Module 2, section 1 : Les mots de l'archivistique

Dans les bureaux, pour conserver et retrouver rapidement les documents et les dossiers, ceux-ci sont rangés et classés selon différents ordres :

• chronologique

• alphabétique

• numérique

• et la combinaison de ces différents systèmes auxquels on peut adjoindre des couleurs et des signes pour faciliter le classement.

Dans les services d'archives où sont rassemblés des milliers de fonds différents et des kilomètres de documents, comme dans les plus modestes, il est nécessaire pour pouvoir conserver et utiliser les archives de savoir où elles sont rangées dans les magasins. Le rangement est assuré au moyen de cotes^[1] qui sont portées sur les articles et qui identifient individuellement chaque article dans un service d'archives donné.

Dans certains services administratifs ou entreprises, il existe une nomenclature des documents produits. Dans les services d'archives, il existe des cadres de classement avec un système de numérotation unique associé à un tableau topographique. Au moment de leur versement cette cote d'archives donnée aux documents les identifie de façon définitive.

Dans les services d'archives, une adresse topographique associée à la cotation^[2] permet de trouver rapidement l'emplacement de l'article dans les magasins. Aux Archives nationales de France un code barre de l'article permet de trouver l'adresse topographique.

À la différence du rangement, le classement des archives est une opération intellectuelle qui repose sur le principe de respect des fonds.

Ce principe de respect des fonds a pour objet de conserver ou du moins présenter aux chercheurs les fonds tels qu'ils ont été constitués par le producteur afin de ne pas altérer la valeur de preuve, d'authenticité et d'information des documents qui les composent. Ainsi, selon ce principe, l'archiviste doit faire en sorte que chaque document soit maintenu ou replacé à sa place d'origine dans le fonds d'où il provient.