Module 2, section 1 : Les mots de l'archivistique

Le stockage des archives matérielles se fait dans des locaux ou des bâtiments spécialement aménagés à cet effet que l'on appelle des magasins^[1]. Ils doivent être conformes à des normes de construction et de sécurité particulières (résistance au sol, sécurité incendie etc.).

Les magasins sont équipés de rayonnages ^[2]implantés de façon à utiliser au mieux l'espace de conservation. Ces rayonnages sont munis de tablettes répondant elles aussi à des normes spécifiques (dimensions différentes en particulier de celles des bibliothèques) sur lesquelles sont rangées les archives.

Pour mesurer la capacité des magasins, on utilise une unité de mesure qui est le mètre linéaire^[3]. Il correspond à la longueur de documents d'archives posés debout sur une tablette de rangement d'un mètre.

Les caractéristiques des locaux qui servent à conserver les archives intermédiaires ne sont pas les mêmes que celles qui servent à la conservation des archives définitives. Ce sont des constructions et des équipements qui visent une conservation la plus économique possible, pour une durée temporaire.

Le stockage des archives numériques peut se faire sur des supports numériques (bandes, disques ou autre média de grande capacité) dont la durée de conservation est aléatoire. Il se fait le plus souvent sur des serveurs, ordinateurs de grande capacité de mémoire, assurant en permanence l'accès direct en ligne aux documents et données numériques.

Le serveur de stockage peut être propre au service d'archives ou être un ordinateur partagé avec d'autres services de l'administration. De plus en plus la tendance, pour les États et les services publics, est de constituer leurs propres Centres de données (Data Centers) de très grande capacité, situés à distance, mais dans le pays, pour éviter de les stocker dans des nuages informatiques (Cloud) privés et situés dans des pays étrangers.