8.2.2. Comment relier des notices d'autorité décrivant des détenteurs et des producteurs d'archives ?
Si les professionnels s'accordent sur l'utilité d'une description des institutions de conservation des archives, en revanche la norme ISDIAH a suscité de nombreuses réactions lors de l’appel à commentaires de juillet-octobre 2007. Les entités détentrices d’archives ne sont-elles pas une variante des entités définies dans ISAAR(CPF) ? Cette remarque ne signifie pas qu’il n’y ait pas de distinction à établir entre les producteurs et les détenteurs d’archives mais elle porte plutôt sur l’articulation des deux normes.
Les normes ISDIAH et ISAAR(CPF) ont en effet de nombreux éléments communs. La norme ISAAR(CPF) permet de décrire les « entités » (collectivités, personnes, familles) associées à la production et à la gestion des archives (paragraphe 1.1 de la norme). Or, les collectivités qui détiennent des documents les gèrent aussi par la force des choses. D’autre part, la norme ISDIAH concerne aussi les familles et les personnes détentrices d’archives, entités qui peuvent faire l’objet de notices d’autorité rédigées conformément à la norme ISAAR(CPF).
Une adaptation d’ISAAR(CPF) ne serait-elle pas préférable, avec un tronc commun pour la description des collectivités, personnes ou familles, et deux sous-ensembles d’éléments spécifiques pour les producteurs ou les détenteurs d’archives ?
La version définitive de la norme représente un compromis. Dans le paragraphe 1.5, il est dit que les collectivités, personnes ou familles détentrices de documents d’archives peuvent être décrites soit dans des notices d’autorité conformes à ISAAR(CPF) enrichies des éléments de description appropriés indiqués dans ISDIAH, soit faire l’objet de fichiers d’autorité séparés. Dans le deuxième cas, des liens entre les notices d’autorité pertinentes devront être établis, mais avec des risques de redondance et de duplication de l’information…
