Module 6 - section 2 : Collecte (ou accroissement)

La plupart des institutions intéressées par les archives privées prévoient la réception de fonds privés par voie de dons ^[1] ou pratiques assimilées à la donation comme le legs^[2] ou la dation^[3].

À cette fin, on établit un contrat permettant d’effectuer un transfert de propriété des documents tout en tenant compte des volontés particulières de chaque donateur.

Outre la confirmation du transfert de propriété, ce contrat précise les conditions d’accès aux documents du fonds (restrictions à la consultation, à la copie ou à la publication) transfert du droit d’auteur, permission d’éliminer certains types de documents (doublons, imprimés etc) ou même publicité, pour ne mentionner que quelques exemples d’exigences de donateurs.

Lorsque le don est fait par voie de legs, les mêmes précautions s’imposent pour assurer que le transfert de la propriété matérielle s’accompagne aussi d’une entente avec le donataire sur les conditions d’accès et d’utilisation des archives. Dans ces cas, le service d’archives doit aussi s’assurer que la cession du fonds respecte les dernières volontés de son producteur ainsi que les souhaits de tous les héritiers, ce qui peut parfois s’avérer assez compliqué dans les cas d’un règlement de succession conflictuel.

En France, un contribuable peut exceptionnellement recourir à la dation pour s’acquitter de certaines dettes fiscales par la remise de documents de haute valeur historique. Dans certains pays, comme le Canada, un contribuable qui cède à certaines institutions publiques des documents ou un fonds d’archives peut obtenir un dégrèvement fiscal à certaines conditions, ce qui encourage fortement un grand nombre de personnalités à faire don de leurs archives privées aux institutions reconnues.