1.4.1. La correspondance classique
Elle est encore très fréquemment utilisée et s’avère indispensable dans le cas de recherches complexes, dont l’exposé demande un assez long développement et doit être parfois accompagné de pièces jointes, qui fournissent la preuve du bien fondé de la démarche (filiation par exemple) ou précisent des éléments qui serviront d’appui à la recherche.
La politique des services d’archives à l’égard de ce mode de sollicitation est variable, mais tend à limiter le temps qui lui est consacré aux seules recherches visant à faire valoir un droit, ou concernant un objet bien cerné ou une cote déjà prédéterminée.
Le plus souvent, le service refuse de répondre aux recherches à caractère généalogique ou dont l’objectif est trop vague ou trop ample.
De nombreux textes réglementaires insistent ainsi sur le fait que le service d’archives n’a pas à se substituer au demandeur dans ses recherches, mais que sa mission consiste en premier lieu à mettre à sa disposition, par l’intermédiaire des instruments de recherche, une information précise sur les documents conservés et à lui en donner ensuite communication.