Rapport annuel du PIAF (2014)

PORTAIL INTERNATIONAL ARCHIVISTIQUE FRANCOPHONE
RAPPORT ANNUEL 2014

Introduction

L’année écoulée a été marquée par : 

1 - La poursuite des échanges au sujet de l’évolution du PIAF. Tout le monde s’accorde à dire qu’une nouvelle version du Portail doit voir le jour. Les idées, envies et attentes ont été collectées et étudiées avec l’aide de collègues de différentes institutions partenaires du PIAF. Le travail préparatoire a été entamé ; il devrait permettre la réalisation d’une première maquette à la fin de l’année 2014.

2 - Depuis deux ans, les statistiques d’utilisation du PIAF sont en hausse constante. Le Portail a vraiment trouvé son public. De plus, une communauté de près de 900 personnes participent à l’espace E Pro.

3- Des modules du volet « Se Former » ont été revus et mis en ligne. 

4 - Le PIAF a été très utilisé au cours de l’édition 2014 du Stage Technique International des Archives (STIA). Comme en 2013, certains membres du Comité de pilotage du Portail ont contribué au déroulement de ce rendez-vous international incontournable.

5- Le PIAF a été présenté à Port au Prince (Haïti) dans le cadre de la Troisième Semaine Internationale Archivistique Francophone.

1 - Suivi et fonctionnement du PIAF

•    Composition du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage a accueilli de nouveaux collègues au cours de cet exercice : Mesdames Sabine Mas, Professeure d’archivistique à l’Ecole de bibliothéconomie et des sciences de l’information de Montréal (EBSI), Aïda Chebbi, Enseignante-chercheuse à l’Institut supérieur de documentation de Tunis (Université de la Manouba), Yamina Mahmoud, sous-directrice, chargée des archives et de la documentation au sein du Ministère des affaires sociales de Tunisie et Françoise Lemaire, chargée des relations internationales, Archives nationales (France) ainsi que Monsieur David Rajotte, Archiviste supérieur de projet à la Bibliothèque et Archives Canada. 

Le renouvellement des membres du Comité, la complémentarité entre les compétences et la disponibilité des bonnes volontés prêtes à prendre en charge des travaux, demeure l’un des objectifs pour le fonctionnement et le développement du Portail.

•    Réunions du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage s’est réuni en janvier 2014 aux Archives nationales françaises, à Paris, successivement sur les sites de Pierreffitte et du Marais. 

En outre, il a tenu une réunion virtuelle en 2014. 
A noter que le Comité de pilotage est à la recherche d’un produit qui puisse remplacer celui qui est utilisé actuellement. Plusieurs pistes sont en cours d’exploration.

•    Webmestre 

Mme Caroline Becker a poursuivi sa collaboration au sein de l’équipe du PIAF. Nous la remercions vivement pour son engagement, sa disponibilité et le travail accompli tout au long des mois écoulés tant pour le site que pour l’élaboration et la rédaction du Cri du PIAF (n.9), l’espace E-PRO et l’implication du PIAF au sein du STIA.

2 - Evolution du contenu 

•    Se former

Le nouveau module 5 portant sur la gestion des documents, préparé par Mme Cynthia Couture (Université du Québec à Montréal), a été mis en ligne au début de l’année. Suite à une révision complète par son auteur Patrick Perrot, la deuxième partie du module 9 (Reproduction par microfilmage et numérisation) sera mise en ligne prochainement ; elle constitue une révision complète de l’ancien module et fournit un aperçu exhaustif de l’état de la pratique de la numérisation dans le milieu archivistique. 

Les modules 3 et 4, consacrés à la législation, sont en cours de rédaction et de révision. Ils devraient être complétés dans les mois qui viennent. Le module 8 sur « Préservation et Restauration » et le module 11 sur la « Communication des archives » sont également l’objet de révisions majeures.

Tous les autres modules seront systématiquement relus afin de déterminer ceux qui devront être remis à jour prioritairement, et subir soit des modifications mineures, soit des remaniements en profondeur. 

On constate que la possibilité d’utiliser les textes des modules en mode pdf facilite grandement l’utilisation hors ligne des éléments de formation et offre la possibilité de recourir à un moteur de recherche pour les usagers qui ont des besoins spécifiques. 

Signalons encore que pour répondre à la demande d’un certain nombre d’internautes débutants, le module 6 a été résumé en une vingtaine de pages par Caroline Becker. Ce travail a pour objectif de mettre en valeur les points essentiels du module dont l’exhaustivité rend la lecture difficile pour des débutants. L’utilisation du résumé a été très appréciée par les stagiaires du STIA 2014 et leurs formateurs. Ce résumé sera intégré dans « le parcours du débutant » qui a été élaboré cette année par Mesdames Caroline Becker et Hélène Cadieux, document qui est quasiment achevé.

•    Se documenter

L’Annuaire est toujours l’objet de révisions systématiques par notre webmestre, Madame Caroline Becker, qui continue à en assurer la mise à jour à partir de toutes les données disponibles. 

Le module de la bibliographie est en cours de transformation afin d’en faire un module pivot du PIAF. La base de données de la bibliographie, révisée l’an dernier grâce au travail de Sabine Mas (EBSI, Université de Montréal), sera gérée par un logiciel plus convivial et souple afin d’en faciliter l’utilisation. Le logiciel libre WIKINDX, utilisé comme base, est présentement en cours d’adaptation.

•    Espace professionnel  

Cet espace a constitué un pilier du déroulement du STIA 2014, comme cela avait été le cas en 2013. De nombreuses discussions ont été menées entre les stagiaires et Caroline Becker à propos du maniement d’E Pro ; les stagiaires ont fait des suggestions d’amélioration et de transformations. Elles ont été intégrées dans la liste des modifications à opérer. Une réflexion est menée depuis le début de l’année pour rendre cet espace de travail collaboratif encore plus performant. Si le PIAF est modifié en profondeur, un nouvel espace de travail verra le jour dans la foulée. Si ce n’est pas le cas, la possibilité de faire évoluer E Pro en utilisant une nouvelle version de Mahara pourrait être envisagée.

3 – Promotion 

Une séance de formation à l’utilisation d’EPro a été menée par Madame Caroline Becker à l’intention des chefs de module du STIA 2014 pendant un après midi. 

4 - Réponse du public - statistiques 

La fréquentation du PIAF poursuit sa progression : du 1er janvier 2014 au 11 septembre 2014 111’250 visiteurs différents ont été décomptés. En moyenne, la fréquentation du portail s’établit à 12’000 visites par mois. 10 % des utilisateurs passent de 30 minutes à plus d’une heure sur le site. Le document le plus téléchargé (2’562 fois) est le module 5 section « gestion des documents pour l’administration », rédigé par Cynthia Couture.

En 2014, la communauté des piafnautes comptait 895 membres, répartis dans 67 groupes. Ceux-ci ont produit 2086 pages, pour un volume de 1,5 Go de données.

5 – Le PIAF au STIA 

Le Comité de pilotage du PIAF a été à nouveau associé à la préparation et au déroulement du Stage Technique International des Archives (STIA) dans le cadre des accords passés entre l’AIAF et le Service Interministériel des Archives de France. Le Stage s’est déroulé à Paris du 19 mai au 20 juin 2014.

Suite à notre première expérience de 2013, un certain nombre de travaux préparatoires ont été accomplis. Ils ont consisté principalement à demander aux stagiaires d’utiliser le glossaire du PIAF pour trouver la définition de 10 mots clés par module (gestion, traitement, restauration, conservation). Ces listes ont été élaborées par les chefs de module. Les stagiaires devaient d’autre part répondre à une série de question sur leur pratique professionnelle, leur expérience et les modes de fonctionnement de leur institution. Cette série de questions, formulées avec grand soin, a permis de mesurer les forces, les attentes et les lacunes de chacun des participants au STIA. Tous ces travaux préparatoires ont été effectués sur E Pro. Cette partie préparatoire a été considérablement étoffée par rapport à 2013. Elle a de ce fait constitué un gros travail de réflexion et de mise en place sur E Pro mais le résultat était à la hauteur !
Les stagiaires ont bénéficié d’une journée et demie de présentation du PIAF et de E Pro. Une nouvelle série d’exercice sur la plateforme collaborative a été créée pour l’occasion par Caroline Becker et Anne Marie Bruleaux.

L’utilisation d’E Pro pendant le stage a également été un succès comme l’année passée. 
Le PIAF a été plus utilisé pour appuyer le contenu des interventions mais ce point doit encore être amélioré. Jean Pierre Defrance aimerait que nous nous concentrions sur cette question pour le prochain STIA.

Les stagiaires ont beaucoup apprécié le PIAF et son espace de travail collaboratif. Ils ont affirmé qu’ils en parleraient de retour chez eux (certains ont demandé l’autorisation d’utiliser notre présentation powerpoint).

6 – Projet de révision du PIAF 

Lors de la réunion du Comité de pilotage du mois de janvier, la plus grande partie du temps a été consacrée au projet de révision du Portail. Les discussions se sont poursuivies au fil des mois à travers des échanges de messages.

Les membres du Comité de pilotage sont conscients de l’ampleur de la tâche et de la nécessité de dégager des priorités. Tous leurs souhaits ne pourront pas forcément se matérialiser. De plus, le PIAF fonctionne et il ne peut pas être bouleversé de fond en comble. La question de la profondeur des transformations et de leur nature doit être débattue avant de tout bouleverser. 

Un certain nombre de documents ont circulé parmi les membres du Comité de pilotage et une maquette devrait être évaluée avant la fin de l’année 2014. Selon l’ampleur des travaux envisagés et des décisions prises, un financement devra être trouvé pour permettre la réalisation de la nouvelle version du Portail.

Un groupe de travail, spécialement créé pour l’occasion, placé sous la direction de Madame Hélène Cadieux, a commencé ses travaux.

7 – SIAF 3 – Port au Prince

Dans le cadre de la Troisième édition de la Semaine Internationale Archivistique Francophone, communément appelée SIAF, deux membres du Comité de pilotage du Portail, Madame Anne-Marie Brulaux et Monsieur Ibrahima Lo, se sont rendus à Haïti, à Port au Prince, afin de présenter le PIAF aux collègues haïtiens et voir avec eux ce qui pourrait être fait pour améliorer le produit. Ils ont également bénéficié de l’aide et de la collaboration de Caroline Becker, la webmestre, depuis Paris. Qu’ils soient vivement remerciés pour leur disponibilité et leur engagement.

A noter qu’un rendez-vous régulier autour du PIAF a été instauré par un confrère haïtien.

8 – Remerciements

Je remercie sincèrement les membres du Comité de pilotage du PIAF ainsi que ceux du Comité de direction de l’AIAF, les institutions dont ils dépendent, les institutions qui soutiennent le PIAF et tout particulièrement les Archives de l’Etat en Belgique, le Service Interministériel des Archives de France, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les Archives fédérales suisses, les auteurs des modules et des textes, Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante pour leur participation et leur soutien de tous les instants en faveur du PIAF. 

Didier Grange
Président du Comité de pilotage du PIAF
Genève, le 15 septembre 2014