3.2.3. Les mesures de précaution et de protection : la conservation préventive.

On appelle conservation préventive toutes les mesures qui permettent de conserver les archives dans de bonnes conditions environnementales ou de réduire les risques auxquels les documents matériels ou numériques sont naturellement soumis du fait de l'environnement (hygrométrie, pollution, lumière, chaleur etc) ou de leur utilisation (pratiques de manipulation, de consultation etc.).

Liasses de conditionnement des archives.

Les documents d'archives matérielles, normalement constitués dans les bureaux en dossiers ou simplement regroupés, sont tenus dans des chemises parfois munies d'une sangle ou de tout autre moyen de fermeture. Ils forment des liasses[1] .

Pour assurer la conservation des documents et des dossiers matériels dans les archives on doit les conditionner dans des boîtes d'archives en cartons non acide (appelés parfois cartons) ou éventuellement selon leur taille les conditionner en papier fort non acide muni d'une sangle en coton tressé non traité.

Ainsi conditionnés, ces liasses d'archives ou ces cartons, ou encore les registres sont rangés sur des rayonnages. Ils forment des unités de conservation matérielles, munies d'une cote[2] que l'on appelle article.[3]

Cassettes audiovisuelles dans leur boîtier de conservation.

Par exemple, des articles peuvent être : des boîtes d'archives, des liasses, des registres, des albums de photographies, des tubes de dessins architecturaux, des cassettes audiovisuelles. Aujourd'hui, nombre de ces documents sont produits sous forme numérique et sont conservés sur des disques compacts, voire des clefs USB, sans parler des mémoires des ordinateurs.

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Jusqu'au XIXe siècle, certains services reliaient les documents des dossiers ou les correspondances pour éviter déclassements et retraits.