis Habib ont été conviés à participer à trois ateliers(3) axés notamment sur le traitement des fonds d’archives (atelier 1), l’informatique documentaire (atelier2) et relations avec le public de la salle de lecture (atelier3).

Apres la pause déjeuner, les stagiaires  ont procédé à la visite des magasins d’archives de la structure hôte (archives de Paris) avant de participer une plénière co-dirigée par  Danis Habib et Xavier HAUBIE. Danis Habib en sa qualité de coordinateur du module « traitement des archives » a décliné les objectifs dudit module ainsi que l’ossature des travaux à réaliser au cours des trois(3) jours consacrés à ce module.

A l’issue de cette présentation générale, Monsieur Xavier HAUBIE a été convié à la présentation des fondamentaux archivistiques dans le traitement des archives. Dans sa présentation, l’orateur a rappelé aux stagiaires dans son préambule, la chaine archivistique (collecte, conservation et communication) avant de décliner les repères  fondamentaux qui sous-tendent l’ensemble de la chaine archivistique. Ces repères selon l’orateur sont repartis sur trois volets :

  • repères fondamentaux communs à tout traitement d’archives ;
  • repères fondamentaux sur la gestion dans la durée d’un fonds d’archives ;
  • repères fondamentaux sur la description d’un fonds d’archives.

De même, l’orateur a souligné que sur ces trois« repères majeurs » se greffent d’autres repères tels, la compréhension de la notion du fonds, du respect du fonds, la notion de cycle de vie d’un document, le référentiel de tableau de gestion etc…

In fine, l’orateur a clôturé sa présentation sur les différentes zones de la norme internationale ISAD/G.

Mardi 14 avril 2015 : Ateliers 1, 2 et 3.

Compte rendu de Madame Rosine AMANI NIAMESSOU, Côte d’Ivoire.

Atelier 1 : relectures critiques des instruments de recherche (ISAD-G et description des producteurs (ISAAR)

Atelier 2 : règles d’analyse des unités de description et indexation des instruments de recherche.

Atelier 3 : encodage en EAD des instruments de recherche et publication.

Les stagiaires ont été divisés en trois groupes répartis à l’intérieur des ateliers.

Dans l'atelier 1, la communication a commencé par la définition des normes ISAD(G) et ISAAR(CPF), ensuite, le principe du respect des fonds a été expliqué par une schématisation. les règles ISAD(G) et ISAAR(CPF) ont été énumérées et l'atelier s'est achevé par deux exercices pratiques sur chacune des normes étudiées. C'était un atelier très instructif.

l'Atelier 2 a également commencé par la définition des termes qui servent à faire l'analyse, ensuite l’énumération des éléments permettant de faire une analyse et l'atelier s'est terminé par deux exercices pratiques qui nous ont permis d’appréhender les contours de l'analyse et de l'indexation.

Quand à l'Atelier 3, malgré les explications détaillées de l’intervenant, il était difficile d’assimiler les enseignements car il fallait avoir une certaine connaissance de ce domaine informatique ce qui n'était pas le cas pour la majorité des Stagiaires.

Compte rendu de Monsieur Mohamed AL BESHR, Emirats Arabes Unis

Aujourd'hui, les étudiants ont été divisés en trois groupes. J'étais dans le groupe 1.

Durant la première lecon que nous avons pris sur l'EAD, le professeur s’est concentré sur deux choses importantes qui sont XML et HTML et quelle est la différence. Le professeur nous a donné aussi un exercice dans la salle de laboratoire  pour apprendre à utiliser le programme. L'exercice etait tres intéressant et bon. 

La deuxième leçon, avec professeur différent, a porté sur la rédaction des analyses archivistiques. Le professeur a expliqué trois points qui sont : définition, article d'archive, et analyse archivistique: les éléments constitutifs.

objet> c'est le sujet principale du dossier

action administrative> c'est l'activité effectuée par le producteur des archives et qui a donné lieu à la création du dossier.

typologie documentaire> type de documents présents dans l'article.

dates extrêmes> Date du premier et dernier document contenu dans le dossier.

la deuxième point est l’indexation d'un texte. 

Le formateur nous a donné deux exercices intéressants qui sont : corriger l'index et faire une recherche sur Anne Fontaine.

La troisème leçon était très difficile pour moi  parce que la formatrice parlait très rapidement alors je ne comprenais pas beaucoup. 

Compte rendu de Monsieur Romain Ledauphin, France

 Les stagiaires se sont retrouvés dans la salle des stages pour cette deuxième journée du module "Traitement des archives" consacré à la pratique avec l'organisation de 3 ateliers qui suit la logique chronologique de la rédaction d’un instrument d erecherche de l’analyse archivistique jusqu’à sa diffusion.

 Les 31 stagiaires du STIA se sont séparés en 3 groupes pour faciliter les échanges avec les intervenants et suivre un programme chargé.

 Atelier 1: Relecture critique des instruments de recherche par Mme Agnès Goudail.

Agnès Goudail, directrice adjointe des Archives départementales de la Loire nous a présenté les standards de description ISAD-G et ISAAR (CPF). 

Après un rappel des principes fondamentaux de la description archivistique comme le respect de l’intégrité et de la structure du fonds, nous avons mis en pratique ces standards avec deux exercices.

Le premier exercice portait sur ISAAR (CPF) qui contient en 4 éléments obligatoires dans la description du producteur :

  • type d’entité
  • forme autorisée du nom
  • dates d’existence
  • code d’identification

L’exercice consistait dans l’analyse d’une notice de description d’un producteur (Musée d’art et d’histoire de Genève )selon ISAAR (CPF) et de repérer les différents champs de description pour en faire la critique.

 La deuxième partie de l’atelier portait sur le standard de description archivistique ISAD-G et ses 6 éléments obligatoires :

  • référence
  • intitulé
  • dates
  • niveau de description
  • importance matérielle
  • nom du producteur

L’exercice consistait en l’analyse d’un inventaire d’un fonds provenant d’une importante famille industrielle de la Loire (Filature Carrière). Notre attention devait porter particulièrement sur l’introduction et la structure du fonds.

Il s’agissait d’identifier les lacunes dans l’introduction puis de relever les problèmes posés par la structure du fonds avec notamment le mélange entre les archives privées et économiques de la famille.

 Atelier 2: Règle d’analyse des unités de description et indexation des instruments de recherche par M. Alexis Douchin, archiviste de la commune d’Antony (92).

 M. Douchin nous a présenté la tradition française dans la rédaction d’instruments de recherche avec notamment le principe d’article qui a laissé plus d’un stagiaire perplexe. Ainsi tout instrument de recherche repose sur une analyse archivistique poussée avec pour base l’objet, l’action administrative et la typologie documentaire.

 Nous avons mis en pratique les enseignements d’Alexis avec différents exemples d’articles à décrire. Nous avons terminé l’atelier avec l’indexation et les règles sur lesquelles elle repose.

 Atelier 3: Encodage en EAD des instruments de recherche et publication par M. Pascal Tanésie, chef de projet informatique aux Archives Nationales.

Dans cet atelier, il nous a été présenté la dernière étape de la rédaction d’un instrument de recherche, la mise à disposition au public via internet.

Pour cela, il nous a été expliqué brièvement le language XML (Extensible Markup Language) avec la norme EAD (Encoded Archival Description) spécifique aux archives.

Cette norme facilite le travail des archivistes pour utiliser Internet comme support de diffusion.

 Un grand merci à Agnès Goudail, Alexis Douchin et Pascal Tanésie pour leur patience et leur engagement ainsi qu’à Danis Habib pour l’organisation de cette belle journée.

Mercredi 15 avril 2015 : Traitement des archives, la restitution.

Compte rendu de Sœur Ignatius JOSEPH, France.

Le jour est apparu avec la pensée heureuse d'aller pour la voyage d'études à la Rochelle. Les organisateurs ont été trés attentionnés et donc,  au lieu d'un session de théorie, nous avons eu le bilan des atelieurs des jours précédents, présentée par les collégues de l'Allemangne, du Canada et du Congo. La deuxième session était la présentation des archives de leur pays par les collégues de la Tunisie,  du Maroc,   du Brésil,   du Sénegal,  du Caméroun et de l'Allemagne.

Après le déjeuner nous avons fait notre préparation immédiate pour commencer notre visite  et la salle des stagiaires reflétait  la joie du voyage. Nous n'avons pas ressenti la longueur du voyage  car nous étions en compagnie des collègues.  Nous avons vraiment apprécié la compagnie de nos collègues et le diner. Nous sommes retournés à l'hôtel pour avoir un sommeil  qui nous a preparé à la réalisation du programme de la  prochaine journée aux Archives départementales de Charente-Maritime.

Jeudi 16 avril 2015 : Visite des Archives départementales et ateliers.

Compte rendu de Monsieur Ghislain MOUNANGA, Gabon.

Dans le cadre des visites que nous devons effectuer au cours du STIA 2015, nous nous sommes rendus à La Rochelle dans le département de la Charente maritime du 15 au 17 avril 2015.

S’agissant de la journée du 16 avril, nous avons été accueillis à la Direction des Archives départementales de la Charente maritime. Après le propos de  bienvenue de Monsieur le Directeur des Archives, nous avons eu droit à l’allocution du Président de l’Association des amis des archives de la Charente Maritime dont l’hospitalité l’a conduit à nous offrir au cours de la pause café, cela ne nous paraît pas inutile de l’indiquer, une « Galette charentaise ».

Par la suite, M. le directeur des archives départementales a présenté l’histoire et l’organisation de l’institution dont il a la charge.

Aussi, nous a-t-il invité à visiter les locaux des archives suivant le processus de traitement des documents : quai de débarquement pour la réception des documents, salles de tri, de traitement, de conservation et de communication des documents.

Après le déjeuner qui nous a été offert au Lycée Hôtelier, nous avons bénéficié, dans l’après-midi, tout d’abord, des ateliers sur la Salle de lecture par Madame Claire MENARD, la collecte, le tri et le classement par Mme Juliette PATRON et M. Pierre-Emmanuel AUGE.

Ensuite, nous avons été invité à une visite des principaux lieux attractifs de la Rochelle aussi bien en bateau que de manière pédestre : tour nicholas, tour de la lanterne, tour de la chaîne, place de la cathédrale, café de la paix, musée des arts, musée du nouveau monde, Hôtel de ville (notamment la partie qui a été victime d’un incendie).

Tels sont les principaux moments qui ont marqué la journée de travail du 16 avril 2015.

Vendredi 17 avril 2015 : Atelier numérisation et visite d’un atelier de restauration à l’île de Ré.

Compte rendu de Madame Sofia LASZLO, Hongrie.

Le troisième jour du voyage d’études en Charente-Maritime les stagaires de STIA ont entendu d’abord les exposés de Mesdames Pauline Arseneault et Catherine Fernandez sur les coopérations internationales.

En 2004, pour le 400ème anniversaire de la présence française en Amérique, la France et le Canada ont decidé de construire un portail où on peut communiquer les documents de leur histoire commune. Pendant plus de 10 ans ils ont mis en ligne plus de 2000 000 images documentaires et cartographiques numérisées du Centre des archives d’outre-mer, du Centre historique des archives nationales (Paris), des archives départementales de la façade maritime ouest (entre autres Charente-Maritime), de la Bibliothèque et Archives du Canade et des Archives nationales du Québec. Malgré le succès international la page ne marche plus à cause de problèmes techniques, mais on espère que le public aura accès de nouveau dans peu de temps.

D’ailleurs les Archives départementales ont plusieurs projets de numérisation et communication en ligne par exemple des cadastres Napoléonien et des registres matricules.

Puis on a fait une visite dans les archives avec Madame Juliette Patron et Monsieur Pierre-Emmanuel Auge, qui ont presenté leur travail de collecte, tri et classement.

Ensuite Madame Aude Garnerin a fait un exposé sur la tempête Xynthia en 2010, quand la mer a inondé la côte au sud de La Rochelle et elle a endommagé les archives intermédiaires du Conseil Général. Grâce à l’assurance on a pu sauver les documents avec la technique de congélation, mais les travaux trés coûteux ont duré 1 ans et demi.

Madame Juliette Patron a continué sur la lutte contre les moississures dans le bâtiment des archives de Jonzac en 2013-2014.

L’après-midi, le groupe est parti à la magnifique île de Ré où on a visitié un atelier privé de restauration et reliure main, l’Atelier Quillet fondé en 1987. Une vingtaine de restaurateurs travaille ici surtout pour restaurer les documents et livres des archives, des bibliothèques et des musées. Ils s’occupent du papier, du parchemin, du cuir et du calque et nous avons eu la possibilité de voir plusieurs processus par exemple le doublage par papier japon et la reliure main.

Lundi 20 avril 2015 : ICA-AtoM par Jean-François Moufflet.

Compte rendu de Monsieur Flavio CARBONE, Italie.

Pendant la matinée nous avons eu la présentation du logiciel ICA-AtoM par le collègue Moufflet expert de logiciel député à la gestion des archives dites définitives.

En effet, après une rapide mais intéressante exposition sur les entités archivistiques et leurs relations, il a clarifié les standards qu’on peut trouver dans la description des archives : ISAD(G) par ICA, RAD par le Canada, le Dublin Core e le MODS. Tous les standards doivent décrire les quatre entités avec différents niveaux de précisions (fonctions, acteurs, archives et institutions).

L’auteur a expliqué aussi bien pourquoi utiliser ICA-Atom et les différences avec ATOM. Au début c’est un logiciel crée par l’ICA dans le but de soutenir l’action des Pays qui n’ont pas la capacité au niveau économique pour acheter un logiciel dans le marché. En plus le logiciel utilise les standards reconnus par toute la communauté des archivistes (comme je l’ai déjà dit). Enfin il est possible d’exporter et d’importer les données.

Ensuite nous avons vu le fonctionnement de ICA-AtoM dans les détails avec un atelier dédié à la description d’un fonds d’archives.

L’atelier a permis de bien comprendre l’utilisation des standards. De plus si les standards sont bien gérés, même dans un répertoire numérique écrit avec un logiciel word processing, il est très facile à trouver les différents champs fixés par les standards et de les réutiliser dans ICA-Atom.

L’expérience au final a permis de comprendre encore une fois l’importance d’un usage correct des standards et d’un logiciel simple et performant crée pour donner des outils-métiers à toutes les archivistes même les plus défavorisés sur le plan financier.    

L’après midi : compte rendu de madame Nihal SOUKHAL, Maroc.

Mercredi 22 avril 2015 : Gestion des risques et visite des ateliers de restauration.

Compte rendu de Madame Siham AMZIL, Maroc

Jeudi 23 avril 2015 : Journée au CRCC, museum d’histoire naturelle.

Le matin : compte rendu de Monsieur Mahaman BOUKAR KOREYA

Ce rapport couvre la matinée du  jeudi 23 avril 2015

Le 23 avril 2015 le STIA s’est déplacé au Centre de Recherche sur la Conservation des Collections (CRCC, muséum d’histoire naturelle)

  • 9h15 accueil au CRCC
  • Installation
  • Mot de bienvenue de Mr M. Léon-Bavi  VILMONT 

La matinée a été entièrement consacrée au module conservation entamé  le 21 avril dans la Salle de Stage et présenté  par Mme Marie-Dominique PARCHAS.

La conservation préventive a constitué le thème de cette matinée

Le module s’articule autour des grands points suivants :

Méthodologie d’évaluation en conservation préventive 

Mener une politique cohérente d’évaluation
Faire des choix
Evaluer le travail effectué afin de pouvoir évoluer
Eviter les pertes et dégradations
Communiquer et convaincre

Outils

Le  Classeur à fiche crée par le CICL à la demande de la Direction des Archives de France a constitué l’outil de base

 Formation en conservation préventive

Mise en place d’une équipe de travail
Faire participer tous le personnel
Anonymat des réponses pour une participation de tous

Exercice : évaluation des pratiques : Cas des Archives Nationales de Paris.

La brillante présentation de Mme PARCHAS a suscité l’intérêt de tous les stagiaires et le débat qui s’en est suivi  très enrichissant.

L’après midi : compte rendu de Monsieur Mermoz LIDEHOU, Nigéria

Dans l’après midi, les stagiaires ont eu droit à la présentation de Monsieur Léon-Balvi Vilmont sur la conservation des supports traditionnels, audiovisuels et numériques.

Dans son introduction, Monsieur Balmont a présenté le CRCC puis a exposé les particularités des supports traditionnels, audiovisuels et numériques tout en faisant leurs historiques ainsi que leurs typologies. Images à l’appui, il a montré aux participants les enjeux d’une bonne conservation de ces supports qui sont très vulnérables à l’action de l’homme ainsi que des agents pathogènes qui peuvent parfois irrémédiablement détruire l’information contenue sur ces derniers. Il a aussi évoqué les facteurs de détérioration externes des documents et leur nocivité puis a insisté sur la nécessité de concevoir et de mettre en œuvre une politique de préservation prévoyant les sinistres et de réagir en cas d’urgence. Il a invité les stagiaires à axer leurs actions sur la prévention en prêtant une attention particulière aux conditions climatiques (lumière, humidité et température) dans les bâtiments destinés à conserver les documents.

Par ailleurs, pour permettre une meilleure compréhension du sujet, Monsieur Vilmont a sollicité trois de ses collègues qui ont entretenu les participants sur les recherches effectuées sur les moisissures par le CRCC et répertoriées dans la base de données MYCOTA, sur les spécificités des encres à base de fer et l’altération des matériaux photographiques.

La journée s’est achevée avec l’évaluation du module par les stagiaires sous la supervision des deux coordonnatrices Marie-Dominique Parchas et  Aïda Chebbi.

Vendredi 24 avril 2015 : Journée sur la numérisation.

Compte rendu de Monsieur Nicolas-Linlin FARABONA, République Centrafricaine.

Lundi 27 avril 2015 : Sites internet, réseaux sociaux et médiation culturelle.

Compte rendu de Monsieur Barra SYLLA, Sénégal

Mardi 28 avril 2015 : Visite de la salle de lecture du CARAN et d’une exposition.

Compte rendu de Monsieur Massamba SECK SYLLA, Sénégal.

Cette journée est quasiment mouvementée ; elle s’est déroulé » sur trois sites. Nous avons débuté au CARAN qui nous a été présenté brièvement ; mais l’accent est surtout sur les inventaires virtuels. Ensuite une visite guidée a été organisée en deux groupes. Cette visite présente les modalités pratiques de fonctionnement : hall d’entrée, salle de lecture, salle des microfilms. Au terme de la visite une table ronde a été organisée et chacun a donné ses impressions.

En générale ; les opinions ont été favorables à l’organisation du CARAN à part des recommandations d’améliorer la visibilité de l’accueil et des panneaux d’orientation pour les chercheurs.

En début d’après midi, nous nous sommes retrouvés  au musée de CARVAVALET pour visiter l’exposition sur « NAPOLEON et Paris ». Cette exposition « invite à découvrir où  redécouvrir les différents facettes des relations entre l’empereur et sa capitale ». L’exposition s’est tenue sur une douzaine de salle sur une surface de 350 mètre carré. C’est aussi une exposition avec des couleurs très explicite dont le bleu qui symbolise Napoléon et l’administration, le rouge la cour de Napoléon et le gris qui représente l’architecture, la ville.

Nous avons aussi visité l’exposition «  le congrès » de Vienne_ l’invention d’une nouvelle Europe.

Nous avons terminé la journée à la salle de stage pour écouter nos deux experts sur comment monter une exposition. La réussite de cette dernière dépend de plusieurs facteurs dont :

  • les acteurs (commissaires, graphistes)
  • un espace d’exposition
  • un synopsis
  • et la charte topographique  de l’exposition

Pour finir la journée, chacun a donné sur une fiche anonyme son impression sur l’exposition qu’on a trouvée fascinant.

Mardi 21 avril 2015 : Journée aux Archives nationales à Pierrefitte-sur-Seine

Le matin : Compte rendu de Madame Iolanda MOMBELLI, Luxembourg.

Mardi 21 avril 2015 le "groupe Stia 2015" s'est rendu aux Archives nationales à Pierrefitte-sur-Seine pour visiter le nouveau siège des archives nationales et a été accueilli par le responsable des fonds, M. Emmanuel Rousseau, qui pendant sa présentation a insisté sur trois points:

  1. la construction de l'immeuble entre 2005 et 2013
  2. la reforme structurale des archives 
  3. la reforme informatique.

En ce qui concerne le point 1, M. Rousseau a expliqué qu'il sera présenté en détail par M. Jean-Luc Bichet, l'architecte qui a suivi la construction depuis sont début et par M. Bruno Bonandrini.

Par rapport au point 2, le responsable des fonds nous a informé que les archives nationales sont desormais partagés sur trois sites. Dans l'immeuble de Pierrefitte sont conservés les archives postérieures à 1790, pour un total d'environ 200 km linéaires; à Paris, dans l'immeuble situé dans le quartier du Marais, sont conservés les fonds les plus anciennes, pour un total d’environ 40 km linéaires et dans les archives à Fontainebleau sont conservés environ 80 km de documents, surtout les fonds les plus volumineux mais aussi les moins consultés (il nous a informé aussi que le site de Fontainebleau est actuellement fermé à cause de problèmes de stabilité de l'immeuble). 

Le déménagement d’environ 1.000.000 de boites de l'ancien bâtiment du Marais vers le nouveau à Pierrefitte est durée environ 2 ans. Rien a été perdu, par contre certain boites ont été retrouves. 

En ce qui concerne le point 3, M. Rousseau soutien que le nouveau système informatique a permis d'avoir un réseaux unique pour les trois sites qui permet la gestion des fonds, la localisation, la communication mais aussi la description des fonds (il y a environ 2000 inventaires en ligne).    

A la fin de l'introduction de M. Rousseau, pour une meilleure organisation de la visite, le "groupe STIA 2015" a été divise en deux sous-groupe: le premier a effectué la visite avec M. Jean-Luc Bichet et le deuxieme avec M. Bruno Bonandrini.

J'ai suivi la visite avec M. Bichet qui nous a décrit le projet étape par étape.

La première étape a été de définir les besoins et d’analyser les exigences par rapport à la capacité et la localisation de l'immeuble (rapport entre les km linéaires et la capacité de la salle de lecture, présence d'une ligne de Metro, possibilité de l’agrandir dans le future, etc.).

Après cette première étape, la deuxième a concerné l'appel à candidature et l’évaluation des projets. Le coût total du projet, construction, mobilier, informatique, déménagement, etc.) ne pouvait pas dépasser les 250 millions d'euro. A la phase finale de l'attribution sont arrivés deux projets et le projet de l'architecte Massimiliano Fucksas a remporté le contrat. Le seule problème du projet de l'architecte Fucksas était lié à la présence d'un nombre trop élevé de colonnes dans la salle de lecture. 

Le bâtiment peut accueillir entre 320 et 380 km et par rapport à la croissance annuelle il sera complètement rempli en 30 ans (sans prendre en compte la possible réduction des versements papier, du à l'augmentation des documents électroniques). 

M. Bichet a explique dans le détail la vision de l'architecte, les raisons pour les différents choix techniques effectués.

Pour plus informations sur l'immeuble et pour plus de photos:

http://www.fuksas.com/en/Projects/New-National-Archives-of-France-Paris

Mercredi 29 avril 2015 : Journée aux archives diplomatiques, La Courneuve.

Le matin : communiquer et valoriser des documents d’archives.

Compte rendu de Monsieur Gianluca VIETTI, Suisse.

Après avoir passé un impressionnant système de sécurité  (document d’identité à la main, métal détecteur, fouille des sacs)  nous avons pu rentrer aux Archives diplomatiques. En salle de lecture nous sommes avons été reçu par M. Pascal Even, chef du département des Archives. Après ses mots de bienvenue, M. Pascal Even nous a fait un bref historique des archives du ministère des Affaires étrangères et la présentation de ses fonds : avec une approche très pédagogique et des exemples très concrets il nous a montré l’importance de la communication et la valorisation des documents d’archives. M. Evens  a terminé sa présentation en nous rendant attentif que depuis juillet 2014 toutes les dépêches diplomatiques sont désormais sous format électronique, en soulignant la problématique et le défi de l’archivage et la  pérennisation de ce type de support.

La suite de la matinée s’est déroulée par la présentation des différents instruments de recherche mis à disposition des chercheurs (coordinateurs Mme Françoise Aujogue et M. Grégoire Eldin) et la visite des dépôts d’archives (coordinateur M. Luc Vandenhende), avec une pause-café et croissants offerts gentiment par le service d’Archives. En fin matinée nous nous sommes retrouvés en salle de lecture pour la présentation des travaux pratique de l’après-midi. Les collaborateurs des Archives nous avaient préparé de façon personnalisée différents documents à consulter, en relation avec l’histoire de notre pays d’origine et/ou de notre intérêt archivistique : ceci dans le but de nous permettre une réflexion sur les diverses possibilités de communication et valorisation de ces documents. Nous avons tous très impressionnés par l’effort du travail des collaborateurs des Archives diplomatiques pour préparer au  mieux cette journée d’étude.  

Un grande merci aux Archives diplomatiques et au chef du module M. Edouard Bouye,  que avec intelligence et sensibilité ont su nous motiver et garder vif notre intérêt, dans  ce avant dernier jours de stage où tout le monde été un peu fatigué.

L’après midi : mettre en valeur un document d’archives.

Compte rendu de Madame Rifka AMRI, Tunisie.

Jeudi 30 avril 2015 : Bilan et clôture du stage.

Compte rendu de Madame Sawssen DRIDI, Tunisie.

Anonyme (non vérifié) - 31/03/2015 - 13:43

C'est vraiment un portail plein d'information. Surtout j'aime bcp ces sont les exercises et les animations dans les cours. Quelque fois je trouve la structure trop compliquée (trop épaissée). Ce n'est pas toujours facile de trouver ce qu'on cherche.

Mermoz Gildas LIDEHOU (non vérifié) - 31/03/2015 - 13:43

En tant que portail offrant aux utilisateurs de divers horizons et differentres cultures, le PIAF est sans doute l'une des meilleures sinon la meilleure plateforme de formation et de partage d'experiences dans le monde puisqu'il permet aux professionnels, aux étudiants, enseignants, chercheurs , curieux et autres autodidactes intéressés par la pratique archivistique d'avoir accès à des ressources multiples et diversifiées pouvant satisfaire un temps soit peu leur besoin.

toutesfois il serait bien que les ressources soient plus facilement accessibles sur les mobiles et tablettes et facilement telechargeable surtout pour les internautes vivant des des pays ou l'accè_s à l'internt n'est pas toujours aisé.

Zsofia Laszlo (non vérifié) - 31/03/2015 - 13:44

Je trouve la formation sur le portail PIAF est trés utile, quand on veux apprendre le pratique archivistique francofon. J'ai piloté le portail avant de venir à Paris pour apprendre les differences entre le système francofon et hongrois et pour connaitre le vocabulaire archivistiqe. Je trouve que la glossaire est très utile, mais je n'ai pas trouvé tous, que j'ai voulé. C'est serra utile aussi de donner les noms entiers des abbreviations.

AZUL ERICKA (non vérifié) - 03/04/2015 - 22:34

Le sujet d’ajour hui est vraiment intéressant parce que je n’avais pas une idée claire sur les programmes d’études en France aussi sur la formation continua et programmes de coopération. Le master qui offre l’université de Versailles ma plait beaucoup parce que je trouve qui essaye de former pour les nouvelles besoin des archives.

Dans Mexique le Conseil National d’Archives ont en train de faire un projet nome « Diagnostique aux universités » ce projet fera plusieurs consultations, enquêtes sur la demande d’archivistes aussi sur le profil de l’étudiante. La question fondamentale : ¿Quel est l’archiviste parfait pour travailler dans les entreprises privées même dans les archives du secteur public?. Apres elles seront réalisés des révisions des programmes d’études avec l’intention de s’adapter aux nouvelles besoins.

Jörg Pawelletz (non vérifié) - 07/04/2015 - 10:18

Vendredi 3 avril 2015 : Visite à l’École nationale des chartes (ENC), compte rendu de Mr Jörg PAWELLETZ, Allemagne, archives de Rhenanie-Palatinat à Coblence)

Toute la journée était consacrée aux formations archivistiques. Il avait lieu à la nouvelle location de l’ENC (65, rue de richelieu) parce que l’ENC a déménagé l’octobre dernier en quittant sa location traditionnelle à la Sorbonne. Les stagiaires ont été accompagnés par Mr Jean-Pierre DEFRANCE et ont été accueilli par Mr Jean-Michel LENIAUD, directeur de l’ENC.

Après, Mme Elisabeth GAUTIER-DESVAUX (conservateur générale du patrimoine), qui avait organisée cette journée, a donnée une introduction à partir du référentiel-métiers (composé et mis en vigueur par l’association des archivistes français (AAF)) et elle a présentée le panorama des formations universitaires en France. En moment, 16 de 73 universitaires en France offrent une formation archivistique généralisée ou spécialisée. Mme Christine MARTINEZ (directrice des archives départementales de Saint Quentin -en-Yvelines) et Mr Pierre CHASTANG (professeur et directeur du master 2 de l’université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines) ont dans la suite expliquée les objectifs et les continues du master 2 « master de la culture-archives » pour approfondir l’exposé de Mme GAUTIER-DESVAUX.

Mme Christine NOUGARET, professeur à l’ENC, a présentée l’École nationale des chartes et ses formations archivistiques (diplôme paléographe, master et doctorat). Avant l’heure de repas, les stagiaires visitaient avec Mme NOUGARET et Mme GAUTIER-DESVAUX les locaux de l’ENC qui sont fonctionnaires et assez grands pour les étudiants et les enseignants. En 8éme étage on a une très belle vue sur les toits de Paris parce que le bâtiment est lieu en milieu de la ville, notamment entre Sacre-Cœur et la Tour Montparnasse.

L’Après-midi a commencé avec la présentation sur l’institut national du patrimoine (Inp) par Mme Annaïg CHASTAIN (adjointe au directeur des études, chargée de la formation initiale). Elle a expliqué les possibilités de la formation et l’organisation de l’enseignement.

En suite, Mme Chloé MOSER (présidente de la commission formation, emploi métiers de l’AAF) a présenté l’association et ses activités différentes. Le point le plus intéressant est l’organisation de la formation continue par l’AAF. Le but est d’approfondir les connaissances des archivistes pour améliorer le niveau général des archivistes français. En moment, on prépare aussi une formation en distance, notamment intéressant pour les archivistes sans domicile en France.

À la fin de la journée, trois collègues des stagiaires ont présentes la formation dans leur pays d’origine. Mr Ghislain MOUNANGA AMATEBA parlait de Gabon, Mr Mermoz LIDEHOU de Bénin et Nigeria et Mme Jacquette Fleur BELLA ASSENde Cameroun.

Après la clôture de Mme GAUTIER-DESVAUX les stagiaires sont délibérés pour passer les jours des Pacques à Paris.

Anke Strassenburg (non vérifié) - 09/04/2015 - 08:58

Jeudi 2 avril 2015: Module « Fondamentaux » - législation et coopération internationale (compte rendu de Madame Anke Strassenburg, Allemagne)

Le matin de ce quatrième jour du stage était consacré aux questions de la communication, diffusion et réutilisation des archives qui se posent surtout sur l’internet et la numérisation. Monsieur Bruno Ricard (conservateur général du patrimoine et chargé de mission pour les affaires juridiques auprès du directeur des Archives de France, SIAF) nous a expliqué les lois et les règlements en France. La loi du 15 juillet 2008, qui étaient élaborée depuis 1990, permet de nouveau l’accès gratuit, traite pour la première fois les archives électroniques et définis les archives publiques. Très intéressant est le fait qu’elle règle les archives des hommes politiques de l’État qui étaient avant souvent détruites – un problème dans beaucoup de pays comme la discussion avec les stagiaires le montrait. Aujourd’hui les ministres en France déposent leurs dossiers très sensibles aux Archives de France. Mais avant l’expiration des délais l’accès dépend de leur accord. Avec ce règlement, les archivistes français sont satisfaits et ils souhaitent seulement l’application par les hommes politiques locaux.

Madame Marie Ranquet (conservateur du patrimoine au bureau de l’accès aux archives et de la diffusion numérique, SIAF) a continue l’exposée avec l’accès aux archives, une matière très complexe surtout à cause des délais différents et la protection des données sur la vie privée.

Dans l’après midi Madame Odile Welfele (conservatrice générale du Patrimoine, chargée de mission pour les affaires internationales et le développement, SIAF) nous a informé sur la coopération archivistique internationale. Elle s’inscrit dans la politique internationale du ministère de la culture et de la communication et s’adresse à une grande partie au monde francophone. Depuis 1951 le stage technique internationale constitue un élément majeur de la politique internationale des Archives de France.

Dans l’exposé suivant Monsieur David Leitch (Secrétaire Général, ICA) a présenté le Conseil international des Archives face aux défis contemporains. Il était très intéressant pour les stagiaires de savoir comment devenir membre de l’ICA. En plus une discussion sur la différence entre les professions archivistiques et bibliothécaires a eu lieu.

lakhdar (non vérifié) - 10/04/2015 - 21:39

Paris  le 31/03/2015 

BELABIDI Lakhdar
Archiviste documentaliste
Les Archives nationales d’Algérie

Compte rendu sur la journée du 30 mars 2015
Le premier jour du Stage Technique international des Archives (STIA)

Aujourd'hui le 30 mars 2015 a la sale des stages des archives nationales de France à 9 :30  La session 2015 du STIA  a été ouverte par Mm Caroline BECKER et Mm Karine ROBERT et M. Jean-Pierre DEFRANCE

M. Hervé LEMOINE  le Directeur des Archives France qui a prononcé un discours de bienvenue puis a donné des réponses aux questions des stagiaires.

Après le départ de Monsieur le Directeur de la salle Chaque un des stagiaires pieds brève introduction sur lui-même et sur sont poste de travail et sont institution il a ensuite présenté les formateurs  a  leur part sont expériences professionnelles et scientifique

A 10 : 30 Mme Karin ROBERT a fait une présentation sur le réseau des archives en France

A 12 :00 nous avons eu un repas de bienvenue et le soir, nous avons visité le siège des archives nationales de France : très belle exposition, trésor riche et varie bien organisé

 A 17h00 terminé la visite.

 

Alima Tahri (non vérifié) - 10/04/2015 - 22:56

Comte rendu sur le  cour du 31/03/2015 du ( stia) 2015

En 31 mars 2015 a la salle des stage au archives nationale 87 rue vieille du temple 75003 paris (frace) en prant nous les 31 stagiaires de 22 pays avec madame CAROLINE  BECKER et madame ANNE MARIE BRULEAUX ce cour est programmer de 2 em  jour de stage technique internationale des archives (stia) 2015 de titre « utilisation du PIAF (portail international d’archivistique francophone)  ce cour est de deux parties ; partie théorique et partie pratique

1- Partie théorique :

Les chefs du module nous expliquant qu’est ce que le PIAF et ces objectifs et l’équipe plunidixplinaire et internationale et qui adresse le piaf , et comment accès au le site  ( la présentation de piaf , se formé , se document et espace Professional )

2- Partie pratique :

En fait des exercices pour pratique et accès au  site PIAF et chaque stagier écrire un commentaire et l’envoyé a partir de portfolio, et tableau de bord .

Et a la fin de cour nous prend que le piaf est une réseau sociale et très importante pour prendre et partagé les informations et les expériences dan le domaine archivistique et que c est une outil d’aide et de recherche et une lien de stockage des données des inscripteur piaf   

Al beshr Mohamed (non vérifié) - 14/04/2015 - 21:50

Aujourd'hui, les etudent not ete divises par trios groupes. J'etais dans le groupe une. Le premiere lecon que nous avons pris sur L'EAD une DTD pour description archivistique, le professeur concentre sur deux important chose qui sont XML et HTML et quelled set la difference. DTD est document type definition. Le professeur nous a Donne aussi l'exercice dans la salle de laborotoire d'utiliser le programme. L'exercice etait tres interessant et bon. 

La deuxieme lecon avec le autre professeur est Redaction des analyses archivistique. Le professeur expliquer trios point que est : 

definition, article d'archive, et analyese archivistique: les elements constitutifs.

objet> c'est le sujet principle du dossier

action administrative> c'est l'activite effectuee par le producter des archive et qui a donne lieu a la creation du dossier.

typologie documentaire> type de documents presents dans l'article.

date extreme> date du premier et dernier document contenu dans le dossier.

la deuxieme point est indexation d'un texte 

il nous a donne deux exercice interessant qui sont: corriger l'index et recherche sur Anne Fontaine.

la troiseme lecon avec la Madame etait tres difficile pour moi  parce que elle parlait tres rapide alors he ne comprenais pas beaucoup 

OUEDRAOGO/NANEMA Félicité (non vérifié) - 14/04/2015 - 22:04

RAPPORT DE LA JOURNEE DU 8 AVRIL 2015

Calendrier de conservation et sélection : cadre, modèles et pratiques

Intervenants : Mme Agnès LUMINET, MM. Niklaus BUTIKOFER, Alain DUBOIS et Sébastien SOYEZ

La journée du 8 avril 2015 a commencé par quelques informations d’ordre administratif données par M. Defrance et Mme Karine ; suivra l’intervention de M. Niklaus qui nous a présenté le calendrier de conservation, la sélection et le rôle des services d’archives dans le cycle de vie des documents ; il a fait cas des différents modèles qui sont :

  • Modèle classique (archivage des documents quand le producteur n’en a plus besoin ;
  • Modèle moderne (archivage dans le cycle de vie des documents.
  • Modèle post-custodial (il s’agit des normes, standards, conseils et contrôle).
  • Et modèle services (archivage des documents avant qu’ils deviennent techniquement obsolètes, après 5 ou 10 ans au maximun).

Il a aussi abordé les éléments d’un calendrier de conservation, en soulignant que chaque institution doit avoir un texte réglementaire de base qui propose le temps de conservation des archives ; dans son exposé il est ressorti que les producteurs restent souverains en ce qui concerne la conservation et les archivistes peuvent orienter et conseiller.

En ce qui concerne l’environnement réglementaire nous avons vu l’exemple Suisse dans le paysage des lois à respecter.

Après la pause de 10 heurs, ce fut Mme Agnès LUMINET qui nous a présenté le projet Cycle de Vie des Données (CYVIDO) qui est un archivage électronique démarré en 2014 ; l’objectif de ce projet est de maîtriser l’organisation et la gestion des données numériques produites ou reçues par la collectivité dans le cadre des activités pendant tout leur cycle de vie.

L’après midi nous avons suivi la présentation de nos collègues de l’Italie et du Canada ; l’italien nous a parlé de son expérience sur les archives militaires de son pays tandis que la canadienne a parlé des outils génériques d’évaluation au Canada.

A l’issu de ce partage d’expérience M. Soyez nous a parlé de la gestion et de l’archivage des courriels. Il a  présenté l’exemple de l’administration fédérale belge en matière des règles d’utilisation des emails. L’exemple des USA a été aussi présenté.

La journée a prit fin avec un exercice qui a nous a permis de mieux cerner l’archivage des courriels.

Mme Félicité OUEDRAOGO/NANEMA

CAMES

Rebecca Giesbrecht (non vérifié) - 15/04/2015 - 08:21
Le matin du lundi, 14 avril était consacré à la visite des Archives de Paris.  Nous étions acceuillis par M. Nicholas Buat, qui nous avons expliqué brièvement l'histoire des Archives et leur context particulier par rapport aux archives nationales et départementales.

Quelques points intéressants:  Les Archives de Paris ont seulement quelques fonds qui dattent d'avant 1870, puisque la plupart des anciens documents sont aux archive nationales.  Pendant la Commune de 1870, les communards incendiés beaucoup de lieux de pouvoir en Paris, y inclus beaucoup d'archives importants par exemple la prefecture de police.  Pourtant ils n'ont incendié les archives nationales, alors nous sommes en fait chanceux que les anciens archives n'étaient pas aux Archives de Paris.

On a aussi assisté a 3 ateliers.
1-traitement de fonds d'archives
M. Jean-Charles Virmaux nous a expliqué le système de classement d'archives en France et aux archives de Paris, ce denier qui suit le cadre de classement nationale mais qui utilise aussi un système unique.  Pour moi c'était très intéressant d'apprendre qu'il-y-a un cadre national ulilisé par tous les archives départmentales et communales dans le pays.
2-informatique documentaire et logicial Cindoc
Thibaud Bouard et Gael Donneger nous a montré les deux logiciels utilises aux archives de Paris -- Thot et Cindoc.  Il nous a montré l'interface ulilisé par les lecteurs ainsi que celle utilise par les archivistes.  On a discuté les avantages et les problèmes avec les logiciels.
3-relations avec la public dans la salle de lecture 
Laurence Benoist nous a montré la salle de lecture et nous a expliqué comment les lecteurs peuvent faire leurs recherches.  Elle nous a aussi montré les inventaires dans la salle.  J'étais un peu étonné d'apprendre que, pour le moment,  aucun inventaire est disponible en ligne.  Les lecteurs doivent venir sur place pour commencer leurs recherches.  Pourtant, il-y-a 10-12 personnes qui travaillent dans la salle de lecture chaque jours, alors les lecteurs ont beaucoup d'aides.  En plus, les inventaires me semblent assez complets.
 

Romain Ledauphin (non vérifié) - 24/04/2015 - 08:34

Journal de bord du Mardi 14 Avril 2015

Les stagiaires se sont retrouvés dans la salle des stages pour cette deuxième journée du module "Traitement des archives" consacré à la pratique avec l'organisation de 3 ateliers qui suit la logique chronologique de la rédaction d’un instrument d erecherche de l’analyse archivistique jusqu’à sa diffusion.

 Les 31 stagiaires du STIA se sont séparés en 3 groupes pour faciliter les échanges avec les intervenants et suivre un programme chargé.

Atelier 1: Relecture critique des instruments de recherche par Mme Agnès Goudail.

Agnès Goudail, directrice adjointe des Archives départementales de la Loire nous a présenté les standards de description ISAD-G et ISAAR (CPF). 

Après un rappel des principes fondamentaux de la description archivistique comme le respect de l’intégrité et de la structure du fonds, nous avons mis en pratique ces standards avec deux exercices.

Le premier exercice portait sur ISAAR (CPF) qui contient en 4 éléments obligatoires dans la description du producteur :

  • type d’entité
  • forme autorisée du nom
  • dates d’existence
  • code d’identification

L’exercice consistait dans l’analyse d’une notice de description d’un producteur (Musée d’art et d’histoire de Genève )selon ISAAR (CPF) et de repérer les différents champs de description pour en faire la critique.

 La deuxième partie de l’atelier portait sur le standard de description archivistique ISAD-G et ses 6 éléments obligatoires :

  • référence
  • intitulé
  • dates
  • niveau de description
  • importance matérielle
  • nom du producteur

 L’exercice consistait en l’analyse d’un inventaire d’un fonds provenant d’une importante famille industrielle de la Loire (Filature Carrière). Notre attention devait porter particulièrement sur l’introduction et la structure du fonds.

Il s’agissait d’identifier les lacunes dans l’introduction puis de relever les problèmes posés par la structure du fonds avec notamment le mélange entre les archives privées et économiques de la famille.

Atelier 2: Règle d’analyse des unités de description et indexation des instruments de recherche par M. Alexis Douchin, archiviste de la commune d’Antony (92).

 M. Douchin nous a présenté la tradition française dans la rédaction d’instruments de recherche avec notamment le principe d’article qui a laissé plus d’un stagiaire perplexe. Ainsi tout instrument de recherche repose sur une analyse archivistique poussée avec pour base l’objet, l’action administrative et la typologie documentaire.

 Nous avons mis en pratique les enseignements d’Alexis avec différents exemples d’articles à décrire. Nous avons terminé l’atelier avec l’indexation et les règles sur lesquelles elle repose.

Atelier 3: Encodage en EAD des instruments de recherche et publication par M. Pascal Tanésie, chef de projet informatique aux Archives Nationales.

Dans cet atelier, il nous a été présenté la dernière étape de la rédaction d’un instrument de recherche, la mise à disposition au public via internet.

Pour cela, il nous a été expliqué brièvement le language XML (Extensible Markup Language) avec la norme EAD (Encoded Archival Description) spécifique aux archives.

Cette norme facilite le travail des archivistes pour utiliser Internet comme support de diffusion.

 Un grand merci à  Agnès Goudail, Alexis Douchin et Pascal Tanésie pour leur patience et leur engagement ainsi qu’à Danis Habib pour l’organisation de cette belle journée.

Zsofia Laszlo (non vérifié) - 27/04/2015 - 11:29

la compte rendu de vendredi 17 avril de Zsófia László, Hongrie

Le troisième jour du voyage d’études en Charente-Maritime les stagaires de STIA ont entendu d’abord les exposés de mesdames Pauline Arseneault et Catherine Fernandez sur les cooperations internationales. 

En 2004, pour le 400ème anniversaire de la présence français en Amérique, la France et le Canada ont decidé de construire un portail où on peut communiquer les documents de leur histoire commun. Pendant plus de 10 ans ils ont mis en ligne plus de 2000 000 images documentaires et cartographiques numerisées du Centre des archives d’outre-mer, du Centre historique des archives nationales (Paris), des archives départementales de la façade maritime ouest (entre autres Charente-Maritime), de la Bibliothèque et Archives du Canade et des Archives nationales du Québec. Malgré le succès international la page ne marche plus à cause de problèmes techniques, mais on espère que le public aura accès de nouveau après un peu de temps.

D’ailleurs les Archives départementales ont plusieurs projet de numérisation et communication en ligne par exemple des cadastres Napoléonien et des registres matricules.

Puis on a fait une visite dans les archives avec madame Juliette Patron et monsieur Pierre-Emmanuel Auge, qui ont presenté leur travaille de collecte, tri et classement.

Ensuit madame Aude Garnerin a fait un exposé sur la tempête Xynthia en 2010, quand la mer a inondé la côte au sud de La Rochelle et elle a endommagé les archives intermédiaires du Conseil General. Grâce à l’assurance on a pu sauver les documents avec la technique de congélation, mais les travaux trés coûteux ont duré 1 ans et demi.

Madame Juliette Patron a continué sur la lutte contre les moississures dans le battiment des archives de Jonzac en 2013-2014.

L’après-midi le groupe est parti à la magnifique île de Ré où on a visitié un atelier privé de restauration et reliure main, l’Atelier Quillet fondé en 1987. Une vingtaine de restaurateur travaille ici surtout pour restaurer les documents et livres des archives, des bibliothèques et des musées. Ils s’occupent du papier, du parchemin, du cuir et du calque et nous avons eu la possibilité de voir plusieurs processus par exemple le doublage par papier japon et la reliure main.