Archives des collectivités : une circulaire revisite les aides de l'Etat à l'investissement

Une circulaire du ministère de la Culture du 21 mars 2016, mise en ligne le 15 avril, revisite les modalités de l'aide de l'Etat aux collectivités territoriales et à leurs groupements en faveur de leurs bâtiments d'archives. Malgré la décentralisation, les archives des collectivités restent en effet soumises à un contrôle strict de l'Etat. L'article R.212-54 du code du patrimoine prévoit ainsi que "les collectivités territoriales informent le préfet de tout projet de construction, d'extension ou d'aménagement de bâtiments à usage d'archives, ainsi que des projets de travaux dans ces bâtiments. 
Le préfet dispose d'un délai de deux mois pour faire connaître son avis à la collectivité territoriale concernée. Les travaux ne peuvent commencer avant la transmission de cet avis".

Les conditions pour bénéficier d'une aide de l'Etat

La contrepartie de ce contrôle - qui se double d'un contrôle scientifique et technique sur le fonctionnement des archives - est le maintien de financements de l'Etat pour les investissements des collectivités dans leurs archives. L'article R.212-54 précité précise d'ailleurs que "toute attribution de subvention en application des articles L.212-7 et L.212-8 est subordonnée au visa technique du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines".
Seuls les services d'archives ayant à leur tête un agent qualifié, rémunéré (non bénévole) et permanent (titulaire de la fonction publique ou contractuel de longue durée) sont éligibles à une subvention de l'Etat. Pour être subventionnable, le projet doit également "contribuer à offrir au service une palette de moyens lui permettant de réaliser l'ensemble des fonctions d'un service d'archives : collecte et sélection, conservation, traitement intellectuel et matériel, communication et mise en valeur". En termes de niveaux de collectivités, sont éligibles aux concours de l'Etat les archives départementales, les archives régionales et les archives des communes ou de leurs groupements de plus de 20.000 habitants.

Les dépenses subventionnables

La circulaire précise également les composantes du projet susceptible de donner lieu à subventions, qui couvrent un ensemble assez large. Sont ainsi éligibles la construction de bâtiments neufs, l'extension et/ou le réaménagement de bâtiments anciens, la réhabilitation de bâtiments, le premier équipement spécifique installé au moment de la construction, de l'extension ou du réaménagement (rayonnages, mobilier de salle de lecture ou d'exposition, matériels d'ateliers, matériels informatiques hors bureautique) et, enfin, le remplacement d'équipements techniques de première importance (traitement climatique, extinction automatique d'incendie...).
La subvention de l'Etat couvre généralement entre 10% et 30% de la dépense subventionnable hors taxe, sous réserve que le montant total des aides publiques directes ne dépasse pas 80% du montant prévisionnel de la dépense subventionnable. A noter : la circulaire propose également, en annexe, le circuit détaillé des documents, de la phase de mise au point du projet jusqu'à l'achèvement des travaux, ainsi qu'un modèle de calendrier budgétaire.

Jean-Noël Escudié / PCA

Source : Localtis.infos