3.1.2. Présentation des cotes
Les cotes doivent être complètes pour tous les niveaux de description.
On a pris l’habitude d’alléger les cotes subordonnées, ce qui est un gros problème pour la communication. Il faut transcrire les cotes très exactement selon la forme que devra demander le lecteur.
Les cotes ne doivent jamais être suivies de point, qui risquerait d’être pris pour un élément de cotation en cas de conversion automatisée.
Exemple : Mauvaise pratique :
Bourgneuf-en-Retz, H dépôt 9
L 14 L 15*-16* L 15* L 16* L 17 | Statistiques et inspection : tableaux, rapports. Correspondance. - - Relations avec les autorités municipales et religieuses. | an XII-1955 an IX-1812 an IX-1806 1806-1812 an XI-1915 |
Dans l’exemple ci-dessus, il ne sert à rien de faire apparaître dans les titres courants des éléments de cotation. En revanche, il est impératif que la cote complète figure devant les articles qui seront demandés en consultation. Il serait beaucoup plus utile pour le public de savoir que pour obtenir les documents relatifs aux relations de l’hôpital de Bourgneuf-en-Retz avec les autorités municipales et religieuses, il doit demander la cote “H dépôt 9 L 17” et pas seulement “L 17”.
Si l’instrument de recherche est numérique, la cote constitue également la référence de la notice. Si l’instrument de recherche est méthodique, la référence de la notice pourra être un numéro d’ordre auquel renverra l’index. La cote sera alors placée, soit dans une deuxième colonne, soit devant l’intitulé, selon l’un des deux modèles ci-après.
Exemple :
Bonne pratique :
32. 1938-1948 | 1 Y 1 . | Commission de surveillance, composition et désignation des membres : notices individuelles de renseignements, listes des membres, arrêtés préfectoraux, notes (classement par établissement pénitentiaire). |
