Rapport annuel du PIAF 2013

Introduction

Au cours de l’année écoulée, quatre éléments sont particulièrement à mettre en exergue :

1 - Le PIAF a été utilisé durant le Stage Technique International des Archives (STIA) qui s’est déroulé à Paris au printemps de cette année. Certains membres du Comité de pilotage du Portail ont contribué de manière importante à son déroulement.

2 –Différents modules du volet « Se former » sont en chantier. Des auteurs sont en train de réviser leur contribution passée ; d’autres s’attellent à la rédaction de nouveaux textes.

3- La nouvelle version de l’espace E-PRO a été lancée. Elle rencontre un franc succès.

4 – Des échanges et des réflexions ont été entamés autour de la refonte éventuelle du PIAF. Celle-ci pourrait se dérouler dans les deux ans à venir. La version actuelle du PIAF aura cinq ans en 2014 : le moment est venu de se pencher sur son avenir et sur les possibilités de faire évoluer le produit et les prestations.

1 - Suivi et fonctionnement du PIAF

    Composition du Comité de pilotage

La composition du Comité de pilotage a légèrement évolué au cours de l’année. Saluons l’arrivée de Mme Elisabeth Gautier-Desvaux, ancienne Directrice des Archives départementales des Yvelines et de M. Mathieu Stoll, Responsable du Bureau de l’accès aux archives au sein du Service Interministériel des Archives de France (SIAF). Leur expérience sera très utile dans la phase de développement dans laquelle se trouve le PIAF. Mme Maryem Hwidi, du Ministère de la Justice, à Tunis, s’est retirée. Il en va de même pour M. Jean-Baptiste Auzel, qui a été appelé à occuper de nouvelles fonctions. Que nos deux collègues trouvent ici l’expression de notre gratitude pour le travail accompli au sein du Comité et reçoivent tous nos vœux pour leur avenir professionnel.

En qualité de Président du Comité de pilotage, je plaide pour un élargissement du Comité de pilotage. Ses rangs doivent grossir avec la venue de trois ou quatre personnes supplémentaires. L’ampleur du travail, la diversité des projets et des compétences nécessaires pour les mener à bien, plaident rendent cet élargissement nécessaire. Le Comité de pilotage du PIAF ainsi que le Comité directeur de l’AIAF devront se pencher sur cette question dans les meilleurs délais.

A noter que M. Ibrahima Lo, membre très actif du Comité de pilotage, a été nommé par le Gouvernement sénégalais Directeur du Livre et de la Lecture. Nous lui adressons toutes nos félicitations et nos vœux pour ses nouvelles fonctions.

Réunions du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage s’est réuni en janvier 2013 aux Archives nationales françaises, à Paris.

Il a tenu en outre trois « réunions virtuelles » au cours de l’année écoulée. Même si nous apprécions les contacts et les échanges à distance que permettent les technologies, il nous semble que sur certains thèmes complexes, comme la refonte du PIAF, que nous évoquerons plus loin, seule une rencontre réelle nous permettrait d’avancer de manière satisfaisante.

    Webmestre 

 

Mme Caroline Becker reste fidèle au Portail et assure toujours la fonction de webmestre. Nous la remercions vivement. Elle rédige certains textes, prépare le Cri du PIAF, alimente le site en information et à effectuer les mises à jour nécessaires pour le bon fonctionnement du Portail. Elle répond également aux messages des internautes utilisant le PIAF et l’espace E-PRO, ainsi qu’aux stagiaires du STIA 2013.

Cette année, elle a participé aux journées Wikimedia à Paris, consacrées à l’enseignement sur internet ainsi qu’à toutes les réunions de préparation du STIA 2013 tenues aux Archives nationales, à Paris.

Elle a préparé deux numéros du « Cri du PIAF », à savoir le n°7 paru en mars et le n°8 à paraître pendant l’automne de cette année.

2 - Evolution du contenu

 

    Se former  

Comme l’an dernier, les travaux les plus importants ont porté sur les modules du volet «  Se former ».

Suite à des relectures attentives, il a été décidé que le module 4 portant sur les lois des archives doit être modifié substantiellement en raison des modifications apportées à la loi française depuis la mise en ligne de ce module. Le travail de préparation d’un texte final du module 3 a déjà été amorcé ; ce module qui porte sur la Législation et la réglementation dans la pratique des archives devait être complété en même temps que le module 4. Compte tenu du retard dans la révision du module 4, il sera probablement complété et diffusé plus rapidement.

Le nouveau module 5 portant sur la gestion des documents, préparé par Cynthia Couture (Université du Québec à Montréal), sera mis en ligne incessamment.

Des révisions importantes seront apportées aux modules 8 (Préservation et restauration) et 9 (Reproduction par microfilmage et numérisation).

Tous les autres modules seront systématiquement relus afin de désigner ceux qui devront être remis à jour prioritairement, soit par des modifications mineures, soit par des remaniements en profondeur.

La possibilité d’utiliser les textes des modules en mode pdf facilite grandement l’utilisation hors ligne et surtout le recours à un moteur de recherche pour les usagers qui ont des besoins spécifiques.

Il a été évoqué la possibilité de développer un module consacré aux documents audiovisuels. De très nombreuses institutions archivistiques conservent des documents de ce type et peinent parfois à les gérer.

    Se documenter 

L’Annuaire est toujours l’objet de révisions systématiques par notre webmestre Caroline Becker, qui continue à en assurer la mise à jour à partir de toutes les données disponibles.

La base de données de la bibliographie a pu être révisée grâce au travail de Sabine Mas (EBSI, Université de Montréal) ; elle est l’objet d’une réorganisation des données par des assistants de recherche. Un contrat a été accordé à M. Dany Bouchard, étudiant au doctorat de l’Université de Montréal, pour examiner des logiciels plus conviviaux et flexibles afin de rendre le module plus facile à utiliser. Dès qu’une recommandation sera prête, nous demanderons à nos collègues Éric Castex et Éric Ferrante de l’Université Université de Toulouse - Le Mirail d’apporter les modifications nécessaires.

    Espace professionnel 

 

Le début de l’année 2013 a été marqué par une transformation en profondeur de l’espace E-PRO menée par Anne Marie Bruleaux, Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante. L’ergonomie de l’espace, jusque-là peu convivial, a été totalement remaniée. La nouvelle présentation s’inspire de celle de Facebook, bien connue de tous les utilisateurs. Une réflexion de fond a été menée sur les objectifs de cet espace, les besoins des utilisateurs et leurs attentes. Ces réflexions nous ont conduits à réorganiser et simplifier l’espace. Des tutoriels ont été réalisés par Caroline Becker afin de permettre aux nouveaux membres de la communauté de maitriser facilement les fonctionnalités de base de l’espace E-PRO.

Les bénéfices de ces travaux ont été immédiats. L’espace E-PRO a été rapidement et facilement adopté par tous les participants du STIA 2013 (intervenants comme stagiaires). Aux dires des organisateurs, la mise à disposition d’E-PRO a « révolutionné » le stage en apportant des atouts en termes d’organisation, de cohésion du groupe, de concentration, de travail, d’échanges et de convivialité.

Mais loin de ne concerner que les stagiaires du STIA 2013, ces transformations ont reçu également l’adhésion d’une partie de la communauté archivistique francophone. Nous avons gagné 100 membres entre le 31 janvier et le 9 septembre 2013 (nous avons dépassé les 700 membres)!

3 – Promotion

 
-  Trois séances de formation à l’utilisation d’E-PRO ont été menées par Anne Marie Bruleaux et Caroline Becker à l’intention des chefs de module du STIA 2013 (dont une séance en ligne avec André Gareau, de Montréal).

Anne-Marie Bruleaux a animé le 28 mars 2013 un atelier TICE sur Mahara en faisant état de l’expérience menée sur le PIAF et a fait au Moodlemoot 2013 à Bordeaux le 6 juin une brève présentation intitulée L'e-portfolio, de l'université à l'insertion dans un réseau professionnel : retour d'expérience d'une formation en archivistique.

4 - Réponse du public - statistiques

Du 1er janvier 2013 au 19 septembre, 99 606 visiteurs différents ont fréquenté le portail PIAF. En moyenne la fréquentation du portail s’établit à 11 500 visites par mois. 34,4 % des visiteurs passent plus de 3 minutes sur le portail et 6,2 % entre 30 minutes et plus d’une heure. Le portail PIAF confirme par ces chiffres être considéré comme un lieu de formation et de documentation. Ainsi, durant le mois de décembre 2012, le document le plus téléchargé a été la référence bibliographique : « Entreposage à froid des photographies aux Archives de la Ville de Vancouver », avec 248 téléchargements.

 

La communauté des piafnautes est la nouveauté de l’année 2013. Le stage international a favorisé son émergence La communauté est devenu un réseau social. Il compte 731 membres répartis dans 48 groupes et ayant produit 1,1 Go de données.

5 – Le PIAF au STIA

 

Dans le cadre des accords passés entre l’AIAF et le Service Interministériel des Archives de France, le comité de pilotage du PIAF s’est associé cette année à l’organisation et au déroulement du Stage Technique International des Archives (STIA) qui s’est tenu à Paris du 2 avril au 3 mai 2013.

Ce partenariat a exigé de notre part un gros investissement de travail en amont : refonte complète de notre espace de travail collaboratif, formations à son utilisation, inscription des formateurs comme des collègues stagiaires, mise en place d’exercices préparatoires, création de groupes de travail pour chacun des modules de formation du stage, etc.

Les améliorations apportées à E-PRO ainsi que l’engagement de tous les acteurs du stage ont conduit à une utilisation quotidienne de cet espace. Nous avons ainsi pu en mesurer les progrès et les limites. Aux dires des formateurs et des organisateurs, E-PRO a contribué de manière très significative à améliorer le travail, la concentration, la communication et la cohésion du groupe durant le stage. Le nombre des adhésions à cet espace est en augmentation constante depuis début février 2013.

La présence quotidienne d’Ibrahima Lo et de Caroline Becker au STIA a permis de mesurer et d’analyser l’utilisation qui a été faite des ressources pédagogiques du PIAF. Si les collègues stagiaires les ont consultés, à la demande des formateurs, avant leur arrivée à Paris, les contenus de l’espace « Se former » n’ont pas été vraiment mis en avant par les formateurs dans leurs présentations. Un Journal de bord du STIA 2013 a été publié par les collègues stagiaires sur la page d’accueil du PIAF.

Cette expérience a été très fructueuse pour les différents partenaires. Elle sera reconduite pour l’édition 2014 du STIA. Tous les collègues stagiaires ou presque (90%),  jugent que le partenariat entre le PIAF et le STIA est utile et intéressant. Et 90% d’entre eux continueront à utiliser le PIAF après le stage. Presque tous s’engagent à en faire la promotion auprès des leurs institutions et de leurs collègues.

6 – Projet de refonte du PIAF

 

La version actuelle du PIAF date de 2009. Elle aura donc cinq ans l’année prochaine. Dans le monde numérique, ce laps de temps est conséquent. Le PIAF doit évoluer. Nous devons dégager des priorités, définir des lignes de force, choisir des outils technologiques mieux adaptés aux besoins, etc. Le Comité de pilotage du Portail s’est attelé à la tâche. Ses membres échangent, discutent, proposent et débattent. Les choses doivent mûrir. Le processus prendra un peu de temps. Les premiers changements ne se feront certainement qu’au cours de l’année prochaine.

L’évolution du PIAF 2.0 en 2009 avait donné la parole aux utilisateurs et encouragé leur participation directe. A côté de l’usage régulier -et en augmentation- des supports de formation, le service qui a le plus séduit est sans conteste l’outil de réseau social, soit l’espace E-PRO. Une communauté s’est progressivement constituée autour de celui-ci, animée depuis cette année par la webmestre Caroline Becker. Comme indiqué ailleurs dans ce rapport annuel, cette communauté grossit régulièrement. Mais, une certaine marge de progression existe encore.

Nous voyons donc, à ce stade du développement du projet, se dégager fortement deux axes : l’un lié à la formation ; l’autre lié à la création d’une communauté virtuelle d’utilisateurs (professionnels ou pas). Ces deux axes pourraient constituer dans l’avenir les deux piliers de la nouvelle mouture du PIAF.

8 – Le PIAF à la SIAF3

 
A noter que Caroline Becker et Ibrahima Lo devraient présenter le PIAF lors de la Troisième Semaine Internationale d’Archivistique Francophone (SIAF3), qui se tiendra à Haïti, à Port-au-Prince, au mois de décembre 2013. A cette occasion, ils devraient expliquer ce qu’est le PIAF aux collègues haïtiens, comment il fonctionne et comment il peut leur être utile. Ils animeront également un atelier, qui sera consacré au Portail, et en particulier à l’espace E-PRO.

 

8 – Remerciements

Je remercie chaleureusement les membres du Comité de pilotage du PIAF ainsi que du Comité de direction de l’AIAF, les institutions auxquelles ils appartiennent, les institutions qui soutiennent le PIAF et tout particulièrement les Archives de l’Etat en Belgique, le Service Interministériel des Archives de France, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les Archives fédérales suisses, sans oublier les auteurs des modules et des textes, Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante pour le travail accompli et le soutien accordé à ce projet.

Je remercie également les membres du Comité de pilotage du PIAF qui m’ont envoyé leurs contributions pour la rédaction de ce rapport annuel.

Didier Grange
Président du Comité de pilotage du PIAF
Genève, le 25 octobre 2013