Rapport 2008 du Président de l'AIAF (Association internationale des archivistes francophones)

Prononcé à l'Assemblée Générale de Kuala Lumpur

INTRODUCTION

Chaque année le Président de l'Association internationale des archives francophones présente un Rapport à l'Assemblée générale

En 2008, celle-ci a plus d'importance que les années précédentes car elle à lieu à Kuala Lumpur à l'occasion du Congrès qui voit le rassemblement de toute notre communauté professionnelle tous les 4 ans et le renouvellement de nos instances dirigeantes.

Malheureusement je ne peux y assister et vous prie d'excuser mon absence. Je serai représenté par le Vice-Président Claude de Moreau ( Directeur adjoint des Archives générales du Royaume de Belgique et Président de l'Association des archivistes belges francophones) que je remercie de lire mon Rapport devant vous.

Comme je l'ai toujours fait lors des précédentes Assemblés générales (Curaçao et Québec), je ferai de ce Rapport un outil de débat pour la réunion des membres de notre Association . C'est pourquoi plus qu'un simple Rapport d'activité statutaire, je souhaite faire par ce document qui sera lu devant vous le point des activités de notre Association, au premier rang desquelles le PIAF, et dégager les problèmes du moment ainsi que les solutions pour l'avenir. Vous aurez ensuite le débat nécessaire à la poursuite de nos activités pour les prochaines années.

Ce sera mon dernier Rapport en qualité de Président car j'ai souhaité passer la main en 2008 en prévision des 4 années à venir : en premier lieu parce que je serai atteint moi-même par la limite d'âge dans mon poste actuel à la Direction des Archives de France avant 2012 et en second lieu parce qu'à mes yeux je n'ai exercé cette fonction pendant 3 ans, qu'en raison du départ de notre excellent ami et collègue de Tunisie Moncef Fakh-Fakh. Quelqu'ait été mon investissement personnel en faveur du PIAF depuis ses origines je crois que la Présidence ne doit pas revenir à un archiviste européen ou américain du nord.

Vous aurez donc à me trouver un successeur : néanmoins pour le temps nécessaire à la formation d'une nouvelle équipe de Direction du Portail, je veux bien, si vous le souhaitez continuer à présider le Comité Directeur du PIAF jusqu'en 2009 .

LA VIE DE L' ASSOCIATION

Je commence par un premier point, vital à mes yeux.

Comme je le soulignais à Québec en novembre dernier, nous souffrons d'un nombre insuffisant d'adhérents et cela malgré la somme modique que représente la cotisation à l'AIAF.
La solution à ce problème récurrent passe en premier lieu par une campagne d'adhésion menée auprès de tous les services d'archives et universités susceptibles de nous rejoindre : nous avons lancé cette campagne récemment et nous devons l'intensifier et la reprendre à l'automne prochain pour les cotisations 2008 et 2009. Pour ma part j'ai lancé un appel à tous les Directeurs des services départementaux et municipaux français et aux Ecoles ou Universités ; le résultat est encore trop mince. La même chose devra se dérouler dans chaque pays membre de notre communauté francophone.

Par ailleurs, nous avons adopté une modification des statuts en 2007 pour permettre à tout archiviste d'adhérer à l'AIAF. Il faudrait qu'elle soit suivie d'effet.

Pourquoi cette insistance ? Deux raisons la justifient.

 La première est d'ordre financier et budgétaire. Notre budget initial d'investissement du PIAF est clos : néanmoins, nous devons assumer un budget annuel de fonctionnement du Portail bien plus certes que le budget d'investissement initial de 600 000 Euros,  mais indispensable. Sinon, le PIAF s'arrêtera faute de moyens. Comme on dit en France « Pas d'argent, pas de Suisses » et sans les Suisses, nos anciens rois perdaient la guerre ! Nous devons donc accumuler les petites sommes de chaque cotisation pour parvenir à un budget annuel décent. Il est aujourd'hui assuré par quelques grands pays donateurs particulièrement généreux. Mais cela ne pourra suffire.

La seconde raison est d'ordre politique : comment le Président et le Bureau de l'AIAF peuvent-ils prétendre parler au nom des archivistes francophones si notre Association ne regroupe que quelques pays à jour de leurs cotisations. Il nous faut un plus grand nombre de membres pour une raison de représentation et de poids politique. C'est pourquoi  je pense qu'une campagne d'adhésion auprès de tous les services et institutions est nécessaire. Je vous demande donc de nous aider et de relayer cet appel.

Deuxième point : pour le moment l'AIAF n'a développé qu'un seul projet, le PIAF. D'autres idées ont germé mais aucune n'a encore pris corps réellement. En particulier, devraient se développer des projets en Afrique et si possible entre Africains. C'est le sens de la démarche engagée depuis la réunion du Comité Directeur des 25-26 mars à Paris à laquelle j'avais invité les Directeurs des Archives du Sénégal et de l'EBAD. Ce point pourra être développé lors de la réunion de Kuala Lumpur par des interventions directes des responsables de ce projet. Je crains qu'il n'ait guère évolué depuis qu'il a été évoqué la première fois par mon prédécesseur et encore à Québec en novembre 2007.

Troisième point : le site Internet de l'AIAF : nous envisageons de le dynamiser en confiant l'animation de celui-ci au webmestre du PIAF. BanQ est chargé de piloter cette nouvelle dynamique.

Enfin, comme je l'ai dit, une nouvelle équipe de Direction de l'AIAF doit se mettre en place dès 2008 pour 4 ans : je vous propose, la candidature de  notre ami Momar DIOP Directeur des  Archives nationales du Sénégal comme futur Président de l'AIAF et de Claude de Moreau des Archives générales de Belgique, Président de la nouvelle Association des archivistes belges francophones, comme Vice Président.

Il faudrait qu'ils soient entourés d'une équipe représentative et dynamique pour diriger efficacement l'Association pendant 4 années. L'engagement personnel de chaque membre du Conseil est nécessaire : il ne s'agit pas à proprement parler de postes honorifiques.

LE PORTAIL INTERNATIONAL ARCHIVISTIQUE FRANCOPHONE

Un produit en ligne qui rencontre le succès

A Vienne, nous n'avions présenté qu'un simple prototype : à Kuala Lumpur c'est un Portail achevé, cohérent, aussi complet que possible, et surtout en service et présent depuis près de 3 années sur Internet qui sera présenté aux congressistes. En 4 années, le chemin parcouru est considérable et tous ceux qui y ont contribué doivent être chaleureusement remerciés. Nous disposons désormais d'un bel outil de travail au service de tous les archivistes qu'ils soient étudiants, jeunes en formation ou déjà en activité.

Les tableaux statistiques parlent d'eux-même. Consultez les sur le Portail. Pour l'année 2006, première année complète de démarrage du Portail, nous avons eu 67 705 visiteurs différents pour 1 208 000 pages ; en 2007, 100 700 visiteurs différents pour 2 058 000 pages ;  en 2008 les chiffres continuent à progresser puisque nous avions plus de 60 000 visiteurs en juin dernier. Naturellement chaque visiteur revient plusieurs fois :  le taux de retour ou de rebond est de près de 50%. C'est dire que le produit est bon, puisqu'on y revient volontiers ! On peut estimer que nous avons touché à ce jour environ 250 000 personnes physiques différentes du monde des archives ou de l'extérieur.

Néanmoins s'il est bien référencé chez Google par exemple, il ne l'est pas suffisamment sur les sites de nos institutions, à quelques exceptions près. En sus de l'adhésion à l'AIAF ou du paiement d'une contribution volontaire, un tel référencement facile à faire pour chacun d'entre nous, …et qui ne coûte rien, sera un bel appui pour le PIAF, qui verra ainsi son audience croître.

Au plan qualitatif, les remontées des questionnaires ne sont pas encore suffisantes pour être probantes mais les échos sont favorables : beaucoup d'archivistes isolés disent trouver dans le PIAF un excellent outil d'information et de formation complémentaire.

Il est bien utilisé dans les formations universitaires et les stages dans de nombreux pays : mais c'est insuffisant, bien sûr. Il nous faut donc mieux le faire connaître et développer certains usages. Ainsi un espace dédié aux étudiants et enseignants en archivistique existe désormais sous le nom d' « Espace E-formation » accessible depuis la page d'accueil. Il est remarquable mais n'est pas encore assez utilisé : que les enseignants francophones le regardent et nous disent leur sentiment. C'est aussi cela un Portail interactif !

Un produit qui doit évoluer et s'enrichir sans cesse

Nous savons qu'il n'est pas question de nous reposer sur nos lauriers : un Portail même de qualité s'il n'est pas « entretenu » mourra progressivement : l'obsolescence étant au bout du chemin, la fiabilité des informations sera entamée et donc la confiance des internautes cessera progressivement. Nous devons donc poursuivre la mise à jour des données en permanence et assurer ainsi la pérennité scientifique et technique des modules de cours et des modules de documentation et d'information des 2 Volets.

Un deuxième effort est impératif pour « internationaliser » ou « colorer » le contenu de chaque module initialement confié à un auteur tributaire de son environnement national et de sa propre culture archivistique.

Nous avons donc décidé, lors des dernières réunions des Comités Directeur et de suivi permanent à Paris les 25 et 26 mars derniers, de faire cet effort d'enrichissement des contenus du Portail.

C'est désormais l'axe principal de notre action : ce que j'appelais à Curaçao en 2006, la « deuxième phase » du Portail.

Pour cela des groupes de travail sont en cours de constitution par exemple pour opérer la reprise du module 7 sur les « archives électroniques» et du module 10 sur « les bâtiments d'archives ». Il en sera constitué autant que nécessaire.

Pour cela nous souhaitons recruter de nouvelles personnes pour venir renforcer puis renouveler notre équipe dirigeante et de responsables du PIAF à l'origine de ce projet et qui pense à se retirer….très en douceur.

Je voudrais donc remercier les collègues du Canada, du Québec, du Sénégal et de Suisse qui ont déjà accepté de nous rejoindre. Nous attendons encore des collègues de Belgique et d'Afrique francophones et d'autre pays francophones volontaires pour venir contribuer à certaines parties des 2 Volets du PIAF. L'Assemblée générale est l'occasion d'en parler concrètement.

Notre portail contribue assurément au rayonnement de la Francophonie dans des pays de langue non française comme l'Amérique latine par exemple ou certains pays d'Europe de l'Est : à ce titre il remplit la mission qui lui a été confiée par les autorités en charge de la Francophonie dès le début du projet.

C'est aussi grâce au PIAF que l'AIAF peut trouver un nouveau souffle et dépasser le maigre chiffre de ses adhérents actuels : des campagnes d'adhésion ont été initiées en 2007. Elles sont à renouveler en 2008 dans tous les pays et par chaque institution qui peut toucher les membres de la communauté nationale des archivistes. Merci de votre aide à ce propos.

De ce point de vue nous nous sommes dotés d'un organe de presse « le Cri du PIAF » sous forme électronique diffusé à tous les internautes abonnés. La version 0 est sortie au printemps dernier ; la version 1 va sortir à l'occasion du Congrès de Kuala Lumpur pour annoncer la nouvelle version du Portail mise en ligne en juin 2008.

En effet, l'événement majeur de ce milieu d'année 2008 est le changement de version du PIAF et le renouveau de sa présentation. La forme de la page d'accueil a changé en profondeur pour plus de clarté et de confort pour les usagers. Vous pouvez constater le changement à l'adresse habituelle « piaf-archives.org ».

Le module « Annuaire des services d'archives » a été entièrement repris et vérifié notice par notice : il ne comprendra plus que les services disposant d'un site Internet référencé. A terme, on adjoindra un « Annuaire des annuaires des services d'archives » qui orientera l'internaute vers les grands annuaires constamment mis à jour par les grandes institutions (Unesco, CIA, DAF, etc…). Nous ne pouvions tenir à jour un Annuaire général des archives francophones !

Le module Bibliographie, qui ne peut survivre sans une mise à jour constante, a fait l'objet d'une entente entre l'Association des archivistes du Québec et nous mêmes. L'AAQ va donc dès cet été commencer à la mettre à jour pour le plus grand bénéfice de tous.

Dès maintenant un moteur de recherche spécifique performant est en service. Il complète l'admirable « moteur de recherche » général du Portail, outil de consultation des plus confortables !

Le module consacré aux « Textes et documents » n'est pas encore bien au point : ce sera un de nos prochains chantiers avec l'aide de bénévoles répartis sur toute la planète francophone.

Enfin, la partie « Actualités » et « Archives des actualités », fonctionne plutôt bien désormais grâce à notre webmestre. Néanmoins, elle doit être mieux alimentée en nouvelles ; c'est le rôle des « Correspondants officiels » du PIAF. Ceux-ci ont commencé à être désignés par leur Direction ou Association nationale et à se sentir investis de cette mission. Ils forment un « Réseau des correspondants ». Un cahier des charges vient d'être mis au point qui leur donnera toutes les clefs pour mieux contribuer à l'enrichissement des contenus du Portail.

Mais comme nous voulons associer tous les archivistes au travail commun et que la technique adoptée permet beaucoup d'interactivité, nous accepterons des contributions de tout le monde. Tous les professionnels qui le souhaitent peuvent  contribuer par leurs apports et leurs envois de nouvelles et leurs réactions à la vie du Portail et ainsi à l'animation de notre communauté. Un filtrage sera naturellement exercé pour ne garder que les nouvelles d'intérêt général.

CONCLUSION

2008 sera l'année d'un changement d'équipe pour l'AIAF et d'un renouvellement doux et progressif des dirigeants du PIAF.

Ceux qui ont lancé l'idée et lui ont permis de se concrétiser depuis  le lancement à Tunis en 2002 peuvent s'éloigner en étant satisfaits du succès de l'opération.

Tout n'est pas accompli : toutes les institutions francophones et au delà tous ceux qui dans leur travail d'archiviste utilisent la langue française doivent faire leur ce grand projet collectif et communautaire. Ils doivent comprendre qu'il est fragile et que, s'ils n'apportent pas leur appui intellectuel ou financier, le PIAF s'arrêtera et l'AIAF n'aura plus d'existence réelle. Permettez moi de remercier à cet égard ceux qui nous apportent des contributions financières exceptionnelles : le Canada, la Belgique, la Suisse, le Québec et aussi la France. Nous leur devons la survie du projet depuis 2 ans.

Les projets existent qui vont nous permettre de développer notre implication en Afrique à partir de Dakar dès 2009 ; on attend toujours le démarrage des projets que devaient engager ensemble la Tunisie et le Sénégal. Je suis confiant car les collègues qui suivent cette aventure sont déterminés à agir.

Encore une fois je suis désolé de n'avoir pu faire le voyage de Kuala Lumpur et je vous souhaite une bonne Assemblée Générale 2008.

 

Gérard ERMISSE
Président de l'AIAF