Module 9 - Section 2 : Numériser les documents

C'est la nature physique des originaux à numériser qui va déterminer les machines à utiliser. Une numérisation de masse fera appel à des prestataires qui disposent de moyens automatisés de production, et d'une unité de fabrication travaillant avec un manuel d'assurance de la qualité, suivant ISO 9000.

Les phases de production s'ordonnanceront de cette manière :

• Sélection et ségrégation des originaux par formats, par types, et par niveau de fragilité

• Création des fiches d'inventaire des archives ordonnées

• Emballage pour un transport et un stockage optimal

• Prise de mesures assurant la sécurité physique des originaux pendant le transport et le stockage intermédiaire chez le prestataire

• Pratique de la numérisation

• Enregistrement dans le format de fichier maître,

• le contrôle qualité des enregistrements

• récolement des fichiers obtenus en regard des fiches d'inventaire

• Éventuellement le nommage chez le prestataire

• La restitution, le récolement et le reclassement des originaux

A l'issue des opérations de numérisation, le nommage et la post-production sont à effectuer sur les fichiers maîtres.

Pour un tel traitement, il s'agira d'une gestion de projet, et l'archiviste du centre sera plus un préparateur et un donneur d'ordre qu'un praticien.

Cet aspect de projet de numérisation est bien développé dans le chapitre « cahier des charges de numérisation » du site internet de la Direction des Archives de France.

L'annexe 1 de ce cahier des charges fixe les résolutions et formats approuvés par la DAF, et il conviendra de s'y conformer, même lorsqu'on numérise avec les propres moyens du centre d'archives.