Module 7 - Gestion et archivage des documents numériques

Qu'apporte ce module ?

Ce module fournit un ensemble d’éléments de base. Ces éléments vont permettre :

1. d’entreprendre l’analyse du besoin d'archivage numérique ;          
2. d'approfondir les aspects spécifiques ;          
3. de circonscrire le projet au sein du vaste champ de l’archivage numérique ;          
4. d’identifier clairement les contraintes ;          
5. de prendre en compte les facilités ou les difficultés de l’environnement organisationnel et technique.

Quels sont les problèmes nouveaux ?

1. La nature immatérielle des objets implique un ensemble de problèmes nouveaux.        
2. Bien sûr, le numérique apporte des avantages considérables :

• il permet de conserver les documents sans la moindre perte ;
• il permet de stocker des quantités considérables de documents dans des volumes réduits ;
• il permet la mise en œuvre de moyen de recherche d’informations de plus en plus précis ;
• il permet l’accès aux documents archivés pour un beaucoup plus grand nombre d’utilisateurs, ce qui constitue une mise en valeur de la richesse des archives.

Par contre :

• les risques de perte ou d'altération des documents sont probablement plus importants que pour les archives papier ;
• les exigences en matière de valeur probante des documents impliquent la mise en place de dispositifs techniques complexes.

En outre :

• des moyens nouveaux sont à mettre en place : les coûts initiaux de création de services d’archives numériques sont importants ;
• les compétences dans le domaine sont à créer ;
• l’organisation sera probablement à revoir ;
• il sera également nécessaire, au cours des prochaines années, de gérer la cohabitation durable entre des archives papier et des archives numériques. Faut-il assurer ces deux gestions avec les mêmes ressources humaines qu’auparavant ? Faut-il un système unifié de gestion de l’ensemble des documents, quelque soit leur support ?

Le numérique va aussi nous conduire à prendre en compte la durée de conservation des documents beaucoup plus tôt qu’auparavant, au moment même de leur création.

Le lien entre le document et son support devient plus diffus. L’accès au contenu des documents exige le recours à un dispositif technique complexe qui doit en outre, lui aussi, pouvoir durer aussi longtemps que les documents numériques eux-mêmes.

Quelles sont les limites de ce module ?

Il n’est pas envisageable, pour un responsable d’archive numérique, d’avoir une connaissance approfondie de tous les domaines qui seront abordés dans le présent module. Ce responsable devra cependant disposer d’une vue globale complète et d’une bonne connaissance de tous les besoins, de façon à s’appuyer sur des compétences et des savoir-faire spécialisés chaque fois que cela sera nécessaire

Par conséquent, l’ambition de ce module de cours doit rester modeste au regard du problème posé. Chacun, en effet, à partir des éléments présentés dans ce module, devra savoir utiliser et adapter ces savoirs dans le cadre de son propre environnement et contexte.

Les principes essentiels de l’archivistique restent valides avec le numérique. Dans ce nouvel environnement, aux côtés des services « métier » et des informaticiens, les archivistes doivent pouvoir être des acteurs essentiels en matière :

• de structuration des données ;
• de modes de production, de classement et de normalisation de l’information ;
• de maîtrise du cycle de vie de l’information, d’expériences de mise en place de métadonnées.