Cri du PIAF n°15

Sommaire du Cri du PIAF n°15

Editorial de Didier Grange, Président du comité de pilotage du PIAF

Nouvelles du PIAF

  • La webographie du PIAF
  • 2017 : Modules d'apprentissage en cours de révision
  • Les nouveaux chantiers du PIAF en 2017
  • Participation du PIAF à la session 2017 du Stage Technique International d'Archives (STIA)

Autre regard sur un thème : le programme VITAM (Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour la Mémoire)

  • Qu’est-ce que le programme Vitam ?
  • Entretien avec Madame Mélanie REBOURS, Directrice de la diffusion et des partenariats du Programme interministériel d'archivage numérique Vitam.

 

EDITORIAL DU CRI DU PIAF n°15

Didier Grange, Président du comité directeur du PIAF, Genève, le 15 juin 2017.

 Passif c'est bien ; actif c'est mieux !

 

Peut-être avez-vous déjà songé à donner un coup de main à l’équipe du PIAF sans pour autant passer à l’acte ou sans savoir comment vous y prendre ? Ou, peut-être, cette idée ne vous a simplement jamais traversé l’esprit ? Dans les deux cas, poursuivez-votre lecture, cet éditorial vous concerne : nous avons besoin de vous.

 

La vie du PIAF ne peut pas reposer uniquement sur un Comité de pilotage composé d’une quinzaine de personnes, des auteurs des modules et des personnes inscrites dans l’espace e-pro. La masse d’information à créer, compléter, mettre à jour, corriger et effacer est sans commune mesure avec les moyens de cette poignée de volontaires et le temps dont elle dispose. De plus, au fil des ans le PIAF a vu son périmètre s’accroître ; le Portail propose de nouveaux services et de nouvelles rubriques. Comment maintenir cette offre et, si possible, la faire progresser sans force de travail supplémentaire ? Aussi, collectivement, nous pouvons faire plus et mieux pour le PIAF. Le Portail met à disposition des moyens. Il suffit donc de faire le pas et de vous lancer.

Un petit tour d'horizon des possibles

Tout se joue sur la page d’accueil du site. Si vous l’affichez, à gauche de l’écran, au milieu de la page, vous trouverez deux onglets : l’un est baptisé « commentez » et l’autre « publiez ».

Grâce au premier (« commentez »), vous avez la possibilité de faire des commentaires sur le contenu du Portail. Vous pouvez également accéder directement aux consignes en utilisant le lien :

Grâce au second (« publiez »), vous pouvez utiliser des formulaires qui vous permettent de faire des propositions pour :

- les cours (correction, ajout d’un exemple/photo/exercice, d’un commentaire, d’un paragraphe, etc.)

- l’annuaire

- la webographie

- la galerie multimédia

- les actualités

- le recueil de textes

Vous pouvez également accéder directement aux consignes.

Tous ces formulaires sont modérés. Nous regardons la pertinence des propositions et leur utilité par rapport au Portail et à son contenu.

Une troisième possibilité de contribution s’offre à vous : l’espace professionnel ou « e-pro ». N’oubliez pas non plus de vous y inscrire et de participer aux groupes de réflexions, aux débats ou tout simplement de déposer vos travaux. Cet espace est déjà fréquenté par plus de 1250 personnes.

Un appel

Pour le Comité de pilotage du PIAF, votre participation est importante. Les trois pistes que je viens d’énoncer, sont autant de possibilités de contribuer activement à la vie du Portail et plus largement à celle de la communauté des archivistes francophones. Toutes les personnes qui utilisent le PIAF sont non seulement des bénéficiaires du Portail, mais aussi des contributrices potentielles à une vaste communauté virtuelle, qui se construit et qui s’étend depuis quelques années.

Ainsi, que ce soit de manière ponctuelle ou de manière régulière, devenez actifs. Lancez-vous et …contribuez !

 

 

NOUVELLES DU PIAF

 

La webographie du PIAF !

La webographie du PIAF a été réorganisée et enrichie au début de l’année 2017. Elle offre aujourd’hui des liens :

  • vers les blogues d’archivistique francophone,
  • vers les associations professionnelles,
  • vers les principales revues d’archivistique accessibles en ligne
  • vers les listes de discussions archivistiques.

N’hésitez pas à nous contacter (thebeckers@free.fr ) si vous souhaitez enrichir ces listes de liens utiles.

Pour accéder à la webographie, cliquez ici...

 

2017 : Modules d'apprentissage en cours de révision

Plusieurs modules du PIAF sont en cours de révision et de réactualisation cette année. Le travail mené par Elisabeth Gauthier Desvaux et Marcel Caya, en étroite collaboration avec les auteurs de certains modules ou de nouveaux auteurs, est bien avancé. Il s’agit des :

  • module 2 : Notions générales d’archivistique
  • module 3 : Législation et réglementation archivistique
  • module 10 : Bâtiments et locaux d’archives
  • module 11 : Communication des archives
  • module 12 : Valorisation des archives

Presque tous ces modules ont donné lieu à de nouveaux développements. Le chapitre consacré aux expositions par exemple, ou celui qui traite des droits d’accès, sont nouveaux. Les modules 11 et 12 seront coiffés d’une introduction générale commune.

Ces modules, réactualisés et complétés, seront mis en ligne d’ici la fin de l’année 2017. Ce travail s’accompagne d’une révision complète du glossaire qui est étroitement lié aux cours.

 

Les nouveaux chantiers du PIAF en 2017.

Le comité de pilotage du PIAF a tenu sa réunion annuelle à Paris du 25 au 27 janvier 2017. Cette réunion a été l’occasion de faire un bilan approfondi de la refonte du site dont la nouvelle version a été lancée fin mars 2016. Elle a également été l’occasion de définir les nouveaux chantiers du PIAF pour 2017. Notre travail cette année sera consacré à :

  • l’élaboration d’un 4ème volet (venant s’ajouter à Se Former, se Documenter, E Pro) : le volet « Recherche »
  • la construction d’une sous rubrique -dans le volet se Documenter- sur les textes de loi d’archives dans les différents pays de la Francophonie.

Quelques pistes concernant ces deux projets sur lesquels vous êtes invités à partager vos idées…

Le volet « Recherche »

Il s’agit de créer un espace qui permettra aux chercheurs (soumis à une étape d’authentification modérée) de mettre en ligne leurs sujets de recherche en archivistique, un rapide descriptif, l’état d’avancement de ces travaux etc.… Consultable par tous les internautes du PIAF, le volet « Recherche » a pour objectif de brosser un tableau de la recherche contemporaine en archivistique, d’encourager les membres de la communauté à participer et à échanger autour de ces travaux de recherche. Des listes de discussions pourront être créées et alimentées autour de chaque thème de recherche.

La sous-rubrique « Textes de lois » ou « Législation »

Cet espace contiendra à terme les textes de loi –ou références à ces textes de loi s’ils sont accessibles en ligne- ayant trait aux archives ou en lien avec l’archivage telle que la protection des données numériques. Ces références seront classées par pays de la Francophonie. Les pays de la Francophonie qui n’ont pas de loi relative aux archives (qu’elle soit en cours d’élaboration ou non) figureront tout de même dans cette liste.

Chaque intitulé de loi/réglementation sera accompagné de la date de cette loi/réglementation, la dernière date de consultation du lien internet et la source internet du document présenté. Toutes ces informations ont pour objectif de faciliter la recherche du texte en question si le lien proposé sur le PIAF venait à se briser.

 

Participation du PIAF à la session 2017 du Stage Technique International d'Archives (STIA).

 

La collaboration entre l’équipe du PIAF et le département des formations du Ministère de la Culture français –dirigé par Monsieur Jean-Pierre Defrance- fête cette année ses 5 ans ! Le PIAF sert de base de connaissances et de références tout au long de la formation dispensée au Stage Technique International d’Archives (STIA).

Cette année : 32 collègues provenant de 24 pays et 5 continents !

  • Afrique (Algérie, Burkina Faso, Cameroun, Centrafrique, Congo, Maroc, Rwanda, Sénégal, Tunisie)
  • Amérique (Argentine, Brésil, Canada, Chili)
  • Asie (Vietnam)
  • Europe (Allemagne, Biélorussie, Géorgie, Grande-Bretagne, Italie, Moldavie, Portugal, Roumanie, Russie)
  • Océanie (Nouvelle-Zélande)

Le nombre de participants en provenance d’Amérique du Sud se maintient voire progresse cette année. Autre fait notable : la participation pour la première fois depuis longtemps de deux collègues portugais !

Un membre de l’équipe PIAF a accompagné cette année les stagiaires durant leur voyage d’étude à Bordeaux (département de la Gironde), sous un beau soleil printanier. Nous y avons visité les archives départementales de la Gironde ainsi que les archives municipales de Bordeaux dont le nouveau bâtiment est un bel exemple de réaménagement d’un bâtiment existant. L'agence d'architecture belge Robbrecht en Daem a réaménagé l'ancienne Halle des magasins généraux (entrepôts ferroviaires) dans le quartier de La Bastide à Bordeaux. "Le projet architectural s’articule autour de l’ancienne halle, dévolue à la conservation et à la communication des fonds. En surplomb de la salle de lecture (d’une capacité de 36 places), les cinq niveaux de magasins forment un empilement en porte à faux qui évoque la sédimentation des archives. A sa perpendiculaire est construit un bâtiment neuf. Le rez-de-chaussée accueille des espaces destinés au public : salle d’exposition, salle de conférences/ateliers. Le premier étage abrite les espaces de travail du personnel (bureaux et salles de traitement). Des passerelles relient les deux bâtiments." (source)

Les archives municipales de Bordeaux

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nous avons également été accueillis au Musée d’Aquitaine. Le thème principal de ce voyage d’étude était la valorisation et la communication. Un voyage riche et formateur !

E-Pro, notre plateforme de travail collaboratif, a servi comme les années précédentes de lieu virtuel d’échanges entre formateurs et apprenants, et de lieu de travail.

Les collègues stagiaires de la promotion 2017 ont réalisé un magnifique Journal de Bord retraçant leurs activités quotidiennes. Il est en ligne sur le PIAF, allez le lire !

 

 

 

REGARD VERS UN THEME, UNE INSTITUTION OU UN PROJET…

 

Le PROGRAMME VITAM (Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire)

 

Nous poursuivons notre série d’articles sur les politiques de gestion des archives électroniques et les solutions mises en place ou à l’étude en France. L’article « Autre regard… » de ce quinzième numéro du Cri du PIAF est donc consacré au projet pilote Vitam (Valeurs immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire). Cet article se décompose en deux parties : un rapide descriptif de ce qu’est Vitam (projet, budget, acteurs) suivi d’un entretien avec Madame Mélanie Rebours, Directrice de la diffusion et des partenariats du Programme interministériel d'archivage numérique Vitam.

Le projet de solution logicielle Vitam est unique en son genre. Il a été mis en place officiellement le 9 mars 2015 mais est le fruit de réflexions développées dès 2013. Ce projet comporte des caractéristiques originales tant dans sa genèse que dans sa mise en place. Il est né d’un constat exprimé sur le terrain, il vient donc répondre à un besoin : la nécessité d’harmoniser la politique en matière de gestion des documents numériques produits par l’Etat et de faire face au volume toujours croissant de ces derniers.

Il associe trois ministères pour l’instant…

  • le Ministère des Armées,
  • le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères
  • le Ministère de la Culture

… et réunit des intervenants aux compétences variées, signant ainsi un des traits de son originalité et de son ambition :

  • la DINSIC (Direction Interministérielle du Numérique et du Système d’Information et de Communication de l’Etat),
  • 5 archivistes mis à disposition par le SIAF (Service Interministériel des Archives de France), le Ministère des Armées, le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères,
  • des techniciens informaticiens.

N.B : Les deux premiers ministères évoqués ci-dessus gèrent leurs archives courantes, intermédiaires et définitives de manière totalement autonome. Le Ministère de la Culture est en charge de la gestion des archives de toutes les autres administrations.

 

 

 Qu'est-ce que Vitam ?

Vitam est un programme visant à la création d’un logiciel libre de back office commun aux trois ministères que nous venons d’évoquer. Il concourt donc à la mise en place d'un socle d’archivage commun. Chacun de ces ministères développera un logiciel de front office en fonction de ses propres besoins.

 

 

 

Ses objectifs :

  • classer, conserver et sécuriser les documents numériques.
  • assurer des fonctions d’indexation, de gestion de métadonnées, de stockage, de pérennisation des fichiers et de recherche bien sûr !
  • harmoniser les pratiques autour de l’archivage électronique dans l’administration publique
  • faire des économies budgétaires en mutualisant les pratiques et les outils.

Son cahier des charges (défini dans un manifeste Agile) :

  • proposer une/des interface(s) API ouverte(s) permettant d’intégrer toutes les formes de documents électroniques dans leur immense variété/ quelle qu’en soit la nature (texte, audio, vidéo, image, plan, base de données etc.) ou le volume.
  • permettre d’archiver des objets très différents tout en respectant les normes en vigueur (OAIS, SEDA, Afnor).
  • assurer une certaine souplesse de gestion afin que chaque administration puisse en adapter l’usage à ses besoins en intégrant ses applications métiers dans le logiciel.
  • gérer le volume des documents produits (plusieurs milliards d’objets)
  • garantir un accès rapide aux informations.
  • satisfaire les usagers futurs (archivistes, chercheurs, généalogistes, tous publics).

Le budget du programme Vitam

Coût prévisionnel du programme : 15 Millions € (hors rétributions des différents acteurs du projet) soit en tout 57 millions d’euros.

Vitam est un projet collaboratif

La collaboration est au centre du projet Vitam non seulement parce qu’elle met en relation les différentes institutions citées ci-dessus mais aussi parce que Vitam se nourrit d’une collaboration technique et fonctionnelle soutenue (réfléchir au projet, tester les solutions retenues etc.). La communauté de contributeurs et la palette des formes possibles de cette collaboration sont très larges. Nous y reviendrons dans notre entretien avec Madame Mélanie Rebours.

 

Toutes les ressources des versions passées et présentes du logiciel Vitam sont en ligne et accessibles sur le site de VITAM.

 

Le calendrier du programme Vitam

 

Calendrier prévisionnel

  •  9 mars 2015 : lancement du programme Vitam
  •  12 août 2015 : publication des marchés pour la prestation de développement et d’intégration
  •  30 septembre 2015 : fin de la remise des offres
  •  Début 2016 : notification des marchés
  •  Mi-2016 : premiers livrables du socle Vitam (sous forme d’interfaces testables par les ministères)
  •  Mi-2017 : finalisation de la première version de production
  •  Mi-2018 : finalisation de la seconde version de production
  •  Mi-2019 : finalisation de la version de production, mise en œuvre dans les trois ministères.

Etat d'avancement du programme

Le dernier état d’avancement du projet, publié en mai 2017 sur le site dédié, indique que le calendrier prévisionnel est tenu. Pour plus de détails, consultez la dernière lettre d’information publiée sur le site !

Après la publication de la version Bêta en janvier 2017, la troisième version intermédiaire du logiciel a été livrée au printemps 2017. Elle sera suivie d’une quatrième version en juillet 2017. La première version de production sera livrée fin 2017.

 

 Les principaux acteurs du projet VITAM

 

Mélanie REBOURS, Programme Vitam, France

Actuellement Directrice de la diffusion et des partenariats du Programme interministériel d'archivage numérique Vitam, Mélanie Rebours est chargée de nouer des partenariats avec les entités intéressées par le Programme Vitam  et  plus largement par l’archivage numérique. Elle a été auparavant responsable du service des archives modernes et contemporaines aux sein d’un service local d’archives (Archives départementales de l’Eure-et-Loir) de 2004 à 2010, puis adjointe au chef du bureau des Missions et de la coordination interministérielle au Service interministériel des Archives de France de 2011 à 2015 (Ministère de la Culture et de la Communication).

Jean-Séverin LAIR, Programme Vitam, France

Ingénieur général des mines, Jean-Séverin Lair a été nommé directeur du Programme Vitam le 1er juin 2015. Son expérience, au sein de différents ministères et structures interministérielles, a toujours eu pour fil conducteur l’innovation dans l’usage des technologies de l’information. Ses missions de DSI du ministère de la Culture et de la communication lui ont permis de découvrir le monde des archives et le challenge crucial constitué par la mise en œuvre de l’archivage numérique au sein de l'État.

Thomas Van de Walle, Archives nationales de France

Conservateur du Patrimoine et Archiviste paléographe, Thomas Van de Walle est un archiviste français. Il a commencé sa carrière dans un service local d’archives en tant que sous-directeur des Archives départementales de Seine-et-Marne. Il y a notamment géré plusieurs projets concernant l’informatique appliqué aux archives. En 2012, il est devenu chef du Département de l’archivage électronique et des archives audiovisuelles aux Archives nationales de France. Depuis 2015, il assume la mission de directeur du projet ADAMANT, qui consiste à adapter les Archives nationales aux enjeux du développement des archives nativement numériques.

Edouard Vasseur, Programme Vitam, France

Responsable fonctionnel du programme interministériel d'archivage électronique Vitam, Édouard Vasseur a été auparavant responsable du service de la gestion des fonds au Centre des archives contemporaines (2002-2006), chef de la Mission des archives du ministère de la Culture et de la communication (2006-2012) puis adjoint à la directrice de projet "Archivage et maîtrise du cycle de vie de l'information" au ministère de la Défense (2012-2015). Il est également formateur occasionnel pour Archivistes français formation (AFF) et secrétaire général d'Archivistes sans frontières - section France (AsF).

Françoise Watel, Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères, France

Françoise Watel est l'adjointe du chef du département des archives à la direction des Archives du MAEDI. Au sein de ce département, elle anime en particulier le Pôle numérique, créé en 2013 pour piloter les différents projets utilisant les nouvelles technologies appliquées aux métiers des archives, et assume la direction du projet Saphir, implémentation de Vitam au MAEDI. Elle a précédemment contribué à la conception et à la mise en place des différents systèmes de gestion de documents électroniques et d'archivage électronique intermédiaire au MAEDI.

Les prestataires retenus pour le projet

Au début de l’année 2016, les lots du marché de réalisation Vitam ont été attribués aux sociétés HIT-Part et Linagora pour les développements, à la société Smile pour un lot d’expertise adaptable aux besoins de développement et à la société Thalès pour l’intégration et la qualité de la solution logicielle.

 

 

Conclusion

 

Vous l’avez compris, Vitam est un projet ambitieux et novateur.

Le calendrier très serré de ce projet est tenu. Une des grandes avancées en ce début d’année 2017, fut le lancement du projet ADAMANT, auquel nous consacrerons un article à part entière dans le Cri du PIAF n°16.

« Le projet Adamant a prévu d'implémenter la solution logicielle VITAM et de l'interfacer avec une version enrichie du système d'information archivistique (SIA) des Archives nationales. La constitution de cette plate-forme doit permettre de gérer plus efficacement les futures entrées et la diffusion des archives numériques, tout en assurant la reprise des données déjà conservées aux Archives nationales. » (Newsletter du projet VITAM, avril 2017)

ADAMANT : Administration des Archives et de leurs Métadonnées aux Archives Nationales dans le Temps

Autre temps fort de l’année : la présentation le 27 avril 2017 du projet Vitam à la réunion des directeurs d’Archives européens.

 

Madame Mélanie Rebours, Directrice de la diffusion et des partenariats du Programme interministériel d'archivage numérique Vitam, a répondu à quelques questions…

 

 

Entretien avec Madame Mélanie REBOURS, Directrice de la diffusion et des partenariats du Programme interministériel d'archivage numérique Vitam.

 

Quand avez-vous commencé à travailler sur le programme Vitam et qu’est-ce qui vous a amenée à le faire ?

J’ai commencé à travailler sur ce projet dès 2013 en assistant à des réunions hebdomadaires de réflexion sur la question d’un socle d’archivage numérique, l’élaboration d’un projet commun aux trois ministères (Culture, Défense et Affaires Etrangères) et la recherche de financement. Lorsque le programme a été officiellement lancé, après validation de son financement, en 2015, j’ai été détachée par le SIAF pour travailler à plein temps à l’élaboration de ce logiciel. Quatre autres archivistes ont également été détachés par leur institution (Ministère de la Culture-Archives nationales, Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, Ministère des Armées) ainsi que des informaticiens (un directeur de programme, un directeur technique, un responsable de la planification, des architectes, des gestionnaires de plate-forme). En tout donc, une équipe d’une dizaine de personnes détachées ayant pour mission :

  • de développer le logiciel en partenariat avec des entreprises privées ou prestataires, qui ont été sélectionnés,
  • de faire le lien entre l’équipe Vitam et nos institutions d’origine.

Chacun d’entre nous a une tâche bien définie. Je suis responsable de la communication, des aspects de diffusion, des partenariats et des contacts extérieurs. Monsieur Edouard Vasseur, qui a été détaché par le Ministère des Armées, est directeur fonctionnel.

Le projet de solution logicielle réunit une quarantaine de personnes.

Chaque ministère porteur a constitué de son côté une équipe chargée d’installer le logiciel aux Archives nationales (ADAMANT), au Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères (SAPHIR) et au Ministère des Armées (ARCHIPEL).

 

Pour ce qui est du calendrier, est-il tenu ?

Pour l’instant le calendrier, géré selon la méthode Agile, est tenu. La prochaine publication sur notre site internet est prévue pour la mi-juillet 2017.

Depuis avril 2017, le projet a pris de l’ampleur puisque les Archives nationales et le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères ont lancé le développement de leur logiciel de front office. Le Ministère des Armées mettra en place cette nouvelle étape d’ici la fin de l’année 2017 en lançant son appel d’offre.

 

Quel est exactement le budget du programme Vitam ? Qui finance Vitam ?

En 2015, le Commissariat général aux investissements accorde au projet Vitam un « financement projet investissement d’avenir » de 16,5 millions d’euros.

Deux conditions sont liées à ce financement :

  • chacun des trois ministères partenaires devra financer l’achat des infrastructures, la mise à disposition des personnels dans l’équipe Vitam et l’installation des plates-formes dans chaque ministère.
  • le logiciel produit devra être réutilisable et largement réutilisé par d’autres institutions publiques ou privées.

Le budget total tourne donc autour de 57 millions d’euros. Mais il varie un peu d’un ministère à l’autre en fonction des projets, qui diffèrent les uns des autres. Les Archives nationales par exemple avaient déjà investi dans un logiciel de gestion pour leurs archives papier (ce qui leur permet de gérer la salle des inventaires virtuels, l’aspect logistique, les communications, les entrées etc.) ; ce logiciel va être adapté pour la gestion des archives numériques comme un front office de Vitam. Par contre le Ministère des Armées a décidé d’installer en même temps que Vitam un nouveau logiciel de gestion pour les archives papier qui servira également de front office à Vitam pour le numérique.

 

Le programme Vitam est un projet collaboratif. Comment fonctionne cette collaboration ? Qui peut collaborer ? Sous quelle forme ?

Tout le travail accompli pour construire le logiciel Vitam fait l’objet d’une publication libre d’accès sur internet toutes les 15 semaines environ. Vous pouvez consulter le site en cliquant ici.

Il existe plusieurs niveaux de collaboration :

Niveau 1 ou libre : n’importe qui peut utiliser ce qui a été publié sur le site dédié à Vitam, l’installer, le tester dans son environnement (le code est mis en ligne) et faire des commentaires sur ce qui marche ou pas, les problèmes rencontrés, des idées de solutions pour contourner les problèmes rencontrés etc.

Niveau 2 ou « conventionné » : les acteurs du programme Vitam ont signé avec quelques entités des conventions afin d’officialiser cette collaboration. Ces entités :

  • utilisent et installent le logiciel pour constituer leur plate-forme
  • testent le logiciel à titre expérimental en vue d’une adoption finale d’ici 2020.

Il faut préciser que le logiciel Vitam est gratuit et ce partenariat bénévole. Nos partenaires ne sont tenus à aucun engagement financier ou définitif. Trois conventions ont été signées à ce jour avec le Ministère de la Transition écologique et solidaire, le CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) et l’Agence de Services et de Paiements. Six projets de conventions avec de nouvelles entités sont en cours. Ce niveau de collaboration est essentiel au bon développement du programme et répond à une des deux conditions posée par le Commissariat général aux investissements, à savoir que le logiciel puisse être réutilisé par d’autres institutions que les trois ministères porteurs. De plus, cette collaboration permet à l’équipe de donner plus de visibilité au programme auprès d’entités extérieures et nous encourage à tenir notre calendrier. Tous les acteurs de cette collaboration sont donc gagnants. Les porteurs et partenaires font part de leurs besoins spécifiques. Des compléments répondant précisément à ces besoins peuvent être développés.

Niveau 3 : reversement de code. Une entité « conventionnée » qui développerait des éléments complémentaires à Vitam pour son besoin propre, pourrait ensuite le reverser à l’ensemble de la communauté. Exemple : Une entité qui utiliserait un format de document spécifique et développerait un plugin de conversion pourrait ensuite le partager avec les autres partenaires du programme.

Enfin l’équipe Vitam anime des ateliers et organise régulièrement des démonstrations ouvertes aux ministères et partenaires afin de les informer des derniers développements du logiciel et obtenir leurs retours..

L’animation de cette communauté constitue un gros travail car les réactions sont nombreuses. Au premier niveau de collaboration, l’équipe Vitam est par exemple en contact avec des sociétés privées (éditeurs de logiciels, intégrateurs…). Ces sociétés privées testent Vitam pour éventuellement le proposer à certains de leurs clients à terme ou les conseiller sur le sujet.

La communauté des collaborateurs au programme Vitam est donc vaste et dépasse largement le cadre des trois ministères porteurs du projet.

 

Qu'en est-il de la communication autour du programme sur le plan national. Avez-vous défini une politique de communication ? Quelles formes prend-elle ? Quels publics ? Comment êtes-vous reçus ?

La communication autour du programme Vitam est cruciale. Il s’agit tout d’abord d’informer et de toucher tous les types d’institutions susceptibles d’adopter ce logiciel de back office libre. Rien ne peut être imposé, mais il est important de proposer ! Parler de Vitam est également un moyen de sensibiliser les agents des ministères, par exemple, à l’importance de l’archivage numérique.

Notre politique de communication prend des formes assez classiques : nous disposons d’un compte twitter, d’un espace LinkedIn, d’un site internet régulièrement alimenté, d’une plate-forme collaborative dont l’accès est réservé à nos partenaires. Nous organisons également des rendez-vous de présentation et de sensibilisation dans les établissements publics, les ministères, les collectivités, les opérateurs… Nous sommes très sollicités !

A la demande de la DINSIC, nous réalisons une enquête auprès de tous les ministères afin de mesurer quelles sont les actions entreprises en terme d’archivage intermédiaire et afin d’évaluer le flux des données qui seront à terme versées aux Archives nationales dans ADAMANT.

Suite à cette enquête, nous avons lancé un groupe de travail interministériel à destination des DSI, afin de réfléchir sur l’archivage numérique (cartographie des applications, procédures de retrait de service d’applications, gestion des archives bureautiques, des courriels, discussion autour des questions opérationnelles communes). L’idée est d’essayer de comprendre, institution/entité par institution/entité, ce qui doit être mis en place pour favoriser l’archivage numérique dans leur contexte.

La communication et les actions autour du programme ont donc donné naissance à des travaux et discussions transverses et interministériels. Elle a permis de mettre en oeuvre une vaste réflexion sur l’archivage numérique avec des partenaires variés qui ne font pas partie du programme Vitam.

 

Vous avez présenté le programme Vitam aux directeurs d’archives nationales européens en avril 2017. Quelles ont été leurs réactions ? Existe-t-il des projets similaires dans les autres pays européens ?

Notre première communication sur le programme Vitam à l’échelle européenne remonte en fait à 2015. Une rencontre avait alors été organisée à la demande du Directeur des archives du Royaume de Belgique et de la Directrice des Archives nationales du Luxembourg. Tous deux souhaitaient également se lancer dans un projet d’archivage numérique interministériel. Il avait été question des modalités de construction, de financement et d’organisation de leurs projets. L’équipe du programme Vitam a aussi été contactée par la Slovénie.

La présentation de Vitam devant les directeurs d’archives européens au début de l’année 2017 a permis de constater que, s’il existe d’autres projets similaires en Europe (Belgique, Luxembourg), Vitam est un projet pilote. Les directeurs d’archives présents ont salué le projet et se sont montrés très sensibles au fait que le logiciel Vitam soit libre et donc réutilisable. Cela ne veut pas dire que Vitam sera adopté dans toute l’Europe ! Mais il peut servir d’inspiration.

A l’échelle européenne, nous sommes chargés de faire le lien avec le programme E-Ark (European Archival Records and Knowledge preservation), porté par la Commission européenne. C’est un programme de mise à disposition d’outils.

Enfin, nous avons présenté le programme devant l’équipe des archivistes et informaticiens de la Commission européenne.

 

Les cyberattaques dans le monde font la une de l’actualité ces derniers jours. Qu’avez-vous mis en place pour assurer la sécurité des données et des accès ? Qui s’en charge ?

Plusieurs niveaux de sécurité vont être mis en place dans le logiciel de back office qu’est Vitam mais aussi dans les plates-formes installées dans les ministères. Vitam sera évidemment un logiciel sécurisé, il permettra de contrôler rigoureusement les applications qui accèdent aux données. Il permettra de s’assurer qu’une application RH par exemple accède bien aux données qu’elle a versées et à celles-là uniquement, que le SIA des Archives nationales peut accéder aux données des Archives nationales et à aucunes autres... Mais c’est surtout l’architecture adoptée pour la plate-forme de chaque ministère qui va assurer la sécurisation des données et des accès. L’application frontale va contrôler les accès individuels.

Une commission d’homologation de sécurité a été mise en place par l’équipe de Vitam. Des réunions sont régulièrement organisées avec les FSSI de tous les ministères concernés pour analyser les risques, donner des conseils pour l’implémentation des logiciels de front office et la sécurité informatique des futures plates-formes utilisant Vitam.

 

Quels conseils donneriez-vous à des collègues désireux de lancer un projet similaire dans leur pays ?

De mon point de vue, la réussite d’un projet comme le programme Vitam repose sur la collaboration, la transversalité, la solidarité et le travail des archivistes avec des techniciens et des informaticiens. L’archivage numérique, l’élaboration de logiciels de back et de front office, nécessitent une étroite collaboration entre ces deux catégories de professionnels. Le métier d’archiviste a connu des mutations profondes ces dernières années, il est aujourd’hui nécessaire de se former et de s’informer ensemble, de s’entraider, d’apprendre les uns des autres. Ces collaborations permettent de prendre conscience que d’autres partagent les mêmes questions ou problèmes et de se sentir moins seul ! Enfin, cette collaboration lie entre eux ses différents acteurs et les maintient dans une dynamique de progression forte. Notre comité de pilotage, dédié aux questions opérationnelles et notre comité directeur, dédié aux questions stratégiques et à la prise de décisions, orchestrent les flux d’énergies comme les baisses de tensions pour permettre au projet d’avancer dans les temps.

Mais c’est un projet qui n’est pas facile à lancer et à mettre en œuvre. Il faut constituer des équipes solides dès le départ c’est-à-dire trouver des archivistes désireux de travailler sur les  sujets numériques à plein temps et trouver des informaticiens qui connaissent et comprennent le monde des archives. La seconde difficulté dans le lancement d’un tel programme c’est bien sûr le financement…

C’est un projet avec son lot de difficultés, mais c’est également une aventure toute particulière dans la vie des archivistes impliqués au cœur de la réalisation d’un logiciel vital pour l’avenir de leur activité. Une belle expérience !

 

Nous remercions infiniment Madame Mélanie Rebours, Directrice de la diffusion et des partenariats du programme interministériel d'archivage numérique Vitam, de sa précieuse collaboration.

 

Merci à tous ceux qui font, qui utilisent et qui financent le PIAF !

L'équipe du PIAF vous souhaite un bel été !

Caroline Becker, webmestre du PIAF.

 

Comment adhérer et contribuer ?

  • par vos contributions aux différents modules. Si vous souhaitez apporter des contributions au Portail ou faire part d’informations qui vous paraissent importantes, vous pouvez remplir les formulaires dédiés à cet effet sur la page d’accueil du portail. N’hésitez pas !   
  • par votre aide financière (adhésion à l’ AIAF). Votre adhésion à l’Association Internationale des Archivistes Francophones permettra d’assurer la pérennité du Portail ! Pour cotiser, cliquez ici
  • en vous inscrivant à un groupe de travail sur un thème donné dans l’espace « E-Professionnel ». Vous pouvez contacter le webmestre Caroline Becker pour prendre connaissance des travaux en cours et vous inscrire.

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Comité de pilotage : Didier Grange; Marcel Caya; Ibrahima Lo; Anne-Marie Bruleaux; Elisabeth Gautier Desvaux; Basma Shabou Makhlouf ; Hélène Cadieux ; Aida Chebi ; Yamina Mahmoud ; Sabine Mas ; David Rajotte, Françoise Lemaire, Jean-Daniel Zeller, Minh Huong vu Thi, Laurence Maroye, Mor Dieye, Michel Cottin. Publication : Caroline Becker. Maquette : Eric Ferrante