Rapport annuel 2019 du PIAF

Introduction

 L’année écoulée a été marquée par :

•   La mise en ligne des modules 11 et 12 révisés et actualisés
•   Le basculement de la bibliographie sur Zotero
•   La poursuite des travaux en lien avec la création d’un volet dédié à la recherche archivistique
•   et la poursuite des travaux relatifs à la mise en place d’un système d’attestation.

1 - Suivi et fonctionnement du PIAF

• Composition du Comité de pilotage

 Saluons l’arrivée de deux nouveaux membres, à savoir Natasha Zwarich, Professeur d’archivistique à l’Université de Québec à Montréal (UQAM) et Bénédicte Grailles, Maitresse de conférences en archivistique à l’Université d’Angers.

Quant à Marcel Caya, présent dès les débuts du PIAF et fidèle membre du Comité de pilotage, il a souhaité se retirer. Un immense merci à Marcel, qui a tout au long de ces années a beaucoup œuvré pour faire que le Portail soit non seulement une réalité, mais aussi un produit de qualité au service de la communauté professionnelle comme des personnes intéressées par l’archivistique.

• Réunions du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage s’est réuni à Paris, en février 2019 aux Archives nationales.

En outre, il a tenu deux réunions virtuelles par Skype (15 mai 2019, 13 novembre 2019).

• Webmestre  

Mme Caroline Becker a poursuivi sa collaboration avec le PIAF en tant que webmestre. Elle a contribué fortement aux travaux de publication des nouveaux modules 11 et 12 sur le Portail. Parmi les nombreux travaux qu’elle effectue pour le Portail, elle a préparé les numéros 19 et 20 du bulletin, le Cri du PIAF. Elle a suivi une partie de l’édition 2019 du STIA et elle a participé à la vie de l’espace E-Pro. Sans oublier, le suivi quotidien qu’elle fait du site, l’enrichissement des nouvelles et de nos pages Facebook et twitter, les réponses aux questions qui sont posées et la maintenance habituelle des contenus du Portail. Elle a été pleinement formée à l’utilisation de la chaîne éditoriale Scenari.

Elle a animé et participé aux travaux du groupe Attestations tout au long de l’année (cf. le paragraphe sur les Attestations). Elle a également participé aux travaux de traduction de l’anglais en français des textes de Luciana Duranti, avec Jean-Daniel Zeller et Françoise Lemaire.

 

2 – Fusion des sites de l’AIAF et du PIAF 

Le comité de direction de l’AIAF a émis le souhait lors de sa réunion annuelle en novembre 2017 que le site de l’AIAF soit désormais abrité sur le site du PIAF.

A l’issu des discussions menées en 2018 par Christine Otis et Jonas Billy pour l’AIAF, et par Caroline Becker pour le PIAF, il a été établi que l’AIAF devait mener des réflexions de son côté et en faire part au comité de pilotage du PIAF.

 

3 - Evolution du contenu  

·      Se former

 La rédaction du nouveau module de cours sur la gestion des documents numériques par Natasha Zwarich a commencé en 2019. Les différents chapitres rédigés devraient être soumis à un comité de lecture retreint d’ici fin 2019 et pourraient être édité dans le courant de 2020. Le travail de Madame Zwarich est supervisé par Jean-Daniel Zeller.

Un nouveau groupe de travail a été formé pour travailler à l’élaboration du nouveau module concernant les archives audio-visuelles (Jean-Daniel Zeller, Mor Dieye, Hamet Ba). Il devrait fixer son programme de travail d’ici fin 2019 et commencer les travaux sur la préparation de ce module dans le courant 2020.

Grâce au travail d’Elisabeth Gautier-Desvaux, de Caroline Becker et d’Eric Castex, sur le volet « Se former », les nouveaux modules 11 (Communication) et 12 (Valorisation) sont en ligne sur le portail. Le module 11, rédigée dans sa première version par Elisabeth Verry, a été révisé par Bruno Ricard et Jeanne Mallet. Le module 12, rédigé dans sa première version par Brigitte Guigueno et Xavier Laubie, a été révisé par Jacqueline Ursch. La section concernant les réseaux sociaux reste à développer.

L’élaboration d’un parcours d’initiation pour les internautes suit son cours. Il établit des liens précis entre les compétences métiers listées dans le référentiel métier de l’AAF et les passages du PIAF permettant d’acquérir ces compétences.

Le travail sur le glossaire se poursuit. L’identification de tous les termes devant être connectés au glossaire (dont la définition existe déjà dans le glossaire, mais sans que le lien soit établi entre texte et glossaire) est terminée. Il fallait revenir à certains modules et refaire le travail, notamment les modules mis à jour, c’est en cours. Egalement en cours de préparation une liste des termes devant être définis (le glossaire ne propose pas actuellement une définition de ces termes). Un groupe de travail est constitué pour avancer ce dernier volet (Jean-Daniel Zeller, Françoise Lemaire, Yamina Mahmoud , Basma Makhlouf-Shabou, Aïda Chebbi).

• Se documenter

L’enrichissement de ce volet s’est poursuivi tout au long de l’année 2019. Un effort particulier a été fait cette année encore sur la bibliographie sous la direction de Sabine Mas.

·      La bibliographie

À l’automne 2018, un nouvel appel au bénévolat a été diffusé parmi les étudiants et les étudiantes de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal pour participer à la mise à jour de la bibliographie sur une période de plusieurs mois. Dans un premier temps, dix personnes ont constitué l’équipe de bénévoles dont la tâche était d’identifier, d’indexer et de traiter en format XML les nouvelles notices bibliographiques francophones en archivistique. Au final, seulement deux personnes ont confirmé leur participation. Les années précédentes, Simon Côté-Lapointe, étudiant au doctorat en sciences de l’information à l’EBSI, avait pris en charge bénévolement le traitement des sources manquantes, mais la somme de travail étant cette année trop importante, il a été mandaté par l’AIAF pour mener à bien la mise à jour pour l’année 2018.

À l’aide de la contribution accordée par l’AIAF, le nouveau logiciel soutenant la bibliographie du PIAF a pu être développé par David Lesieur, étudiant à la Maîtrise en sciences de l’information à l’EBSI et consultant pour Whisky Echo Bravo. Ce logiciel a été baptisé Kerko pour faire un clin d'oeil à Zotero, sur lequel Kerko s'appuie. En effet, le mot Zotero est dérivé de la racine du verbe albanais « zotëroj », qui signifie « I master, I acquire » (source : http://ideophone.org/zotero-etymology/), tandis que le nom de Kerko emprunte le même procédé à partir du verbe « kërkoj » (« I ask, I request, I seek, I ask for, I search »). Le logiciel a été conçu pour servir aussi à d'autres projets similaires à la bibliographie du PIAF. Il a été publié avec une licence de logiciel libre et doté d'une bonne documentation technique (en anglais), grâce au financement additionnel apporté par un chercheur de Nanyang Technological University, à Singapour, également désireux de publier une bibliographie en ligne. Le logiciel est disponible sur la plateforme GitHub (https://github.com/whiskyechobravo/kerko).

Les données tirées de la plus récente version EndNote de la bibliographie du PIAF ont été migrées dans Zotero comme prévu. Des outils ont été mis en place dans Zotero pour signaler les références ayant besoin d'une intervention manuelle, lorsque des anomalies dans les données étaient détectées durant le processus de migration. Les pièces jointes disponibles avec la bibliographie EndNote ont aussi été importées dans Zotero, avec un traitement automatique pour normaliser les noms des fichiers.

Un système de catégories et sous-catégories a été développé par Sabine Mas pour organiser les sujets abordés dans les références bibliographiques du PIAF. Plusieurs sources d’information ont été consultées dont le vocabulaire contrôlé de l’Association des archivistes du Québec (AAQ) pour l’indexation de ses textes, la table des matières de manuels en archivistique, des plans de cours en archivistique, le thésaurus en archivistique du PIAF, la liste des termes d’indexation utilisés dans la bibliographie du PIAF. Dans un premier temps, la liste des catégories a été soumise durant l’été 2019 auprès de 40 archivistes et chercheurs en archivistique de différentes provenances géographiques, dont les membres du comité de pilotage du PIAF, pour recueillir leurs commentaires. Par la suite, le système de catégories a été modifié et les références bibliographiques du PIAF ont été associées à l’une ou l’autre de ces catégories permettant non seulement une recherche par mots-clés mais aussi une recherche selon les différentes dimensions d’un sujet.

Quelques travaux sont toujours en cours concernant le site web de la bibliographie et doivent être complétés d'ici novembre, principalement : intégration des contenus informatifs (principalement la section « À propos » du site et l'aide à l'utilisation de l'interface de recherche); harmonisation visuelle de la bibliographie avec le portail du PIAF; synchronisation des pièces jointes à partir de Zotero (permettant un accès direct aux documents par les utilisateurs de la bibliographie); mise en forme des références bibliographiques dans le style AFNOR/ISO 690.

Un compromis a été fait dans l'emploi d'un seul style de mise en forme des références bibliographiques (au lieu d'en offrir deux aux utilisateurs). En contrepartie, c'est une vision bien aboutie du logiciel qui a pu être réalisée, allant au-delà de ce qui était prévu dans l'entente entre l'AIAF et Whisky Echo Bravo, la société partenaire du projet. Parmi les composantes qui avaient dû être exclues faute de budget mais finalement réalisées, on trouve notamment : le partage de la bibliographie en données ouvertes, qui permet aux utilisateurs d'importer les références dans leur propre logiciel de gestion de références bibliographiques (et de les mettre ensuite en forme avec n'importe quel style offert par leur logiciel); la synchronisation des pièces jointes (tel que mentionné ci-dessus, ces travaux sont en cours); la fonction d'impression; la possibilité de lancer des recherches à partir des noms d'auteurs et des catégories apparaissant dans les notices.

Une version préliminaire de la nouvelle bibliographie du PIAF a été installée sur un serveur de l'EBSI (https://bibliopiaf.ebsi.umontreal.ca) et sera affinée progressivement jusqu'à l'ouverture du site web au grand public d’ici la fin octobre. Les données de la bibliographie sont automatiquement synchronisées à partir de Zotero, une fois par jour.

·      La webographie

La webographie est mise à jour régulièrement.

·      La rubrique « textes législatifs »

Une version préliminaire d'un premier travail présentant l'inventaire des textes légaux et réglementaires des pays francophones a été finalisée et soumise au Comité de pilotage (CP). Cette dernière sera complétée et mise à jour par les étudiants de la Haute Ecole de Gestion (HEG) - filière  Information documentaire- sous la supervision de Basma Makhlouf-Shabou. Une nouvelle version plus aboutie sera envoyée au CP fin 2019.

Le travail d’actualisation et de perfectionnement des autres rubriques de « se documenter » s’est poursuivi.

·      Le blogue des actualités

David Rajotte y fait un compte rendu hebdomadaire de toutes les actualités qui touchent le monde des archives francophones.

·      L’annuaire

L’Annuaire est toujours l’objet de révisions systématiques par notre webmestre Caroline Becker, qui continue à en assurer la mise à jour à partir de toutes les données disponibles.

Sur les recommandations du groupe de travail responsable des réflexions sur l’annuaire, le comité de pilotage a décidé, en janvier 2019, d’attendre une année de plus avant de statuer sur le sort de l’annuaire.

·      Les textes fondamentaux

Depuis quelques années, le comité de pilotage du PIAF souhaite rendre disponibles, pour les professeurs, étudiants et praticiens, des textes de base en archivistique. Malgré la mise en ligne d’un nombre croissant d’articles et de textes, le besoin d’identifier des incontournables pour acquérir ou revoir les notions de base demeure. C’est dans ce contexte que les travaux se poursuivent, avec les responsables de la bibliographie, afin de vérifier la faisabilité de lier les objectifs des deux projets, en marquant dans la bibliographie, les textes jugés fondamentaux.

• Espace professionnel   

L’espace professionnel du PIAF a gagné cette année 81 membres. La communauté comprend 1’511 membres au 10 octobre 2019.

A noter que pour la première fois depuis la signature de l’accord de collaboration entre l’AIAF et le département des formations du Ministère de la Culture français, E Pro n’a pas été utilisé lors du Stage Technique International d’Archivistique (STIA), édition 2019.

• Le volet « Recherche »

Le groupe de travail dédié au volet Recherche s’est agrandi avec l’arrivée de Bénédicte Grailles et Natasha Zwarich. Le groupe qui comprenait déjà : Basma Makhlouf Shabou, Jean-Daniel Zeller, Françoise Lemaire, Aïda Chebbi, Mor Dieye, Sabine Mas, Eric Castex, Caroline Becker.

Le groupe a tenu deux réunions Skype dédiées au nouveau volet (24 juin 2019 et le14 octobre 2019). Il prévoit de se réunir encore le 2 décembre 2019.

Les différentes rubriques mentionnées ci-dessous ont été complétées au fur et à mesure. Si les informations fournies ne sont pas encore exhaustives, ces rubriques commencent à offrir un riche contenu. Leur pertinence semble avérée.

·       Listes des programmes  et groupes académiques francophones offrant des opportunités de mener des recherches en archivistiques dans des universités, écoles, unités, centres et laboratoires de recherche ;

·       Ressources méthodologiques : liste des ressources méthodologiques en sciences de l’information et en archivistique ;

·       Financements et soutien à la recherche : liste alphabétique des organismes de financement et de soutien de pays francophones ;

·       Liste des études & recherches réalisées dans le domaine archivistique ;

·       News : Appel à contribution, conférences, bourses (sous forme d’icone News ou agenda).

Lors des travaux de réflexion sur ce nouveau volet, deux difficultés, entre autres, sont apparues : la question du périmètre linguistique et la question de la maintenance des liens internet. La question du périmètre linguistique n’a pas encore été tranchée. La difficulté réside dans le fait que sur le thème précis de la recherche en archivistique, beaucoup de textes et manuels sont publiés en anglais. Autre difficulté soulevée et non encore résolue : la maintenance des liens web qui représentent une part importante des contenus de ce volet. L’installation d’un outil de recherche automatique des liens brisés est à l’étude et sera soumise au comité de direction de l’AIAF et au comité de pilotage du PIAF.

 

4 – La mise en place d’un système de validation par attestations sur le PIAF 

Le groupe chargé du projet de mise en place du contenu des attestations (Caroline Becker, Mor Dieye) s’est réuni trois fois sur Skype.

Sur les quatre ou cinq formulaires de tests prévus, le formulaire portant sur la Communication et la Valorisation des archives a été élaboré. Il comprend 100 questions possibles, le logiciel en choisira 30 de manière aléatoire.

Ce formulaire de test a été envoyé à Basma Makhlouf Shabou afin qu’elle procède à une relecture (vérification et clarté des termes employés) et afin qu’elle le soumette à ses étudiants de la Haute Ecole de Gestion de Genève.

Les autres formulaires de test ont été partiellement élaborés.

Il n’y a pas eu d’avancée sur le plan technique cette année, le groupe de travail s’est concentré sur les contenus.

 

5 – Promotion 

La croissance des consultations de la page Facebook du PIAF se poursuit. La page est toujours couplée à Twitter ce qui permet de publier simultanément les actualités sur les deux réseaux sociaux.

La page Facebook du PIAF a dépassé les 1’411 « likes » en octobre 2019. Elle est suivie par 1'524 personnes.

Le PIAF n’a pas fait l’objet de communications spécifiques cette année. Mais le PIAF sera utilisé par Basma Makhlouf-Shabou lors d’une session de formation organisée à Dakar du 21 au 25 octobre 2019. Cette formation sera suivie par sept professeurs d’archivistique issus de différents pays africains.

Le Portail va faire l’objet de deux publications qui devraient paraître d’ici fin 2019 :

- un article dans la revue des archives du Maroc intitulé : « En ligne, gratuit et libre d’accès : le PIAF au service des archivistes », rédigé par Caroline Becker et Didier Grange.

- un article à paraître dans la Gazette des archives intitulé : « De la contribution des archivistes français au Portail International Archivistique Francophone (PIAF) », rédigé par Caroline Becker et Didier Grange.

 

6 - Réponse du public – statistiques  

Du 1er janvier au 15 octobre 2019, 87’964 visiteurs uniques ont fréquenté le PIAF. Les chiffres de fréquentation sont stables par rapport à l’année 2018.

En 2019, 21% des internautes ont passé plus de 30 minutes sur le Portail, dont 6,3% plus d’une heure. Ces chiffres sont en forte augmentation par rapport à l’année 2018 (10% des visiteurs avaient passé en moyenne entre 15 mn et 1h sur le site dont 4,5 % d’entre eux plus d'une heure.)

L'origine géographique des Piafnautes connaît des changements notables cette année. L’Afrique prend une place de plus en plus importante dans le classement des connexions par pays : France, Côte d'Ivoire, Canada, Algérie, Cameroun, Sénégal, Maroc, Belgique, République Démocratique du Congo et Tunisie.

L’usage régulier de la Bibliographie est confirmé.

Des statistiques mises à jour et plus complètes seront produites en fin d’année 2019. Les résultats devraient être mis en ligne au début 2020.

 

7 – Le PIAF au STIA    

Le PIAF a été intégré dans le programme du STIA 2019. Une journée (animée par Anne-Marie Bruleaux et Caroline Becker) a été consacrée à la présentation du PIAF. L’espace professionnel E Pro n’a pas été présenté aux collègues stagiaires. En lieu et place de cette présentation, des exercices de réflexion ont été menés par équipe de 5 stagiaires, à partir des contenus du PIAF. Le résultat s’est avéré très satisfaisant.

Nous avons bénéficié d’une salle informatique très bien équipée cette année pour présenter le Portail.

L’avenir du STIA est assez incertain. Nous n’avons à ce jour, aucune information sur la possible évolution du stage.

 

8 – Remerciements   

Comme chaque année, nous ne saurions terminer le rapport annuel sans adresser nos vifs remerciements aux membres du Comité de pilotage, aux membres du Comité de direction de l’AIAF, ainsi qu’aux institutions dont ils dépendent, pour leur inestimable soutien et pour leur fidélité.

Le PIAF est constamment soutenu financièrement à travers l’AIAF par les Archives de l’Etat en Belgique, le Service Interministériel des Archives de France, la Bibliothèque et Archives Canada, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les Archives fédérales suisses. Que toutes ces institutions soient chaleureusement remerciées.

Associons encore à ces remerciements Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante, qui consacrent temps et énergie au Portail, et ceci depuis de très nombreuses années.

Notre gratitude va finalement aux auteurs des modules et aux nombreuses personnes qui contribuent d’une manière ou une autre à la vie et au bon fonctionnement du PIAF.

 

Pour le Comité de pilotage du PIAF

Didier Grange

Président

Genève, le 20 octobre 2019