3.3.3. Préciser un élément et séparer des données
Les deux points apportent une précision à l'élément d'une description, par exemple sur la typologie. Ils n'introduisent pas une hiérarchisation dans la description.
Attention :
Ne pas confondre la typologie documentaire (par exemple “correspondance”, “comptes rendus de réunions”), à faire figurer après les deux points, et la typologie matérielle (par exemple “registre”), à faire figurer en informations complémentaires sous le corps principal de l'analyse.
La virgule ou parfois le point-virgule permettent de séparer des données ouvertes par deux points.
La virgule ne devrait séparer que des données de valeurs équivalentes. Dans Les instruments de recherche dans les archives, il est recommandé de séparer l’action et l’objet par une virgule. Mais dans certains cas, rédiger une description mentionnant simultanément l’objet et l’action permet de lever toute ambiguïté de compréhension entraînée ordinairement par la virgule qui segmente arbitrairement l’analyse et met sur un même plan des notions très différentes.
Exemple : Mauvaise pratique :
Pie IX (1903-1914) 1 A 9 Prêtres et religieux envoyés en mission par Mgr Dupont, délivrance de l’indulgence plénière et de la rémission : lettre de concession. 1908 |
Dans cet exemple, on peut penser que la “lettre de concession” porte sur l'envoi de prêtres et religieux en mission par un évêque et sur la délivrance d'indulgences, alors qu'en fait, il s'agit d'une lettre pontificale accordant indulgence plénière et rémission des prêtres et religieux envoyés en mission par un évêque.
Exemple : Bonne pratique :
Pie IX (1903-1914) 1 A 9 Indulgence plénière et rémission concédée aux prêtres et religieux envoyés en mission par Mgr Dupont : lettre de concession par le pape. 1908 |
Les analyses peuvent gagner en clarté à ne pas être trop découpées par la ponctuation. L'essentiel est d'y trouver les divers éléments de description (objet structuré, auteur, action, typologie documentaire...).
Exemple : Mauvaise pratique :
Actes du souverain pontife. - Pie X (1903-1914) 1 A 10 Mgr Dupont. - Nomination au siège épiscopal de X : bulle. 1913 Orig. sur vélin. Latin. |
Exemple : Bonne pratique :
Actes du souverain pontife. - Pie X (1903-1914) 1 A 10 Bulle pontificale de nomination de Mgr Dupont au siège épiscopal de X. Orig. sur velin. Latin. 1913 |
Cet usage est d'autant plus vrai lorsqu'il n'y a qu'un document en cause et non plusieurs documents ou plusieurs dossiers qui peuvent bénéficier d'éléments de description communs, plus séquencés donc.
Ces quelques règles de ponctuation peuvent être mises en relation avec les règles de la norme ISAD(G). Ainsi, tout ce qui précède le point-espace-tiret ou les deux points peut correspondre à l'élément Intitulé/analyse d'ISAD(G) (informations essentielles caractérisant l'unité documentaire) tandis que les éléments qui viennent après correspondent à la présentation du contenu (complément de l'intitulé/analyse).
Exemple :
La notice suivante correspond à une manière de présenter les informations :
15 W 64 Services déconcentrés de l’État. – Direction régionale de l’équipement (DRE) : correspondance et notes (1980-1989). Préfectures : correspondance (1980-1983). Directions départementales de l’équipement (DDE) : correspondance échangée, comptes rendus de réunions, rapports, brochures (1980-1984, 1988-1998).
1980-1989
Si on adopte ensuite un affichage avec les noms des éléments d’ISAD(G), on aura :
Référence : 15 W 64
Intitulé/analyse : Services déconcentrés de l’État
Présentation du contenu : Direction régionale de l’équipement (DRE) : correspondance et notes (1980-1989). Préfectures : correspondance (1980-1983). Directions départementales de l’équipement (DDE) : correspondance échangée, comptes rendus de réunions, rapports, brochures (1980-1984, 1988-1998).
Dates extrêmes : 1980-1989
Les informations pourront enfin être aisément réparties entre les différents champs du logiciel ICA-AtoM.
Voir capture d’écran : saisie de la notice descriptive du dossier 15 W 64 dans les champs correspondant aux éléments de la norme ISAD(G).
