Nouvelles du PIAF - Cri du PIAF n°28

N° 28
(16 juillet 2024)

Nouvelles du PIAF

Réunion annuelle du comité de pilotage du PIAF 
 

Le comité de pilotage du PIAF a tenu sa réunion annuelle du 20 au 22 mars 2024 à la Haute École de Gestion de Genève en Suisse, sous une forme hybride. La réunion a permis comme chaque année de faire le point sur les avancées des travaux en cours ou terminés. La migration informatique du PIAF, hébergé au ministère de la Culture français, a été le gros chantier de l’année 2023. Le PIAF est désormais hébergé sur un cloud du ministère. Tous les contenus ont été translatés à l’exception de l’Espace Professionnel du PIAF (E Pro) dont l’utilisation et les fonctions sont en cours de transformation. La phase de scénarisation du module sur les archives électroniques courantes et intermédiaires (7B), phase qui précède la mise en ligne, a été menée à terme (Voir ci-dessous pour plus de détails). C’était le second grand chantier de l’année 2023. Il a été décidé de lancer l’actualisation de la section 2 du module 9 sur la Numérisation, sous la direction de Jean-François Moufflet (Conservateur en chef du patrimoine aux Archives nationales de France) et avec la collaboration de Maria Bressi (Responsable de la section gestion des documents et des archives de l’Organisation mondiale du Commerce, Genève, Suisse). Cette section n’a pas été retouchée depuis 2016. La section 1 du module 9 portant sur le microfilmage a été intégralement remaniée fin 2021 par Vincent Montel. Seront également mises en ligne d’ici la fin de l’année 2024 une chaîne de podcast du PIAF, dédiée aux Métiers d’archives, ainsi qu’une tribune sur l’intelligence artificielle qui aura pour objectif d’informer sur les projets qui, dans toute la francophonie, lient archives/documents et IA.
Nous sommes très heureux d’accueillir au comité de pilotage quatre nouveaux membres : Maria Bressi, Annaëlle Winand, Clothilde Roullier et Bérengère Piret.
 

Changements au comité de pilotage du PIAF

Le comité de pilotage est heureux d’annoncer l’arrivée de quatre nouveaux membres dans l’équipe.

 Clothilde Roullier est chargée de mission Prospective, Stratégie et Relations internationales aux Archives nationales de France depuis 2023. Docteur en lettres de l’université de Tours (2003), diplômée d’études supérieures spécialisées Métiers de la Culture/Archives de l’université de Versailles Saint-Quentin (2004), elle est chercheuse associée au laboratoire AIAC (Arts des images et arts contemporains) de l’université Paris 8 (2016). D’abord archiviste en administration centrale (mission des Archives du ministère de l’Intérieur et du Premier ministre), puis à la ville de Paris (2004-2006), elle a ensuite classé les archives privées du roi Norodom Sihanouk pour l’École française d’Extrême-Orient (2006-2007), puis été cheffe de projet métier pour la conception du Système d’information archivistique (SIA) des Archives nationales (2008-2012), et été responsable des fonds Beaux-Arts, Création artistique, Jeunesse et Sports, Éducation populaire dans cette même institution (2012-2023). Elle a notamment co-dirigé Les Nouveaux Paradigmes de l’archive (OpenEditionBooks Archives nationales, 2024).
Clothilde Roullier a pris la relève de Françoise Lemaire aux Archives nationales de France ainsi qu’au comité de pilotage du PIAF.

 Maria Bressi est titulaire d'une maîtrise en Histoire économique et Relations Internationales de l'Université de Genève, ainsi que d'une maîtrise en Sciences de l'Information de l'École de Bibliothéconomie de l'Université de Montréal.
Elle occupe depuis 2010 le poste de Responsable de la Section des documents et des archives à l'Organisation Mondiale du Commerce et dispense des cours sur la Classification des documents d'activité à la Haute École de Gestion de Genève dans la filière Information documentaire.
Dotée d'une expertise en systèmes de gestion des documents électroniques (EDRMS) et en évaluation, Maria se passionne particulièrement pour l'organisation d'expositions mettant en valeur les archives.
Maria est membre de l'Association des Archivistes Suisses et du Groupe des gestionnaires d'information des Organisations Internationales (RAIOG).

 Bérengère Piret est chargée de cours à l’Université Catholique de Louvain (Belgique), coordinatrice du master de spécialisation en archivistique, gestion et droit des données, et cheffe de travaux aux Archives de l’État, programme FED-tWIN (BELSPO).
Elle est titulaire d’un doctorat en histoire, art et archéologie de l’Université de Saint-Louis (Bruxelles) et d’un certificat DocSafe en management de l’information numérique, Archives de l’État (UNamur et ULg). Ses recherches se concentrent, entre autres, sur les archives relatives à la colonisation (usage, accès, contentieux archivistiques et décolonisation). Elle a géré le projet « Rwanda archives » (2019-2023) et s’occupe aujourd’hui des projets « Pour des Archives coloniales francophones appréhendées de manière inclusive et Equitable » (2023-2025), « Colonial sources » (2023-2027) et « Transfert des archives africaines du SFP Affaires étrangères » aux Archives de l’État (2020-2030). Elle est membre de l’Assemblée générale du Centre d’Archives et de Recherche pour l’Histoire des Femmes (depuis 2023), du Comité de rédaction du Journal of Belgian History (depuis 2023), et de la Commission des Patrimoines culturels (anciennement Conseil supérieur des centres d’archives privées) de la Fédération Wallonie-Bruxelles (Belgique) depuis 2012.

 Annaëlle Winand est professeure adjointe à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI, Université de Montréal). Son parcours professionnel et scolaire s’est déroulé entre la Belgique et le Québec. Elle détient une maitrise en histoire et archives obtenue auprès de Université de Louvain (Belgique) où elle a par ailleurs travaillé en tant qu’archiviste, ainsi qu’un doctorat en sciences de l’information (EBSI). Ses recherches se concentrent sur les notions d’archive(s) et d’impensé archivistique dans les pratiques artistiques et dans le domaine des archives privées et de communauté. Elle est par ailleurs activement impliquée dans divers projets de recherche en archivistique et en études cinématographiques. Elle est co-responsable du Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA) avec la professeure Anne Klein.
Annaëlle Winand prend la responsabilité de la bibliographie du PIAF à la suite de Sabine Mas.
Nous les remercions chaleureusement de leur engagement. 

Françoise Lemaire et Sabine Mas se retirent du comité de pilotage du PIAF. Nous les remercions infiniment de tout le travail qu’elles ont accompli à nos côtés !
 

Publication d'un nouveau module de cours (7B) sur la gestion des documents numériques

Nous sommes heureux de vous annoncer la mise en ligne dans les jours qui viennent d’un nouveau module de cours du PIAF sur la « Gestion des documents numériques au stade courant » (7B). 
Le module 7 qui est actuellement en ligne sur le Portail avait été rédigé en 2010 par Françoise Banat-Berger et Claude Huc. Il était nécessaire d’en faire une mise à jour. Aux vues de l’ampleur des développements et de la place du numérique dans la vie professionnelle et privée quotidienne, il a été décidé de procéder à une refonte complète et à une scission de ce module. La gestion et la conservation des documents, quels que soient leur support, est établie de longue date ; l’introduction du numérique n’est pas venue en remettre en cause les principes. Les échéances de conservation et leurs étapes en particulier demeurent similaires qu’elles s’appliquent à un document analogique ou à un document numérique. Tout comme ces étapes ont été matérialisées dans le parcours du PIAF par la création de deux modules -le module 5 (Gestion et traitement des archives courantes et intermédiaires) et le module 6 (Traitement des archives définitives)- il nous a paru nécessaire d’opérer une telle distinction pour la gestion et la conservation des documents d’archives électroniques.
L’actuel module 7 sera remplacé par deux nouveaux modules.
L’un a été rédigé par Natasha Zwarich, professeure de bibliothéconomie à l’Université de Montréal (Canada). Il est dédié à la gestion des documents au stade courant (7B). Le second, qui portera sur les archives électroniques définitives (7C), a été rédigé par Édouard Vasseur, professeur de diplomatique à l’École nationale des Chartes (France).
Le nouveau module 7B se subdivise en 8 sections :
-    Section 1 – La transformation numérique des organisations et la terminologie
-    Section 2 – La création et l’identification des documents numériques
-    Section 3 – La description et l’indexation des documents numériques
-    Section 4 – La classification et l’évaluation des documents numériques
-    Section 5 – La préservation des documents numériques
-    Section 6 – La technologie de la gestion des documents numériques
-    Section 7 – La gestion des courriels et des documents interactifs
-    Section 8 – La mise en œuvre de la gestion des documents numériques
Son contenu a été revu et commenté par une équipe de relecteurs du comité de pilotage du PIAF : Françoise Lemaire, jeune retraitée, ex-responsable des relations internationales au Archives nationales de France ; Sabine Mas, enseignant-chercheur à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information à l’Université de Montréal (Canada) ; Anne-Marie Bruleaux, jeune retraitée, ex-gestionnaire de documents et enseignante en archivistique (France) ; Aïda Chebbi, enseignant-chercheur à l’Institut Supérieur de Documentation, Université de la Manouba (Tunisie) ; Basma Makhlouf-Shabou, enseignant-chercheur à la Haute École de Genève (Suisse) ; Mor Dieye, enseignant-chercheur à l’École des Bibliothécaires Archivistes et Documentalistes de Dakar (Sénégal) ; Bénédicte Grailles, enseignant-chercheur à l’Université d’Angers (France) et Caroline Becker, directrice des opérations et webmestre du PIAF.

 

Lancement des travaux de mise à jour du Glossaire du PIAF

Le glossaire du PIAF compte à ce jour 185 entrées. Le chantier d’actualisation du glossaire a été relancé sous la direction d’Aïda Chebbi, enseignant-chercheur à l’Institut supérieur de documentation de Tunis (Université de la Manouba, Tunisie), en collaboration avec Clothilde Roullier, chargée de mission Prospective, Stratégie et Relations internationales aux Archives nationales de France, et Caroline Becker, directrice des opérations et webmestre du PIAF.
L’objectif à atteindre est triple : homogénéiser les définitions déjà présentes dans le glossaire, ajouter des nouvelles entrées -en particulier dans le champ de l’archivage numérique-, dynamiser l’interface du glossaire.
Les travaux se dérouleront en plusieurs étapes. Ils commenceront par un recensement des entrées en ligne et des entrées manquantes. Cette phase sera accompagnée d’une réflexion sur les ouvrages de références à retenir pour sélectionner les définitions. L’équilibre entre la recherche d’harmonisation et le respect des langues et usages vernaculaires de la francophonie sera l’objet de soins attentifs. Les tableaux de correspondances seront révisés et complétés. En effet, un même mot peut référer à deux réalités différentes (série, plan de classement, cadre de classement par exemple). A l’inverse, une même réalité peut être désignée par des mots différents (calendrier de conservation, échéancier de conservation etc.). Le français de France emploie systématiquement le terme de « producteur » là où le français québécois emploie plus volontiers celui de « créateur ». La mise en valeur de ces différences constituera une deuxième étape dans ce chantier. Il est également prévu de vérifier la pertinence des liens entre les modules de cours et le glossaire. Certaines entrées recevront plusieurs définitions en fonction de leur usage dans tel ou tel module. C’est déjà le cas dans la version actuelle en ligne mais nous tâcherons de préciser plus explicitement les liens entre une définition et un module quand cela est nécessaire.  Enfin, un travail sur l’interface et la navigation dans le glossaire sera mené de sorte à en faire un outil plus interactif et mieux exploitable par les internautes dans le même esprit que ce qui a été mis en place pour la bibliographie francophone du PIAF.