La gouvernance des documents électroniques dans l'administration cantonale genevoise
Le patrimoine informationnel d'une institution confirme les droits des personnes physiques ou morales, répond aux obligations légales, renseigne sur des questions essentielles, permet la prise de décision et appuie la réflexion et l'analyse. En bref, il permet une bonne gouvernance de l'Etat. Dans l’administration genevoise, les documents sous forme papier sont adéquatement traités, classés et conservés grâce aux outils de gestion de l'information mis en place par les archivistes de département et les Archives d'Etat.
Mais aujourd'hui, les processus de travail ont changé: les documents papier deviennent électroniques et ne sont plus systématiquement imprimés. Ils sont classés dans des systèmes de gestion électronique de documents (GED), des arborescences ou des systèmes d’information métier et conservés sur les serveurs de l'Etat. Néanmoins, l'administration doit pouvoir retrouver facilement ces documents et les traiter tout en garantissant leur authenticité pendant tout leur cycle de vie. La protection des données personnelles et la sécurité de l'information doivent également être assurées. Comment répondre à ces nouveaux défis? C'est le sujet de cet article, qui est une première synthèse de ce projet que nous continuons de poursuivre. Il présentera tout d'abord les Archives d'Etat de Genève, leur implication dans le projet de gestion des documents électroniques et enfin la politique de gouvernance des documents électroniques de l'administration cantonale.
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