Archiver Actes ou archiver des actes (France)
Dans le cadre du projet AD-ESSOR mené par le SIAF pour encourager le développement de solutions d’archivage électronique dans les collectivités territoriales, des réunions ont été organisées avec des services d’archives départementales menant des projets d’archivage électronique. Au cours des discussions, a émergé la question de l’archivage électronique des documents transmis via l’application ACTES pour le contrôle de légalité. Lydiane Gueit-Montchal, directrice des Archives départementales de l’Indre-et-Loire, avait alors exposé son expérience sur cette question. Nous lui avons proposé de la résumer afin de vous en faire part dans ce carnet de recherche.
ACTES, qu’est-ce que c’est ?
Parmi les projets les plus fréquemment mis en œuvre en matière d’archivage électronique dans les collectivités figure « Actes », c’est-à-dire l’archivage des flux sortant du système Actes, dans le cadre de la procédure du contrôle de légalité par les représentants de l’État des décisions prises par ces collectivités : délibérations, arrêtés… La transmission des actes au contrôle de légalité est une des conditions qui les rend exécutoires de plein droit, l’autre condition étant leur publication ou leur notification (art. L. 2131-1, L. 3131-1, L. 5211-3 du Code général des collectivités territoriales).
Les flux dématérialisés Actes sont des processus bien identifiés, homogènes, dans un dispositif encadré réglementairement et maîtrisé techniquement. C’est pourquoi il est d’usage aujourd’hui de mettre en œuvre l’archivage des documents en sortie de ce dispositif. Mais si l’on considère ces données du point de vue de l’action administrative qu’elles représentent, il me semble que cette pratique introduit une confusion gênante sur la nature de ce qui est conservé.
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