5. La loi sur les archives et la désignation d'un personnel qualifié
Le législateur doit aussi prévoir la constitution d'un personnel attaché à la conservation des archives.
Certes, son objectif n'est pas de fixer précisément organisation interne et processus d'embauche.
Mais il semble souhaitable que la législation détermine pour le chef des Archives nationales :
les modalités de la nomination ,
les obligations qui lui incombent,
ses responsabilités légales.
Les solutions les plus équilibrées sont peut être celles qui prévoient un mandat limité dans le temps (renouvelable ou non) pour le chef de l'institution Archives. Le métier d'archiviste n'est pas (ou ne devrait pas) être un métier politique.
Exemple :
5. (1) L'administrateur général, dont le titre est « bibliothécaire et archiviste du Canada », est nommé, à titre amovible, par le gouverneur en conseil et a rang et pouvoirs d'administrateur général de ministère.
Pour le reste du personnel des archives, la loi ne peut pas prescrire des conditions de recrutement.
La législation veillera à garantir le professionnalisme des personnels et la reconnaissance des compétences requises.
Cela constitue une réelle difficulté, et d'autant plus préoccupante que les efforts pour parvenir à une harmonisation internationale en matière de formation professionnelle sont loin d'avoir abouti.
Un décret ou un texte parallèle peuvent pourtant réglementer les accès aux fonctions d'archivistes dans la mesure où il existe dans le pays concerné une ou plusieurs filières de formation reconnues comme ayant fait leurs preuves.
Il est entendu que, même au niveau des cadres, des archivistes aux postes de responsabilités ne suffisent pas pour bien faire fonctionner un service d'archives : informaticiens, restaurateurs, juristes, etc. sont aujourd'hui nécessaires pour que toutes les missions des archives soient effectivement remplies.
Les lois sur les archives peuvent comporter un article sur le secret professionnel exigé des agents travaillant au sein de l'institution archives. Cependant, très souvent cette obligation de secret professionnel des agents est déjà assurée par d'autres textes à vocation plus générale portant sur les droits et devoirs des agents relevant de la fonction publique ou le droit du travail.
Exemple : Loi du Sénégal
Art. 10. Les archivistes et agents travaillant dans les services d'archives publiques sont tenus au secret professionnel et doivent, à ce titre, prêter serment devant le tribunal régional du lieu d'exercice siégeant en audience publique ordinaire avant leur entrée en fonction.
Le serment est prêté dans les termes suivants : "Je jure de garder secrètes les informations auxquelles, de par mes fonctions, je pourrais accéder, et de ne rien publier qui soit contraire aux lois, aux règlements, à l'ordre public, aux bonnes mœurs, à l'honneur des familles et des individus, à la sûreté de l'État, et à la sécurité publique, même après cessation de mes fonctions." Le procès-verbal de prestation est joint au dossier de l'intéressé.
