2.2.4. Dépôt
Le dépôt[1] permet à un service ou une institution de garder, à titre temporaire et révocable, des documents ou un fonds d’archives. Il implique donc le transfert physique d'un fonds d'archives (ou d'une partie) sur la base d’une simple entente portant sur la conservation et la communication sans transfert, ni même promesse de transfert de droit de propriété.
Ainsi, le centre d’archives se voit souvent dans l’obligation de consacrer des ressources au traitement ou, du moins, à la communication d'un fonds sans certitude d’en devenir éventuellement propriétaire, ni compensation dans le cas où le propriétaire (ou un héritier) déciderait d'en reprendre possession.
Néanmoins, même si elle est de moins en moins utilisée, cette méthode demeure souvent le seul compromis possible avec un donateur qui n’est pas encore prêt, psychologiquement ou juridiquement, à céder et une institution qui désire protéger des documents ou un fonds d’archives qui l’intéresse au plus haut point. La formule peut aussi être utilisée pour rendre disponible dans un centre d'archives un fonds provenant d'une administration gouvernementale (ou d'un centre d'archives) qui ne peut aliéner ses fonds et collections.
Comme pour les autres modes d’accroissement des fonds, il est particulièrement important de bien s’entendre avec le propriétaire du fonds sur toutes les questions relevant du droit d’auteur, du contrôle de l’accès et du droit de diffusion des documents.
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Attention :
Il peut sembler plus facile de négocier une entente de dépôt dans le cas où un donateur demeure indécis très longtemps.
Il est important de négocier de façon serrée pour s’assurer qu’une décision définitive puisse être prise dans des délais raisonnables par le donateur lui-même avant que vous n’investissiez des ressources importantes pour traiter et conditionner le matériel. Une fois décrites, ces archives prennent une plus grande valeur.
Vous voulez surtout éviter d’avoir à traiter avec des héritiers qui pourraient demander le retrait de certaines parties du fonds, l’imposition de conditions de communication irraisonnables ou même des compensations financières que le producteur n’avait jamais envisagées.
