Module 7C - Section 3 : Intervenir sur les documents d’archives sur support numérique afin d’en garantir la préservation

La norme PAIMAS schématise l’enchaînement des opérations (Fig.2).

La première phase consiste à identifier les documents à intégrer dans le système d’archivage et les informations nécessaires pour garantir leur préservation et leur accessibilité dans le temps :

• cette phase de négociations peut être plus ou moins longue et complexe, notamment si les informations permettant de contextualiser les documents d’archives n’ont jamais été mises par écrit ;

• la documentation nécessaire à la préservation et à l’accès durable aux documents d’archives sur support numérique n’est pas toujours disponible. La difficulté ou l’impossibilité de rassembler ou de constituer celle-ci a posteriori peuvent constituer des freins à la poursuite du processus d’intégration ;

• la faisabilité technique et la faisabilité humaine de l’opération doivent être soigneusement évaluées. Il peut s’avérer en effet coûteux techniquement et humainement d’extraire et de traiter des documents ne présentant qu’une faible valeur probante, une faible valeur informationnelle ou une faible valeur patrimoniale ou de recherche ; 

• il convient de documenter soigneusement tous les constats effectués