Qu'est-ce qu'un inventaire d'archives ?
L'appellation « inventaire d'archives » est généralement utilisée pour désigner en réalité un « instrument de recherche ». Cet outil permet de décrire les archives afin de les communiquer au public et ainsi permettre aux chercheurs de trouver les documents dont il a besoin.
Concrètement, les archives sont regroupées par fonds, correspondant à l’ensemble des documents provenant du même producteur :
- un même service administratif,
- une même entreprise, association, famille, personne…
Ainsi toutes les archives provenant de l’entreprise Manufrance sont rassemblées dans un même fonds : le fonds Manufrance.
L’instrument de recherche va donner des informations sur l’ensemble des documents d’un même fonds :
- qui est son producteur,
- quelle est son histoire,
- les dates des documents,
- la quantité des archives,
- comment celles-ci ont été classées …
Ainsi l’instrument de recherche concernant Manufrance contient un historique de cette société. Il apprend que les documents concernent la période 1885 à 1980, même si la grande majorité datent des années 1960 et 1970. Ils occupent un total de 844,90 mètres de rayonnage, non compris les plans et photographies.
Dans un fonds, les archives sont regroupées par dossiers ou par boîtes qui portent chacun une cote différente, c'est-à-dire un identifiant composé de symboles. Exemple 63 J 1
L’instrument de recherche décrit les documents correspondant à une cote précise.
Ainsi grâce à « l’inventaire Manufrance » on peut savoir que la cote 63J1 regroupe les Statuts de la société Manufrance, sous forme de livrets imprimés de 1894 à 1978.
L’instrument de recherche est donc la porte d’accès aux documents conservés aux Archives départementales.
Un instrument de recherche peut avoir plusieurs formes. Il peut s’agir :
- d’un livre imprimé,
- d’un fichier PDF,
- de fiches classées dans un fichier,
- de base de données informatique...
Suivez-nous sur Facebook