Introduction
Un instrument de recherche doit mettre en évidence le niveau auquel est faite la description.
La présentation des notices descriptives doit permettre à l’utilisateur de prendre conscience de l’unité et de la cohérence des différentes unités de description, quelles qu’elles soient (dossiers dans un répertoire, pièces dans un inventaire, séries organiques dans un état sommaire ou fonds dans un état des fonds).
La présentation la plus lisible et la plus simple est la suivante :
à gauche, en caractères maigres, la cote ;
espace, puis l’intitulé/analyse ;
ligne au-dessous, à droite, les dates extrêmes ;
éventuellement, en corps plus petits et légèrement en retrait, une description complémentaire de l’unité archivistique.
On évitera les mentions de ce type en notes de bas de page. En effet, le lecteur ne lit pas forcément les notes de bas de page alors qu’il lira un texte très associé au corps même de l’analyse.
Cette description complémentaire (mode de classement, importance matérielle, titre restitué, dimensions, etc.) peut apparaître au-dessus ou en-dessous de la datation principale.
L’emploi des notes de bas de page doit être réservé à ce qui ne fait pas partie de la description (par exemple, informations sur le mode d’entrée d’une partie des unités documentaires décrites).
EXEMPLE | ||
|---|---|---|
B 85 |
1 reg. papier paginé, couv. basane, filets à froid, traces de lacets. Rubriqué et réglé. 284 p. Correspond au B 84 mais lacune du début et annoté jusqu'en 1658. | 1610-1658 |
B 86 |
15 cahiers papier qui n'ont jamais été reliés (1711) ; 3 cahiers papier ; 16 cahiers déreliés pour Avignon.
| 1504-1775 |
Dans cet exemple, les informations complémentaires relatives à la description physique des documents ainsi que les mentions de lacunes, d'annotations, etc. sont rejetées après le corps principal de l'analyse. Les informations sont toujours présentées de la même manière, ce qui permet au lecteur de les différencier plus facilement.
