2012 Rapport Annuel du PIAF

PIAF

PORTAIL INTERNATIONAL ARCHIVISTIQUE FRANCOPHONE

RAPPORT ANNUEL 2012

 

Introduction

Au cours de l’année écoulée, quatre éléments sont à mettre particulièrement en avant :

1- Le PIAF a contribué au succès de la Deuxième semaine internationale des archives francophones (abrégée ci-après « SIAF2 »), événement majeur pour les archivistes francophones qui s’est tenu, à Hanoï (Viêt-Nam), entre le 21 et le 25 novembre 2011.

2- La composition du Comité qui suit les travaux consacrés au PIAF a changé de manière notable, en conformité avec la volonté exprimée en 2011. L’équipe recomposée aura la charge de faire évoluer le PIAF ces prochaines années.

3- Les travaux actuels du Comité se concentrent sur les modules du volet « Se former ». Un état général des modules a été effectué et des travaux entamés sur certains d’entre eux.

4- Finalement, signalons le rapprochement entre le Stage Technique International des Archives (ci-après STIA) et le PIAF. Les modules du volet « Se former » devraient devenir le noyau du stage pour les années à venir. Ce partenariat ouvre des perspectives tout à fait intéressantes.

Nous reviendrons plus en détail sur ces différents points dans le corps de ce rapport annuel.

 

1 - Suivi et fonctionnement du PIAF

Composition du Comité directeur

 

Faut-il le rappeler, le PIAF est un projet de l’Association Internationale des Archives Francophones (AIAF). De manière à clarifier les rôles et responsabilités des Comités et de faciliter la communication, l’AIAF a décidé de faire une meilleure distinction entre le Comité de direction de l’AIAF et le Comité directeur du PIAF. Aussi, ce dernier a été rebaptisé et il est devenu le « Comité de pilotage » du PIAF. Quant aux membres du Comité de direction de l’AIAF, ils seront invités aux séances du Comité de pilotage du PIAF, mais n’auront pas l’obligation d’y participer. C’est au Comité de pilotage du PIAF que revient la charge de faire fonctionner et avancer le Portail. Il rend compte de ses travaux au Comité de direction de l’AIAF et lui demande conseil quand cela est nécessaire. Le président du « Comité de pilotage » du PIAF est du reste invité aux réunions du Comité de direction de l’AIAF pour répondre aux questions, faire part de l’état d’avancement et traiter avec ledit Comité tout sujet en lien avec le PIAF.

La composition du Comité de pilotage a évolué conformément à la volonté exprimée les années précédentes. Mmes Hélène Cadieux, de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Maryem Hwidi, du Ministère de la Justice de la Tunisie, Basma Shabou Makhlouf, de la Haute Ecole de Gestion de Genève – filière information documentaire ainsi que M. Jean-Baptiste Auzel, du Service Interministériel des Archives de France, ont rejoint le Comité.

A noter que M. Normand Charbonneau a pris la succession de M. Carol Couture à la tête des Archives au sein de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, ce dernier ayant pris sa retraite. Qu’ils soient tous deux remerciés vivement pour tout le travail accompli pour le PIAF ces dernières années et pour leur soutien de tous les instants. Notre soutien va à M. Normand Charbonneau dans ses nouvelles fonctions.

 

Réunions du Comité directeur

 

Le Comité de pilotage s’est réuni en janvier 2012 aux Archives nationales françaises, à Paris.

Des « réunions virtuelles » du Comité de pilotage se sont régulièrement tenues. Elles ont permis au Comité de poursuivre les travaux relatifs au PIAF et à la préparation de la SIAF2.

 

Webmestre

 

Mme Caroline Becker assure toujours la fonction de webmestre. Elle continue de rédiger certains textes, à alimenter le site en information et à effectuer les mises à jour nécessaires pour son bon fonctionnement.

 

Le cri du PIAF n°5 a été envoyé en mars 2012 à tous les internautes abonnés afin de les tenir au courant des modifications faites ainsi que des travaux encore en cours sur le PIAF.

 

 

 

2 - Evolution du contenu 

 

Se former

 

Comme l’an dernier, les travaux les plus importants ont porté sur les modules du volet «Se former».

 

Le nouveau module 3 qui concerne les contextes législatifs et réglementaires de la pratique (rédigé par Yvon Lemay et Nicolas Bednarz) est en cours d’édition.  La révision du nouveau module 4 (Lois des archives) est terminée ; les révisions et corrections seront incorporées dans le module dès que seront reçus les commentaires des relecteurs et de l’auteure du module. Le nouveau module 5 portant sur la gestion des documents est en cours de rédaction par Cynthia Couture du Service des archives et de gestion des documents de l’Université du Québec à Montréal.

 

Tous les autres modules seront systématiquement relus afin de désigner ceux qui devront être remis à jour, soit par des modifications mineures, soit par une remise à jour, soit par des remaniements en profondeur, voir des réécritures. Plusieurs auteurs comme Anne-Marie Bruleaux et Patrick Perrot ont accepté de réviser leur propre module. Un autre module de type «Un autre regard» pourrait être créé pour contribuer à l’initiation au logiciel de description archivistique AtoM de l’ICA, en appui au module 6 sur le traitement des archives définitives.

 

En plus d’être disponibles en ligne sur l’internet, tous les modules peuvent maintenant être utilisés en mode pdf, ce qui devrait en faciliter l’utilisation hors ligne et surtout permettre le recours à un moteur de recherche pour les usagers qui ont des besoins spécifiques.

 

Se documenter

 

L’Annuaire a été systématiquement révisé par notre webmestre Caroline Becker, qui continuera à en assurer la mise à jour à partir de toutes les données disponibles.

 

Malheureusement, le projet de mise à jour de la bibliographie reste encore loin d’une réalisation à la mesure des besoins de nos usagers. Les adaptations et mises à jour anticipées dans notre rapport de l’an dernier n’ont pu se réaliser en raison des difficultés éprouvées par les responsables du projet. D’autres collègues ont été pressentis pour prendre charge du projet en collaboration avec l’Association des archivistes du Québec (AAQ).

 

 

Espace professionnel

 

Plusieurs actions ont été menées en 2012 pour faire connaître et animer l’espace professionnel utilisant Mahara. D’abord, une formation à l’utilisation de l’outil a été dispensée lors d’un atelier destiné aux participants à la deuxième Semaine internationale des Archives francophones qui s’est tenue à Hanoï en novembre 2012. Cet atelier a permis d’intégrer de nombreux archivistes d’Asie du Sud-Est dans l’espace professionnel. L’intérêt de l’outil a surtout été perçu très rapidement par les participants les plus jeunes. Néanmoins, le temps imparti et les difficultés d’utilisation de l’ancienne version de Mahara, alors installée, ont limité la portée de cette action.

 

Une deuxième action a été menée avec plus de succès lors du STIA le 4 avril 2012 par Caroline Becker et Anne-Marie Bruleaux. Un après-midi entier a été consacré à la prise en main de Mahara et à la constitution par chaque participant d’un début de portfolio numérique. La version 1.4, nettement plus ergonomique, avait été installée la semaine précédant cet événement et un certain nombre d’améliorations avaient été apportées. L’hétérogénéité des stagiaires et ces nouveautés, qui n’avaient pas encore été totalement assimilées par les formatrices, ont, là encore, fait achopper en partie la formation : de nombreux participants sont repartis avec le sentiment que l’utilisation de cet espace était difficile et qu’ils ne s’en sortiraient pas seuls. Toutefois, cette expérience a été bénéfique puisque l’espace professionnel sert aujourd’hui aux stagiaires à continuer à communiquer entre eux après la fin du STIA. La mise en place d’un journal de bord élaboré dans cet espace par les stagiaires du STIA 2012 a contribué à promouvoir l’utilisation du PIAF. Ce succès, encore timide mais décisif, a permis de placer l’espace professionnel au cœur du dispositif envisagé pour la future version du STIA lors du séminaire organisé par le Département de la formation scientifique et technique-spécialité Archives du ministère français de la Culture les 7 et 8 juin derniers. Pour faciliter la prise en main, un lien vers un manuel en français a été indiqué sur la page d’accueil de l’espace professionnel qui donne aussi accès à plusieurs tutoriels vidéos.

 

Par ailleurs, la constitution de portfolios numériques est aujourd’hui une des recommandations du Ministère français de l’enseignement et de la recherche par exemple. Il en résulte que de nombreuses universités françaises ont déjà adopté ou envisagent d’adopter Mahara. Anne-Marie Bruleaux a commencé à l’utiliser avec ses étudiants à l’Université de Haute-Alsace, qui dans le cadre de son rattachement à l’université de Strasbourg, est considérée comme pionnière grâce à cette expérimentation.

 

Anne-Marie Bruleaux a suivi deux formations sur la dernière version de Mahara (1.5) au MoodleMoot à Nîmes en mai et à Strasbourg en juin. Il sera nécessaire de faire une mise à jour de Mahara pour pouvoir utiliser cet outil au mieux de ses capacités. La formation des futurs stagiaires, tant dans le cadre du STIA que dans celui de la SIAF3, s’annonce donc sous les meilleurs augures et devrait permettre un développement conséquent de l’espace professionnel.

 

La participation au CIUEN 2012 (Colloque International de l'Université à l'Ere du Numérique) à Lyon et au MoodleMoot, à Nîmes, a permis de mieux percevoir les articulations possibles entre Moodle et Mahara dans leurs dernières versions ; l’utilisation conjointe de ces deux outils dans le portail pourrait ouvrir facilement la voie, du moins sur le plan technique, à des procédures d’évaluation susceptibles de déboucher sur une certification intégrable dans le portfolio. Ce pourrait être un des principaux projets du PIAF pour les prochaines années. Les évaluations pourraient se faire à travers des QCM, mais aussi des jeux sérieux qu’il conviendra de développer avec les universités.

 

Au cours de ces différentes manifestations, des discussions informelles ont eu lieu entre Eric Castex et Anne-Bruleaux et des responsables d’universités numériques thématiques. Ceux-ci se sont montrés d’autant plus intéressés que le champ disciplinaire n’est actuellement pas couvert. L’UNT qui serait la plus ouverte à l’accueil du PIAF dans ses ressources serait l’Université ouverte des Humanités (UOH) dont le siège se trouve à Strasbourg.

 

Enfin, pour inciter les archivistes français à utiliser l’espace professionnel, Anne-Marie Bruleaux a terminé un article intitulé « Former l’archiviste du XXIème siècle », à paraître prochainement dans la Gazette des Archives, par ces mots : « La construction des compétences se fait désormais au fil de la vie et peut s’afficher dans un portfolio numérique comme celui que propose gratuitement l’espace professionnel du Portail international archivistique francophone ».

 

 

 

3 – Promotion 

 

- Anne-Marie Bruleaux et Caroline Becker ont fait une présentation du PIAF d’une durée d’une journée durant le Stage Technique International des Archives (STIA) 2012.

 

- Anne-Marie Bruleaux a fait le 17 avril, à Lyon, une brève présentation intitulée : « Mahara pour l’université de Haute-Alsace et pour le Portail international archivistique francophone » dans le cadre de l’UNERA (université numérique en Région Alsace) au CIUEN 2012 (Colloque International de l'Université à l'Ere du Numérique).

 

- Elle a refait une présentation plus développée cette fois le 22 juin, à Strasbourg, lors des « Terrasses du numérique » consacré au thème « Enseigner dans un monde qui change » . Celle-ci est visible aux adresses suivantes : http://www.slideshare.net/ambruleaux/mise-en-place-dun-eportfolio et ht….

 

- Signalons également une publication :

Anne-Marie BRULEAUX et Jean-Wilfrid BERTRAND, « Le portail international archivistique francophone », Les Actes du CRESAT, n.9, 2012, pp.13-16.

http://www.cresat.uha.fr/publications-en-ligne/plonearticle.2008-12-08.7...

 

 

 

4 - Réponse du public - statistiques 

 

Du 1er janvier 2012 au 31 décembre 2012 : 86 419 visiteurs différents ont fréquenté le PIAF.

A noter que ce chiffre ne comptabilise pas les activités sur le site entre la mi-mars et fin juin suite à la migration technique de notre hébergement qui a interrompu l'outil de mesure. Ce sont donc certainement plus de 100'000 personnes différentes qui ont fréquenté le PIAF en 2012.

 

Remarquons que 21,5% des internautes passent plus de 3 minutes sur le portail. Le premier pays à se connecter est la France, suivi du Canada, du Maroc, de la Côte d'Ivoire, de l'Algérie, de la Belgique, du Sénégal, de la Tunisie, du Cameroun et de la Suisse.

 

 

 

5 - SIAF2 

 

Grâce au travail et aux efforts de nos collègues du Viêt-Nam, et en particulier de la Directrice de la Direction d’Etat des Archives de ce pays, Mme Vu Thi Minh Huong, la Deuxième semaine internationale des archives francophones (SIAF2), s’est tenue à Hanoï, entre le 21 et le 25 novembre 2011. En plus des représentants de l’AIAF et du PIAF, elle a réuni des collègues du Viêt-Nam, du Cambodge et du Laos.

 

A cette occasion, le PIAF a été au centre de deux journées de présentation et de travaux. Une cinquantaine de stagiaires s’est familiarisée avec le PIAF et a réalisé différents exercices en recourant aux possibilités offertes par le Portail. Nous espérons que notre passage au Viêt-Nam donnera une impulsion nouvelle à l’utilisation du PIAF parmi les archivistes du Viêt-Nam, du Cambodge et du Laos, et que ces communautés professionnelles nous aideront à améliorer le contenu des différents volets. Nous espérons aussi que certains d’entre eux rédigeront dans l’avenir des contributions et utiliseront l’espace collaboratif.

 

Nous remercions vivement l’Organisation Internationale de la Francophone (OIF/IFN), le Conseil International des Archives (ICA), le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) ainsi que la Direction d’Etat des Archives du Viêt-Nam et le Gouvernement du Viêt-Nam, pour leur appui.

 

La possibilité d’organiser une troisième édition de la Semaine Internationale des archives francophones (SIAF3) a été évoquée. Mais il revient à l’AIAF de pousser plus avant les échanges à ce sujet. Le PIAF et son équipe se mettent bien sûr à disposition pour participer à un tel événement et permettre à une communauté professionnelle d’une région du monde de mieux connaître le PIAF, son fonctionnement et ses possibilités.

 

6 - Projet

 

Rapprochement STIA et PIAF

 

En plus des travaux courants sur les différents volets du PIAF, un projet mobilise depuis quelques mois nos forces. Il s’agit de la possibilité d’utiliser le PIAF comme noyau du STIA. Pour rappel, ce stage créé dans les années cinquante, permet à une quarantaine d’archivistes de différents pays de participer à un stage annuel qui se tient à Paris, sous la houlette du secteur de la formation scientifique et technique de la Direction générale des patrimoines et du Service Interministériel des Archives de France (SIAF).

 

Les principes et le pré-programme de cette nouvelle formule de stage ont été discutés à Paris au mois de juin. Les échanges se poursuivront jusqu’à la finalisation de ce projet tout à fait prometteur et important pour l’utilisation et le devenir du PIAF.

 

 

 

7 – Le PIAF : de l’impermanence et de l’engagement…

 

Comme je le mentionnais l’année dernière, le PIAF a atteint sa vitesse de croisière. Toutefois, l’élan ne peut être maintenu qu’au prix de gros efforts. Un instrument mis à disposition sur le web doit être régulièrement actualisé. Il convient donc de mettre à jour tant les contenus des modules qui composent le volet « Se former » - un défi en soi, vu le nombre de contributeurs, de la diversité des sujets évoqués et de la vitesse à laquelle la matière peut évoluer dans certains domaines, que de mettre à disposition des « nouvelles » de provenance diverse, ou encore d’encourager l’utilisation de l’espace collaboratif. De plus, il faut encore veiller au suivi en matière de technologies. La modernisation dans ce domaine semble, pour ainsi dire, perpétuelle. On le voit : il est bon que le PIAF existe, mais cela ne suffit pas. Il faut aller de l’avant en conjuguant quantité, pertinence et qualité. L’effort ne peut pas être porté uniquement par les membres du Comité de pilotage du PIAF. Nombreux sont les archivistes de la communauté professionnelle francophone qui pourraient contribuer d’une manière ou d’une autre à ce que le PIAF poursuive son « petit bonhomme de chemin » en répondant au mieux aux besoins des professionnels de tous les continents et aux défis que rencontre la profession, en général.

Bien sûr, au terme de ce bilan, il me revient, comme chaque année, le devoir et le plaisir de remercier vivement les membres du Comité de pilotage du PIAF ainsi que le Comité de direction de l’AIAF, les institutions auxquelles ils appartiennent, les institutions qui soutiennent le PIAF et tout particulièrement les Archives de l’Etat en Belgique, le Service Interministériel des Archives de France, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les Archives fédérales suisses, sans oublier les auteurs des modules et des textes, Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante pour leur soutien et pour tout le travail accompli. Sans leur engagement individuel et collectif, le PIAF ne pourrait ni survivre ni se développer.

Je remercie également les membres du Comité de pilotage du PIAF qui m’ont envoyé leurs contributions pour la rédaction de ce rapport annuel.

Didier Grange

Président du Comité de pilotage du PIAF

Genève, le 15 juillet 2012 et le 15 février 2013