Module 9 - Section 2 : Numériser les documents

Les métadonnées sont des textes descriptifs du sujet représenté et des données techniques sur la prise de vues générées automatiquement par les numériseurs et appareils photo. Il est possible d'inclure à l'image, dans les formats conseillés ci-avant, des textes de description de l'image, sa cote en archives, son auteur, sa date d'édition, le copyright, etc... à partir des logiciels de retouche ou de gestion d'image. Ainsi cette image, même détachée du contexte de la notice de son serveur peut encore «raconter son histoire» si on ouvre la fenêtre « informations » dans le logiciel de retouche ou une visionneuse équipé de cette fonctionnalité.

Ces informations sont enregistrées dans des zones qui sont exploitables aussi par des logiciels de base de données spécialisés que l'on trouve dans le commerce dits logiciels de «fetch». Ils sont utilisés par les journaux et agences de presse au niveau mondial, pour le choix et l'échange des photos d'actualité en ligne : IPTC, Héritage. Dans les logiciels professionneles, compléter un champ commun dans un modèle, complète automatiquement les champs correspondants dans les autres modèles.

Il est aussi possible d'insérer un copyright dans l'image. A ce moment, elle ne pourra être ouverte que si les droits de diffusion sont acquittés ou déclarés. Ce copyright nécessite l'abonnement à un gestionnaire délégué des droits d'auteur et ne s'applique guère au monde des archives.

Les métadonnées sont très importantes pour retrouver, reconnaître des images parmi des milliers, dans son propre poste, ou sur le net. Les images contenant des métadonnées sont pistées par les moteurs de recherche comme Google, et elles amènent des chercheurs à votre site, et le font connaître... une image muette avec un tire idiot comme img 4 n'a aucune chance de ressortir dans les moteurs de recherche .

Tout le texte est reconnu par les moteurs de recherche, mais il faut prêter attention au champ « mots-clés » qui oblige l'archiviste à faire une synthèse du contenu du document, et répond particulièrement à certaines recherches par des moteurs spécialisés.

Des logiciels comme Adobe bridge®, des gratuiciels, permettent de changer globalement les données d'une série d'images ou de documents. Le format PDF a une entrée pour les métadonnées (XMP, qui répond à tous les modèles courants)

Il est essentiel, pour ne pas dire capital d'introduire des métadonnées dans une image, car même détachée du contexte de la notice de son serveur elle doit garder un patrimoine génétique qui peut être récupéré en cas de disparition du support de diffusion (la base de données en ligne).

Les métadonnées sont à placer impérativement dans les fichiers maîtres , afin de toujours revenir au référentiel et non à diverses copies pouvant se trouver dans différents contextes. Il est aussi possible d'insérer un copyright dans l'image (IPTC extension). A ce moment, elle ne pourra être utilisée que si les droits de diffusion sont acquittés ou déclarés. Ce copyright nécessite l'abonnement à un gestionnaire délégué des droits d'auteur et ne s'applique guère au monde des archives, sauf pour les cas où il serait fait une diffusion en nombre vers des

éditeurs.

L'importance des métadonnées en ligne

Les sous-fichiers doivent être créés avec des logiciels de conversion qui conservent les métadonnées de l'image. La plupart des petites « moulinettes » adossées à des logiciels de gestion de bibliothèques ne le font pas. Ainsi l'image devient muette, comme quelqu'un qui aurait perdu ses papiers d'identité. Si on la détache de sa notice HTML, elle devient amnésique et orpheline!

Les métadonnées sont très importantes pour retrouver, reconnaître des images parmi des milliers, que ce soit dans le propre serveur du centre d'archives, ou sur le net. Les images contenant des métadonnées sont pistées par les moteurs de recherche comme Google, et elles amènent des chercheurs au site du centre d'archives et le font connaître... une image muette avec un titre anonyme comme img_4 n'a aucune chance de ressortir dans les moteurs de recherche !

Tout le texte des métadonnées est reconnu par les moteurs de recherche, mais pour la reconnaissance en ligne il faut prêter attention au champ « mots-clés » qui est le plus scruté. Ces mots-clés doivent être astucieux, pertinents et même s'étendre à des secteurs connexes pour mieux « harponner » par association d'idées. Par exemple, si l'image représente une antique chaudière d'usine, les mots- clés directs décrivant l'image sont « chaudière, vapeur, nom du lieu, nom du constructeur » des mots secondaires accrocheurs seraient « charbon, appareil à pression, soupape de sécurité, chauffeur , eau traitée»

Des logiciels comme Adobe bridge®, et des gratuiciels, permettent de changer globalement les données d'une série d'images ou de documents. Les données

«description» du format XMP sont reconnues par tous les lecteurs.

Les formats conseillés pour l'archivage peuvent contenir des métadonnées. Voir à notre chapitre « formats d'enregistrement » pour les détails. En résumé, les formats TIF, PNG, JPG, JPF et PDF accueillent les métadonnées.

Il y a deux stades de renseignement des métadonnées, l'une étant la retranscription des caractéristiques de l'archive dans son contexte de conservation (cote, dimensions, nature), l'autre étant l'analyse de son contenu, la notice historique, faisant appel au savoir des chercheurs locaux ou collaboratifs en ligne.

Lors de la numérisation, les données suivantes sont connues et à intégrer :

• la cote de l'archive physique et son lieu de conservation

• la nature de l'archive physique (document, photographie,...) et son format (il sera aussi renseigné par le numériseur dans les métadonnées EXIF, tant que les réglages machine auront respecté ce format)

• les textes utiles qui pourraient être inscrits au dos des photographies et documents.

Dans un deuxième stade, les informations plus complètes sur la description sont entrées par les archivistes et chercheurs. Un modèle de métadonnées de base peut

être appliqué à une série d'images, puis les descriptions sont personnalisées et complétées par les personnes compétentes. Ce sont ces informations recopiées que

l'on retrouvera dans les bases de données de diffusion.

• La description de ce que l'on voit sur l'image, lieu, identités des personnages

• Le nom de l'auteur de l'image s'il est connu (l'éditeur pour les cartes postales)

• Le nom de l'auteur de la notice .

• Pour des raisons pratiques, la description, la date, la cote d'archivage, le format et le type d'original peuvent être groupés dans le champ « description ». c'est le champ qui apparaît le plus souvent même dans certains explorateurs de fichiers.